LiteLog — Anwesenheitserfassung für Bildungseinrichtungen
LiteLog erfasst Anwesenheiten an Schulen, Hochschulen und bei Bildungsträgern digital, strukturiert und nachvollziehbar. Teilnehmer checken per Smartphone-App über einen dynamischen QR-Code am Kiosk (Raumplan) ein. Kurse werden einmalig für den Regelbetrieb angelegt.
Für wen ist LiteLog geeignet?
| Zielgruppe | Anmeldemethode | Anmerkungen |
|---|---|---|
| Hochschulen | Eigenes Smartphone (LiteLog App) | Ideal — Studierende haben eigene Geräte |
| Berufliche Schulen / Akademien | Eigenes Smartphone (LiteLog App) | Erwachsene Teilnehmer, gut geeignet |
| Allgemeinbildende Schulen | Eigenes Smartphone oder nachträgliche Erfassung | Smartphone-Nutzung prüfen (Schulordnung), Alternativen planen |
| Bildungsträger mit Kostenträgern | Eigenes Smartphone (LiteLog App) | Lückenlose Dokumentation für Abrechnung |
So funktioniert es
Das zentrale Konzept: Jeder Raum wird durch einen Raumplan abgebildet. Als Anzeigegerät eignet sich jedes vorhandene Gerät mit Browser — ein Raum-PC, Laptop, Tablet oder vorhandenes Display. Eine zusätzliche Hardware-Anschaffung ist nicht erforderlich. Der Raumplan zeigt automatisch den aktuellen Kurs an und wechselt selbständig zum nächsten.
- Standort anlegen — Campus oder Gebäude im Portal erstellen
- Raumplan pro Raum erstellen — unter Standort > Anwesenheitserfassung > Raumplan-Verwaltung
- Kurse zuweisen — Kurse einmalig anlegen und dem Raumplan (= Raum) zuweisen; wiederkehrende Termine werden automatisch generiert
- Gerät aufstellen — Raum-PC, Laptop, Tablet oder Display im Vollbildmodus am Raumeingang platzieren
- Teilnehmer checken ein — per LiteLog App den QR-Code am Raumplan scannen
Wie ist ein Standort aufgebaut?
Standort (im Portal: Objekt) = Ein Campus oder ein Gebäude
└── Raumpläne = Räume innerhalb des Standorts
├── Klassenraum 101
├── Hörsaal A
├── Sporthalle
└── Sportplatz (Außenplatz)
- Ein Campus mit mehreren Gebäuden → 1 Standort, viele Raumpläne
- Mehrere Standorte in verschiedenen Städten → je 1 Standort pro Stadt → siehe Multi-Standort
- Ein einzelnes Schulgebäude → 1 Standort
Dynamischer QR-Code
Der QR-Code am Raumplan rotiert alle ~60 Sekunden. Während des Wechsels sind alter und neuer Code kurzzeitig parallel gültig. Das verhindert, dass Screenshots oder weitergeleitete Codes missbraucht werden. Teilnehmer scannen mit der eigenen App und erhalten sofortige Bestätigung. Der Raumplan benötigt dafür eine aktive Internetverbindung.
Für Räume ohne zuverlässige Internetverbindung kann pro Raumplan ein statischer QR-Code heruntergeladen und ausgedruckt werden. Dieser rotiert nicht und funktioniert offline — bietet aber keinen Schutz gegen Screenshots.
Kernfunktionen
- Automatischer Kurswechsel — Zwischen den Veranstaltungen wechselt der Raumplan selbständig. Kein manuelles Eingreifen nötig.
- Nur Check-in nötig — Wenn nur die Ankunft relevant ist, aktivieren Sie das automatische Beenden. Teilnehmer müssen sich dann nicht auschecken — die Teilnahme wird am Kursende automatisch beendet.
- Mindest-Check-in mit Alarmierung — Optional: Wird eine Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht, werden zuständige Personen automatisch benachrichtigt.
- Anwesenheit in Echtzeit — Lehrkräfte sehen jederzeit, wer eingecheckt ist.
- Export für Abrechnung — Anwesenheitsdaten als CSV oder PDF exportieren — für Statistiken, Nachweise und Kostenträger-Abrechnungen.
- Skalierbar — Funktioniert für 20 Personen im Seminarraum genauso wie für 300+ im Hörsaal.
Datenschutz & DSGVO
Digitale Anwesenheitserfassung schützt die Daten der Studierenden besser als Papierlisten. Eine Papierliste liegt offen im Raum aus — jeder Teilnehmende sieht alle Namen und ggf. Matrikelnummern. Die Liste kann jederzeit mit dem Smartphone abfotografiert und weitergeleitet werden — per Messenger, in sozialen Netzwerken oder per E-Mail. Ab diesem Moment besteht keine Kontrolle mehr über die Daten. Es gibt keinen Zugriffsschutz, keine Löschfristen und keinen Nachweis, wer die Daten eingesehen oder verbreitet hat.
Bei der digitalen Erfassung sieht kein Studierender die Daten eines anderen — jeder scannt lediglich seinen eigenen QR-Code.
LiteLog schützt die personenbezogenen Daten durch:
- Zugriffskontrolle — Nur Lehrkräfte und Verwaltung sehen Anwesenheitsdaten. Studierende sehen ausschließlich ihre eigenen Check-ins.
- Verschlüsselung — Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Hosting ausschließlich in Deutschland.
- Dynamischer QR-Code — Der QR-Code rotiert alle ~60 Sekunden. Screenshots oder weitergeleitete Codes werden nach kurzer Zeit ungültig.
- Löschfristen — Aufbewahrungsfristen lassen sich konfigurieren. Daten können nach Ablauf automatisch gelöscht werden.
- Protokollierung — Jeder Zugriff und jede Änderung wird revisionssicher dokumentiert.
- Pseudonymisierung — Optional lassen sich pseudonymisierte Kennungen statt Klarnamen verwenden. Die Zuordnung zu realen Personen erfolgt dann manuell bei der Auswertung durch die Einrichtung.
Weitere Informationen: Sicherheit & Datenschutz
Praxisbeispiel
Jeder Raum — Klassenraum, Hörsaal, Sporthalle oder Außenplatz — erhält einen eigenen Raumplan. Teilnehmer checken per LiteLog App über den dynamischen QR-Code ein. Veranstaltungen werden einmalig für den Regelbetrieb angelegt. Optional: Mindest-Check-in mit automatischer Alarmierung bei Unterbesetzung. Die erfassten Daten liefern Nutzungsstatistiken für Planung, Abrechnung und Qualitätsentwicklung.
Anleitungen nach Zielgruppe
| Zielgruppe | Anleitung | Inhalt |
|---|---|---|
| Schulleitung & Verwaltung | Einrichtung | Standort anlegen, Raumplan erstellen, Kurse konfigurieren, Auswertungen |
| Lehrkräfte & Dozenten | Lehrkräfte | Anwesenheit prüfen, Daten exportieren |
| Studierende & Schüler | Studierende | App einrichten, QR-Check-in, eigene Anwesenheit |
| Bildungsträger (Multi-Standort) | Multi-Standort | Mehrere Standorte verwalten, Aufgabenzuweisung, Abrechnungen |