Обстановка
Это руководство предназначено для генеральных менеджеров, ИТ-менеджеров и операционных менеджеров, которые настраивают LiteLog для своего отеля.
1. Создайте учетную запись и начните немедленно
Зарегистрируйтесь по адресу портал.litelog.de/signup. За установку не взимается — вы можете начать сразу с 14-дневной бесплатной пробной версии и использовать все функции без ограничений.
В помощнике по регистрации выберите «Отель и гостиничный бизнес» в качестве своей отрасли и сразу же создайте свой первый отель.
Подробности: регистрация, Регистрация.
2. Создайте отель как локацию
В LiteLog каждый отель создается как отдельный объект. Все задачи, сообщения, туры и время закреплены за этой локацией.
Подробности: Управление объектами
3. Определите области
Внутри отеля могут быть созданы зоны для структурирования задач и обязанностей:
- Этажи: 1-й, 2-й, 3-й этаж — для хозяйственных нужд.
- Функциональные зоны: Рецепция, ресторан, оздоровительный центр, конференц-зал.
- Технические помещения: Строительная техника, внешние помещения, подземная автостоянка.
Области помогают распределять задачи и фильтровать оценки.
4. Создайте сотрудников и назначьте доступ
Создайте своих сотрудников. Все, что вам нужно создать, это Имя — адрес электронной почты не является обязательным.
Несколько сотрудников одновременно? Импортируйте список сотрудников через файл CSV вместо того, чтобы создавать каждого по отдельности.
Подробности: Управление аккаунтами, Роли и права.
Типичные роли в гостиничной деятельности
| роль | Разрешения |
|---|---|
| Главный управляющий | Полный доступ: все области, отчеты, конфигурация |
| Менеджер по эксплуатации | Задачи, сообщения, обзор хозяйственной деятельности, отчеты |
| Менеджер по горничной | Планировка помещений, постановка задач, учет дефектов |
| Персонал номера | Обрабатывайте свои собственные задачи, сообщайте о статусе, записывайте дефекты |
| Технологии/Инжиниринг | Оформление билетов, экскурсий, эксплуатационной документации |
| Прием | Сообщайте о дефектах, просматривайте статус уборки |
Варианты регистрации
| Доступ | метод |
|---|---|
| Веб-портал | Имя пользователя и пароль |
| Мобильное приложение | QR-код, имя пользователя + пароль или чип NFC |
:::tip QR-Code bevorzugen Вход в систему с помощью QR-кода особенно удобен в работе отеля: сотрудникам не нужно запоминать пароль, и они могут сразу приступить к работе. :::
5. Загрузите приложение
Ваши сотрудники устанавливают приложение LiteLog из App Store (iOS) или Google Play Store (Android).
Передайте соответствующие инструкции своим сотрудникам:
Подробности: Мобильное приложение
6. Устройства
Можно использовать как корпоративные мобильные телефоны, так и частные смартфоны. Обратите внимание, что для частных устройств отображение текущего местоположения на портале может потребоваться отключить.
Сотовый телефон компании на месте
Если корпоративный сотовый телефон постоянно остается в отеле (например, для уборки номеров или ночного обслуживания), вы можете установить его как объектовый сотовый телефон на портале в разделе Настройки → Устройства. Это означает, что все сотрудники, которые заходят через это устройство, автоматически имеют доступ только к этому отелю.
Личные сотовые телефоны
На частных устройствах сотрудники входят в систему со своего смартфона. автоматический выход должен быть отключен для частных устройств.
:::tip Automatisches Ausloggen Для объективных мобильных телефонов должен быть активирован автоматический выход — это гарантирует, что каждый сотрудник войдет в систему под своей учетной записью. Для частных сотовых телефонов эту функцию следует отключить. :::
:::info NFC-Scan: iOS vs. Android На Android метки NFC автоматически распознаются в фоновом режиме — просто поднесите смартфон к метке. В iOS сначала необходимо открыть сканер NFC: проведите пальцем справа налево. Камера с QR-кодом открывается проведением слева направо. :::
Подробности: Управление устройствами
7. Создавайте контрольно-пропускные пункты и организуйте туры.
Прогулки — основная функция LiteLog в работе отеля — для ночных инспекционных обходов, туров по обеспечению безопасности и технических проверок.
