Обстановка
Эти инструкции предназначены для руководителей, оперативных менеджеров и администраторов, которые настраивают LiteLog в качестве системы контроля охраны для своей службы безопасности.
1. Создайте учетную запись и начните немедленно
Зарегистрируйтесь по адресу портал.litelog.de/signup. За установку не взимается — вы можете начать сразу с 14-дневной бесплатной пробной версии и использовать все функции без ограничений.
В онбординг-ассистенте выберите «Услуги безопасности» в качестве отрасли и сразу создайте своего первого клиента и свой первый объект.
Подробности: регистрация, Регистрация.
2. Создать клиента
Создайте своих клиентов как клиентов – таким образом объекты, отчеты и квитанции могут назначаться автоматически. При желании вы также можете настроить собственный клиентский доступ для своих клиентов, который они смогут использовать для самостоятельного просмотра отчетов и уведомлений.
Подробности: Управляйте клиентами, Доступ клиентов.
3. Создать объект
Каждый объект наблюдения отображается в LiteLog как отдельная локация. Экскурсии, отчеты и время фиксируются отдельно по каждому объекту.
Подробности: Управление объектами
4. Создайте сотрудников и назначьте доступ
Назначьте своих охранников, управляющих имуществом и операционных менеджеров в качестве сотрудников. Все, что вам нужно создать, это Имя — адрес электронной почты не является обязательным.
Несколько сотрудников одновременно? Импортируйте список сотрудников через файл CSV вместо того, чтобы создавать каждого по отдельности.
Подробности: Управление аккаунтами, CSV-импорт, Роли и права.
Варианты регистрации
Сотрудники могут войти в систему разными способами:
| Доступ | метод |
|---|---|
| Веб-портал | Имя пользователя и пароль |
| Мобильное приложение | QR-код, имя пользователя + пароль или чип NFC |
:::tip QR-Code und NFC bevorzugen Вход в систему с помощью QR-кода или NFC-чипа особенно удобен в службах безопасности: вашим сотрудникам не нужно запоминать пароль, а вы избегаете запросов «забыли пароль». :::
5. Загрузите приложение
Ваши сотрудники устанавливают приложение LiteLog из App Store (iOS) или Google Play Store (Android).
Передайте Инструктаж для охранников своим сотрудникам — он простым языком объясняет настройку приложения, экскурсии и учет времени.
Подробности: Мобильное приложение
6. Устройства
Можно использовать как корпоративные мобильные телефоны, так и частные смартфоны. Обратите внимание, что для частных устройств отображение текущего местоположения на портале может потребоваться отключить.
Сотовый телефон компании на объекте
Если корпоративный сотовый телефон остается постоянно привязанным к объекту, вы можете установить его как мобильный телефон объекта на портале в разделе Настройки → Устройства. Это значит, что все сотрудники, которые авторизуются через это устройство, автоматически имеют доступ только к этому одному объекту. Это предотвращает ложную регистрацию и облегчает использование сотрудниками.
Личные сотовые телефоны
На частных устройствах сотрудники входят в систему со своего смартфона и сами выбирают объект. Убедитесь, что передача местоположения в настройках объекта соответствует вашим требованиям конфиденциальности. автоматический выход должен быть отключен для частных устройств.
:::tip Automatisches Ausloggen Для собственных сотовых телефонов необходимо активировать автоматический выход из системы – это гарантирует, что каждый сотрудник войдет в систему под своей учетной записью и туры не будут записываться под вымышленным именем. Для личных сотовых телефонов его следует деактивировать, поскольку сотрудник остается в системе постоянно. :::
:::info NFC-Scan: iOS vs. Android На Android метки NFC автоматически распознаются в фоновом режиме — просто поднесите смартфон к метке. В iOS сначала необходимо открыть сканер NFC: проведите пальцем справа налево. Камера с QR-кодом открывается проведением слева направо. :::
:::tip NFC-Chips oder QR-Codes als Login-Methode bei Firmenhandys Если несколько сотрудников используют один и тот же мобильный телефон компании, мы рекомендуем использовать чипы NFC или персональные QR-коды в качестве метода входа. Каждый сотрудник просто подносит свой NFC-чип к устройству или сканирует QR-код — приложение распознает сотрудника и сразу переключается на нужную учетную запись. Это устраняет необходимость вручную выходить из системы и входить в нее, а смена смены занимает всего секунду. :::
Подробности: Управление устройствами
7. Создайте и подключите контрольные точки
Контрольно-пропускные пункты — это контрольно-пропускные пункты, которые сканируют ваши охранники во время экскурсии. Каждая контрольно-пропускная точка связана с меткой NFC или QR-кодом.
Создайте контрольную точку — портал или приложение
Вы можете создавать контрольные точки на веб-портале или в мобильном приложении — оба способа синхронизируются автоматически. Для каждой контрольной точки вы вводите название, тип (контрольная точка для экскурсий или рабочее время для учета рабочего времени) и при необходимости примечания.
QR-коды (генерируются на портале)
QR-коды создаются только на портале — там вы можете скачать и распечатать отдельные коды или несколько QR-кодов на одной странице для печати (сетчатый макет). Это позволяет одновременно подготовить множество контрольных точек при первоначальной настройке объекта.
NFC-метки (опишите в приложении)
Теги NFC описаны только в мобильном приложении. Откройте в приложении раздел «КПП», создайте точку и поднесите NFC-метку к смартфону — приложение записывает уникальный идентификатор чипа и связывает метку с контрольной точкой.
