Обстановка
Данная инструкция адресована руководству, диспетчерам и администраторам, настраивающим LiteLog для своей клининговой компании.
1. Создайте учетную запись и начните немедленно
Зарегистрируйтесь по адресу портал.litelog.de/signup. За установку не взимается — вы можете начать сразу с 14-дневной бесплатной пробной версии и использовать все функции без ограничений.
В помощнике по регистрации выберите «Уборка и управление объектами» в качестве своей отрасли и напрямую создайте своего первого клиента и свой первый объект.
Подробности: регистрация, Регистрация.
2. Создать клиента
Создайте своих клиентов как клиентов – таким образом объекты, отчеты и квитанции могут назначаться автоматически. При желании вы также можете настроить собственный клиентский доступ для своих клиентов, который они смогут использовать для просмотра отчетов и подтверждения эффективности самостоятельно.
Подробности: Управляйте клиентами, Доступ клиентов.
3. Создать объект
Каждый объект уборки — офисное здание, школа, клиника или промышленный объект — отображается в LiteLog как отдельная локация. Время, посещаемость и отчеты фиксируются отдельно по каждому объекту.
Подробности: Управление объектами
4. Создайте сотрудников и назначьте доступ
Сделайте своих уборщиков, мастеров и менеджеров объектов сотрудниками. Все, что вам нужно создать, это Имя — адрес электронной почты не является обязательным.
Несколько сотрудников одновременно? Импортируйте список сотрудников через файл CSV вместо того, чтобы создавать каждого по отдельности.
Подробности: Управление аккаунтами, CSV-импорт, Роли и права.
Варианты регистрации
Сотрудники могут войти в систему разными способами:
| Доступ | метод |
|---|---|
| Веб-портал | Имя пользователя и пароль |
| Мобильное приложение | QR-код, имя пользователя + пароль или чип NFC |
Вход в систему с помощью QR-кода особенно удобен при очистке: вашим сотрудникам не нужно запоминать пароль, а вы избегаете запросов «забыли пароль».
5. Загрузите приложение
Ваши сотрудники устанавливают приложение LiteLog из App Store (iOS) или Google Play Store (Android).
Поделитесь Инструкции для чистящих средств со своими сотрудниками — он простым языком объясняет настройку приложения, сканирование QR-кода и учет времени.
Подробности: Мобильное приложение
6. Устройства
Можно использовать как корпоративные мобильные телефоны, так и частные смартфоны. Обратите внимание, что для частных устройств отображение текущего местоположения на портале может потребоваться отключить.
Сотовый телефон компании на объекте
Если корпоративный сотовый телефон остается постоянно подключенным к объекту, вы можете установить его как мобильный телефон объекта на портале в разделе Настройки → Устройства. Это значит, что все сотрудники, которые авторизуются через это устройство, автоматически имеют доступ только к этому одному объекту. Это предотвращает ложную регистрацию и облегчает использование сотрудниками.
Личные сотовые телефоны
На частных устройствах сотрудники входят в систему со своего смартфона и сами выбирают объект. Убедитесь, что передача местоположения в настройках объекта соответствует вашим требованиям конфиденциальности. автоматический выход должен быть отключен для частных устройств.
Для объективных мобильных телефонов должен быть активирован автоматический выход — это гарантирует, что каждый сотрудник войдет в систему под своей учетной записью. Для личных сотовых телефонов его следует деактивировать, поскольку сотрудник остается в системе постоянно.
На Android метки NFC автоматически распознаются в фоновом режиме — просто поднесите смартфон к метке. В iOS сначала необходимо открыть сканер NFC: проведите пальцем справа налево. Камера с QR-кодом открывается проведением слева направо.
Подробности: Управление устройствами
7. Создайте и прикрепите QR-код для записи времени.
Запись времени с помощью QR-кода — основная функция LiteLog в уборке. Каждый объект автоматически получает QR-код, который доступен в настройках объекта.
Как применить QR-код:
- Загрузите QR-код с портала и распечатайте его.
- Прикрепите к входу на территорию объекта или к фиксированной точке в здании (например, материальному помещению, помещению с чистящими средствами)
- Заламинируйте или поместите в конверт для защиты кода от атмосферных воздействий и износа.
QR-код должен висеть там, где уборщики входят на территорию объекта — фиксированное местоположение обеспечивает постоянство проверок. Если входов несколько, один и тот же QR-код можно распечатать несколько раз.