Создайте контрольные точки
Контрольно-пропускные пункты устанавливаются в безопасных и эксплуатационных местах:
- Технические помещения (отопление, кондиционирование, серверная)
- Аварийные выходы и пути эвакуации
- Открытые площадки (автостоянка, сады)
- Подземная парковка и подвальные помещения
- Оздоровительный центр и бассейн
Каждая контрольно-пропускная точка связана с меткой NFC или QR-кодом.
QR-коды и NFC-теги
Вы создаете QR-коды для контрольных точек на Портале. Теги NFC связываются через Приложение.
:::warning NFC-Tags nicht auf Metall kleben Технология NFC существенно хуже работает на металлических поверхностях. Используйте специальные металлические бирки или прикрепите бирки к неметаллическим поверхностям. :::
Определение туров
- Создайте новый маршрут на портале в разделе «Туры».
- Назначьте контрольные точки
- Определить порядок (необязательно: фиксированный порядок или свободная последовательность)
- Настроить расписание — например. Б. Ночные дежурства каждые 2 часа.
Подробности: Создать тур, Управление контрольно-пропускными пунктами, Экскурсии по объекту.
8. Настройте типы задач и контрольные списки
Определите типы задач и шаблоны для повторяющихся процессов:
Типы задач
- Уборка номеров: Уборка номеров, базовая уборка, смена постельного белья.
- Технологии: Ремонт, обслуживание, испытания.
- Операции: Передача, специальное задание, подготовка к мероприятию.
Контрольные списки
Контрольные списки можно хранить в виде шаблонов для типов задач – например. Например.:
- Уборка: ванная комната, кровать, пол, мини-бар, окно.
- Базовая уборка: Все стандартные пункты плюс глубокая чистка штор, матраса.
- Технический осмотр: детекторы дыма, аварийное освещение, противопожарные двери
Подробности: Задачи
9. Сообщения (необязательно)
С помощью приложения сотрудники могут документировать дефекты и отклонения прямо на месте — с фотографиями, описанием и приоритетом. Отчеты автоматически передаются в виде заявок в ответственный отдел.
Подробности: Сообщения
10. Настройте учет времени (необязательно)
Помимо туров и задач, LiteLog также может дополнительно записывать рабочее время ваших сотрудников.
Запись времени с помощью QR-кода
Скачать и распечатать QR-код для учета времени можно на портале в настройках объекта - напр. Б. для входа персонала.
Регистрация в киоске
Планшет на входе для сотрудников служит цифровыми часами: сотрудники сканируют свой личный QR-код для входа и выхода.
:::tip Rundgänge und Zeiterfassung trennen Контрольные точки для туров и QR-код для учета времени — отдельные функции. QR-код записи времени используется только для регистрации смены, а не для экскурсионного контроля. :::
Подробности: Настройки отслеживания времени и регистрации, Регистрация в киоске.
Настройте контроль посещаемости (необязательно)
Помимо учета времени, вы можете автоматически проверять, приходят ли ваши сотрудники на смену вовремя. Создайте по умолчанию для каждого типа смены (например, ночная смена, утренняя смена по хозяйству) с требованиями и каналами уведомлений. Система автоматически оценивает каждую смену как Успешно или Неудачно и предупреждает вас о любых отклонениях — посредством push-уведомлений, электронной почты, SMS или автоматического звонка.
Подробности: Контроль посещаемости, Создать по умолчанию.
11. Уведомления и эскалация
LiteLog может автоматически уведомлять, когда:
| Событие | Получатель (пример) |
|---|---|
| Обнаружен новый дефект | Технический менеджмент |
| Задание просрочено | Операционный менеджер |
| Тур не проводился | Главный управляющий |
| Критическое сообщение | ГМ + Операции |
Уведомления доставляются посредством push-уведомлений или по электронной почте.
Подробности: Уведомления
Контрольный список: Настройка завершена?
- Аккаунт создан и начат этап тестирования.
- Отель создан как локация
- Определенные площади (этажи, функциональные зоны)
- Созданные сотрудники и назначенные роли
- Приложение установлено, вход проверен.
- Созданы контрольные точки и прикреплены NFC-теги/QR-коды.
- Определены туры и проведен первый тур
- Созданы типы задач и контрольные списки
- Уведомления настроены
Пройти мимо
- Передайте Инструкции по ведению домашнего хозяйства на линию домашнего хозяйства.
- Передайте Инструкция по технике в свой инженерный отдел.