:::warning NFC-Tags nicht auf Metall kleben Технология NFC существенно хуже работает на металлических поверхностях. Используйте специальные металлические бирки или прикрепите бирки к неметаллическим поверхностям (например, пластику, дереву, стене). :::
Фото на КПП (по желанию)
Вы можете сохранить фото для каждой контрольной точки (PNG/JPG, не более 1 МБ) — например. Б. от двери, наклейки или лестницы. Сотрудники видят фото в приложении и сразу видят, в нужной ли точке они находятся во время экскурсии. Загрузка фотографий работает как на портале, так и в мобильном приложении.
Местоположение на карте (по желанию)
Вы можете назначить каждой контрольной точке местоположение на карте — непосредственно на портале с помощью средства выбора карты или в приложении с помощью «Текущего местоположения». Сотрудники видят все контрольные точки в виде отметок на карте в приложении — это означает, что каждую точку можно надежно найти, особенно на крупных объектах (складах, больницах, бизнес-парках).
NFC-теги или QR-коды?
| критерий | NFC-тег | QR-код |
|---|---|---|
| Расходы | от ок. 1,50 €/шт. | бесплатно (распечатайте сами) |
| долговечность | очень высокий (погодоустойчивый) | средний (рекомендуется ламинирование) |
| манипуляция | трудно скопировать | можно сфотографировать |
| установка | держаться | держись/повесь трубку |
| Создавать | через приложение | через портал |
:::tip Empfehlung für Sicherheitsdienste NFC-метки являются лучшим выбором с точки зрения безопасности: они более защищены от несанкционированного доступа и требуют физической близости к контрольно-пропускному пункту. QR-коды подходят в качестве дополнения или для временных локаций. :::
Подробности: Управление контрольно-пропускными пунктами, Сканировать NFC-теги.
8. Документы на собственность
На портале вы можете Загрузить документы на объект в настройках объекта - например. Б. PDF-файлы или изображения. Сотрудники видят эти документы прямо в приложении. Типичным содержимым являются номера экстренных служб, карты объектов, инструкции по обслуживанию или ключевые протоколы.
Подробности: Объектные документы
9. Организуйте туры
LiteLog предлагает два типа туров:
Бесплатные туры
Как только контрольные точки привязаны к объекту, сотрудники могут сразу начать бесплатную экскурсию — прямо через приложение, без дополнительной настройки. Они сканируют нужные контрольные точки в любом порядке.
Шаблоны туров
Для повторяющихся запланированных туров создайте шаблоны туров на портале. Это позволяет определить, какие контрольные точки необходимо сканировать, когда, как часто и в каком порядке.
Подробности: Создать тур, Экскурсии по объекту.
10. Отчеты
Сотрудники могут документировать отклонения непосредственно на месте с помощью приложения — с помощью фотографий, местоположения GPS и назначения контрольных точек. Ответственные люди уведомляются автоматически. Также работает в автономном режиме.
Подробности: Сообщения
11. Оцените данные
Оценить записанные экскурсии, сообщения и время можно разными способами:
- Мобильное приложение — просматривайте историю туров и сообщения прямо на своем смартфоне.
- Веб-портал — централизованно фильтруйте и оценивайте все данные в разделе «Данные и отчеты».
- Скачать — Загрузите оценки в формате PDF или CSV.
- Автоматическая отправка — периодически отправляйте отчеты клиентам по электронной почте.
- Доступ для клиентов — настройте для клиентов собственный логин, который они смогут использовать для самостоятельного просмотра отчетов и уведомлений.
Подробности: Данные и отчеты, Автоматическая доставка, Доступ клиентов.
12. Настройте учет времени (необязательно)
Помимо экскурсий, LiteLog также может дополнительно записывать время смены ваших охранников. По умолчанию установлена запись времени с помощью QR-кода. Скачать и распечатать QR-код для учета времени можно на портале в настройках объекта - напр. Б. для комнаты охраны.
:::tip Rundgang und Zeiterfassung trennen Контрольные точки для туров и QR-код для учета времени — отдельные функции. QR-код записи времени используется только для регистрации смены, а не для экскурсионного контроля. :::
Подробности: Настройки отслеживания времени и регистрации
Настройте контроль посещаемости (необязательно)
Помимо учета времени, вы можете автоматически проверять, приходят ли ваши охранники вовремя на свою смену. Для этого создайте предписание с указанием времени смены, требований (например, «минимум 1 вход») и каналов уведомлений. Система автоматически оценивает каждую смену как Успешно или Неудачно и предупреждает вас о любых отклонениях — посредством push-уведомлений, электронной почты, SMS или автоматического звонка.
Подробности: Контроль посещаемости, Создать по умолчанию.
Контрольный список: Настройка завершена?
- Аккаунт создан и начат этап тестирования.
- Созданные заказчики (клиенты)
- Объекты, созданные и назначенные клиентам
- Созданные сотрудники (индивидуально или посредством импорта CSV)
- Приложение установлено, вход проверен.
- Созданы контрольные точки и прикреплены NFC-теги/QR-коды.
- Проведена первая экскурсия (бесплатно или через шаблон)
- Проверка данных и отправка отчета проверены
Пройти мимо
- Распечатайте Инструкция для управляющих недвижимостью для менеджеров вашего сайта.
- Передайте Инструктаж для охранников своим сотрудникам