Păstrați o carte de gardă digitală
Aceste instrucțiuni arată serviciilor de securitate cum să păstreze o carte de gardă digitală cu LiteLog: de la propriul șablon de carte de pază până la conectarea acestuia la trecere până la evaluare și dovezi pentru client.
1. Ce este cartea de gardă în LiteLog?
LiteLog nu are o „pagină de gardă” separată – cartea de gardă este creată din dovezile pe care angajații dvs. le înregistrează oricum. Nucleul este zona Rapoarte: lista combinată de rapoarte (incidente) și formulare completate. Există, de asemenea, dovezile turului:
| Intrare clasică în cartea de gardă | În LiteLog |
|---|---|
| Raport de schimb, protocol de predare | Formular completat în zona Rapoarte |
| Incidente deosebite | Raport cu fotografii, categorie și gravitate |
| Dovada turului | Jurnalele turului la Sarcini și tururi |
| Jurnalul Cronologic | Curs — toate evenimentele și scanările în ordine temporală |
Rapoartele trimise nu pot fi modificate ulterior - fiecare intrare are un marcaj de timp și o atribuire de utilizator și, prin urmare, poate fi folosită ca dovadă.
2. Construiește-ți propriul șablon de carte de gardă
Creați singur formularul de carte de gardă - ca șablon de formular la Setări → Șabloane de formular. Editor de formulare oferă un sistem modular cu toate tipurile de câmp; Alternativ, descrieți forma dorită cu propriile cuvinte (schiță AI), importați cartea de hârtie existentă sub formă de PDF sau adoptați un șablon de securitate gata făcut din bibliotecă.
Exemplu: șablon „Raport de schimb / protocol de predare”.
| Domeniu | Tipul câmpului | Atitudine |
|---|---|---|
| Schimbați datele | Secțiune | — |
| Începutul turei / sfârșitul turei | Data/ora | Câmp obligatoriu |
| Incidente deosebite | Text lung | opțional |
| Toate cheile sunt complete? | OK/Defect | Poza necesară în caz de „lips” |
| Sistem de alarma armat? | Da Nu | Câmp obligatoriu |
| Foto camera de paza / stare predare | fotografie | opțional |
| Angajat care predă semnătura | Semnătura | Câmp obligatoriu |
Câmpurile obligatorii forțează înregistrările complete: Raportul poate fi trimis numai atunci când toate câmpurile obligatorii au fost completate. Pentru câmpurile „OK/Defecte”, puteți specifica o cerință de fotografie în cazul unui defect - astfel încât fiecare defect documentat este însoțit automat de dovezi foto.
3. Cuplați la strat
Pentru ca intrarea din registrul de ceasuri să aparțină schimbului, legați șablonul de înregistrarea timpului: în Editor de formulare sub „Utilizare” selectați opțiunea Înregistrare timp (început/sfârșit de tură) și specificați dacă formularul este oferit la intrare (începutul turei), **la sfârșitul turei) sau **la sfârșitul turei. Opțional, puteți restricționa șablonul la anumite obiecte.
Angajaților tăi li se va oferi apoi formularul direct în aplicație atunci când își trimit Înregistrează timpul de schimb - raportul de tură se află exact acolo unde începe și se termină tura.
Rețetă: Forțați o intrare pe schimb
Formularul de schimb este o ofertă - dacă doriți să faceți intrarea obligatorie, combinați două blocuri:
- Sarcina recurentă cu formular obligatoriu — Creați un Sarcină (de exemplu, „Raport tură tură de noapte”), introduceți șablonul de carte de gardă în câmpul Formular și setați o regulă de repetare care se potrivește ritmului schimbului. Sarcina este considerată finalizată numai după ce formularul a fost completat și trimis.
- Escalare în caz de eșec — Creați o regulă în Automat cu declanșatorul „Sarcina întârziată”. Dacă raportul de tură nu este primit, managerul de operațiuni este notificat automat - prin push, e-mail sau SMS.
Acest lucru creează o carte de gardă completă: fiecare schimb are sarcina sa de raportare, iar intrările lipsă sunt observate imediat în loc de la următoarea verificare.
4. Completați aplicația
Angajații dvs. completează cartea de gardă în Aplicația LiteLog - direct la proprietate, cu fotografii și semnătură pe smartphone. Acest lucru funcționează chiar și fără o conexiune la internet: intrările sunt înregistrate offline și sincronizate automat de îndată ce dispozitivul este din nou online - de exemplu în parcări subterane, subsoluri sau în proprietăți îndepărtate.
Un raport nu trebuie să fie finalizat dintr-o singură mișcare: salvat ca schiță, apare în lista de rapoarte și poate fi continuat ulterior. Alternativ, Completați în portal este disponibil - de ex. pentru PC camera de gardă.
5. Evaluează și Demonstrează
Toate înregistrările trimise în cartea de gardă ajung în zona Rapoarte. Următoarele sunt disponibile pentru evaluare și dovezi:
- Filtru - Folosind filtrul Șablon, puteți vedea doar rapoartele de schimb; folosind Obiect și Perioadă, puteți restrânge, de exemplu, un obiect de securitate și o lună de facturare.
- PDF unic — Fiecare raport poate fi exportat din vizualizarea detaliată ca PDF, inclusiv fotografii și semnătură.
- Livrare prin e-mail — Puteți trimite rapoarte direct clientului prin e-mail; cu expediere automată tot periodic, de ex. săptămânal. Puteți crea evaluări colective în Export și expediere.
- Accesul clienților — Configurați un acces propriu pentru ca clientul dvs. să vadă el însuși rapoartele proprietăților sale — fără a fi nevoie să trimiteți nimic.
Bine de știut
:::tip Hinweis
- Rapoartele trimise nu pot fi modificate - documentați corecțiile într-un nou raport, originalul rămâne intact.
- Formularele cu câmpuri „OK/deficiență” pot declanșa automat declanșatorul „deficiență detectată” - o deficiență în raportul de schimb devine automat o notificare sau o sarcină de urmărire.
- Cel mai bine este să continuați schițele cu fotografii sau semnături pe același dispozitiv - răspunsurile sunt aplicate pe toate dispozitivele, dar atașamentele media nu. :::
Întrebări frecvente despre cartea de gardă digitală
LiteLog înlocuiește complet cartea de pază scrisă de mână? Da. Rapoartele, rapoartele de ture, protocoalele de predare și înregistrările turului sunt înregistrate digital, au o ștampilă de timp și o atribuire a utilizatorului și nu pot fi modificate ulterior.
Pot folosi formularul meu existent de carte de gardă? Da. Importați formularul de hârtie ca PDF în editorul de formulare - câmpurile vor fi recunoscute automat. Alternativ, descrieți forma pe care o doriți cu propriile cuvinte și lăsați AI să creeze o schiță.
Cum mă asigur că fiecare schimb are o intrare? Conectați șablonul la începutul/sfârșitul schimbului și forțați intrarea printr-o sarcină recurentă cu o cerință de formular plus o regulă „sarcină întârziată” în sistemul automat (consultați Reteta de mai sus).
Cartea de gardă funcționează și fără internet? Da. Aplicația înregistrează intrările offline și le sincronizează automat de îndată ce se stabilește din nou o conexiune.
Permisiuni
:::info Berechtigung Pentru a completa carnetul de gardă, angajații dvs. au nevoie de autorizația Completați formulare (pentru rapoarte: Creați rapoarte), pentru a-l evalua aveți nevoie de Vizualizați formulare sau Vizualizați mesaje. Șabloanele editează cine are permisiunea de a crea/edita formulare. Contactați administratorul dacă nu aveți acces. :::