Подробности: Настройки отслеживания времени и регистрации
8. Настройте правила учета времени
Правила задаются для каждого объекта или глобально для всей организации:
- Автоматические перерывы: По истечении определенного периода работы перерыв автоматически вычитается (например, 30 минут после 6 часов).
- Логика смены: Определите время смены (например, ранняя смена с 6:00 до 14:00), назначение выполняется автоматически.
- Минимальное и максимальное время: Устанавливается для каждой операции или в день, отклонения отмечаются автоматически.
Подробности: Настройки отслеживания времени и регистрации
9. Настройте контроль посещаемости (необязательно)
Помимо учета времени, вы можете автоматически проверять, прибудет ли ваш уборщик в объект вовремя. Создайте default для каждого объекта время работы (например, с понедельника по пятницу, с 8:00 до 16:00), требования (например, «минимум 2 входа») и каналы уведомлений. Если никто не зарегистрировался в 8:30, вы получите уведомление автоматически.
Система автоматически оценивает каждую смену как Успешную или Неудачную.
Подробности: Контроль посещаемости, Создать по умолчанию.
10. Документы на собственность
На портале вы можете Загрузить документы на объект в настройках объекта - например. Б. PDF-файлы или изображения. Сотрудники видят эти документы прямо в приложении. Типичным содержанием являются планы уборки, рабочие инструкции, ключевые протоколы или списки контактов.
Подробности: Объектные документы
11. Организуйте туры (по желанию).
Для более крупных объектов или лестничных клеток можно организовать туры с контрольными точками. Это гарантирует, что уборщики действительно проверят все участки.
Чекпоинты с заданиями
К каждой контрольной точке вы можете прикрепить задачи, которые сотрудник должен выполнить на месте — например. Например. «протереть лестницу», «очистить мусорное ведро» или «проверить окна». Задание появится при сканировании КПП и должно быть подтверждено.
QR-коды и NFC-теги
Контрольно-пропускные пункты связаны с QR-кодами или тегами NFC. Вы создаете QR-коды на портале, NFC-метки привязываются через приложение.
Технология NFC существенно хуже работает на металлических поверхностях. Используйте специальные металлические бирки или прикрепите бирки к неметаллическим поверхностям.
Бесплатные туры и шаблоны
- Бесплатные прогулки: Сотрудники сканируют контрольно-пропускные пункты в любом порядке.
- Шаблоны туров: Укажите на портале, какие КПП нужно сканировать, когда, как часто и в каком порядке.
Подробности: Создать тур, Управление контрольно-пропускными пунктами.
12. Отчеты
Сотрудники могут документировать отклонения непосредственно на месте с помощью приложения — с помощью фотографий, местоположения GPS и назначения контрольных точек. Ответственные люди уведомляются автоматически. Также работает в автономном режиме.
Подробности: Сообщения
13. Оцените данные
Оценить записанное время, сообщения и туры можно разными способами:
- Мобильное приложение — просматривайте историю развертываний и отчеты прямо на своем смартфоне.
- Веб-портал — централизованно фильтруйте и оценивайте все данные в разделе «Данные и отчеты».
- Скачать — Загрузите оценки в формате PDF или CSV.
- Автоматическая отправка — периодически отправляйте отчеты клиентам по электронной почте.
- Доступ для клиентов – настройте для клиентов собственный логин, который они смогут использовать для просмотра отчетов и подтверждения эффективности самостоятельно.
Подробности: Данные и отчеты, Автоматическая доставка, Доступ клиентов.
Контрольный список: Настройка завершена?
- Аккаунт создан и начат этап тестирования.
- Созданные заказчики (клиенты)
- Объекты, созданные и назначенные клиентам
- Созданные сотрудники (индивидуально или посредством импорта CSV)
- Приложение установлено, вход проверен.
- QR-код для учета рабочего времени распечатан и прикреплен к объекту
- Настроены правила учета рабочего времени (перерывы, смены, минимальное время).
- Тестовый запуск: сотрудник регистрируется на объекте и выходит из него с помощью приложения.
- Необязательно: настройка контрольных точек и туров.
Пройти мимо
- Распечатайте Инструкция для управляющих недвижимостью для менеджеров вашего сайта.
- Передайте Инструкции для чистящих средств своим сотрудникам