Ведите цифровую охранную книгу
Эти инструкции показывают службам безопасности, как вести цифровую сторожевую книгу с помощью LiteLog: от собственного шаблона сторожевой книги до привязки ее к смене, до оценки и доказательства клиенту.
1. Что такое сторожевая книга в LiteLog?
LiteLog не имеет отдельной «страницы книги охраны» — книга охраны создается на основе доказательств, которые ваши сотрудники все равно записывают. Ядром является область Отчеты: объединенный список отчетов (инцидентов) и заполненных форм. Есть также свидетельства тура:
| Классическая запись в книге охраны | В LiteLog |
|---|---|
| Отчет о смене, протокол передачи | Заполненная форма в области Отчеты |
| Особые происшествия | Отчет с фотографиями, категорией и серьезностью |
| Доказательство тура | Журналы туров на Задания и туры |
| Хронологический журнал | Курс — все события и сканы по времени |
Представленные отчеты не могут быть впоследствии изменены**: каждая запись имеет отметку времени и назначение пользователя и поэтому может использоваться в качестве доказательства.
2. Создайте свой собственный шаблон книги охраны.
Форму книги охраны вы создаете самостоятельно — в виде шаблона формы по адресу Настройки → Шаблоны форм. Редактор форм предлагает модульную систему со всеми типами полей; Альтернативно, опишите желаемую форму своими словами (черновик AI), импортируйте существующую бумажную защитную книгу в формате PDF или возьмите готовый шаблон безопасности из библиотеки.
Пример: Шаблон «Отчет о смене/протокол передачи»
| Поле | Тип поля | Отношение |
|---|---|---|
| Сдвиг данных | Раздел | — |
| Начало/окончание смены | Дата/время | Обязательное поле |
| Особые происшествия | Длинный текст | необязательный |
| Все ключи в комплекте? | ОК/недостаток | Фото обязательно на случай «нехватки» |
| Сигнализация включена? | Да Нет | Обязательное поле |
| Фото комната охраны/состояние передачи | фото | необязательный |
| Сотрудник передает подпись | Подпись | Обязательное поле |
Обязательные поля требуют заполнения данных: отчет можно отправить только после заполнения всех обязательных полей. В полях «В порядке/Дефект» вы можете указать требование к фотографии в случае дефекта — таким образом, каждый документально подтвержденный дефект автоматически сопровождается фотодоказательством.
3. Привязка к слою
Чтобы запись в журнале принадлежала смене, привяжите шаблон к записи времени: в Редактор форм в разделе «Использование» выберите опцию Запись времени (начало/конец смены) и укажите, будет ли форма предлагаться при приходе (начале смены), при уходе (конце смены) или в оба раза. При желании вы можете ограничить шаблон определенными объектами.
Вашим сотрудникам будет предложена форма непосредственно в приложении, когда они отправят свой Рекордное время смены — отчет о смене находится именно там, где начинается и заканчивается смена.
Рецепт: Принудительно один вход за смену.
Форма смены представляет собой предложение — если вы хотите сделать привязку записи, объедините два строительных блока:
- Периодическая задача с обязательной формой — создайте Задача (например, «Отчет о смене в ночную смену»), введите шаблон журнала охраны в поле Форма и установите правило повторения, соответствующее ритму смены. Задача считается выполненной только после заполнения и отправки формы.
- Эскалация в случае сбоя — Создайте правило в Автоматический с триггером «Задание просрочено». Если отчет о смене не получен, операционный менеджер уведомляется автоматически - посредством push-уведомлений, электронной почты или SMS.
Это создает полную охранную книгу: каждая смена имеет свою задачу по отчетности, и недостающие записи обнаруживаются сразу, а не при следующей проверке.
4. Заполните приложение
Ваши сотрудники заполняют охранную книгу в Приложение LiteLog — прямо на объекте, добавляя фотографии и подпись на своем смартфоне. Это работает даже без подключения к Интернету: записи записываются в автономном режиме и автоматически синхронизируются, как только устройство снова подключается к сети — например, на подземных автостоянках, в подвалах или на удаленных объектах.
Отчет не обязательно завершать за один раз: сохраненный как черновик, он появляется в списке отчетов и может быть продолжен позже. В качестве альтернативы доступен Заполните на портале, например. для ПК в комнате охраны.
5. Оцените и докажите
Все отправленные записи в книге охраны попадают в область Отчеты. Для оценки и доказательства доступны следующие данные:
- Фильтр. Используя фильтр Шаблон, вы можете видеть только отчеты по сменам; используя Объект и Период, вы можете сузить список, например, до объекта безопасности и месяца выставления счета.
- Отдельный PDF — каждый отчет из подробного просмотра можно экспортировать в PDF-файл, включая фотографии и подпись.
- Доставка по электронной почте — Вы можете отправлять отчеты непосредственно клиенту по электронной почте; с автоматическая доставка также периодически, например. еженедельно. Вы можете создавать коллективные оценки в разделе Экспорт и доставка.
- Доступ для клиентов — настройте собственный доступ, чтобы ваш клиент мог самостоятельно просматривать отчеты о своих объектах — без необходимости ничего отправлять.
Приятно знать
:::tip Hinweis
- Отправленные отчеты не могут быть изменены — вы документируете исправления в новом отчете, оригинал остается нетронутым.
- Формы с полями «ОК/недостаток» могут автоматически активировать триггер «обнаружен недостаток» — недостаток в отчете о смене автоматически становится уведомлением или последующей задачей.
- Лучше всего продолжать черновики с фотографиями или подписями на том же устройстве: ответы применяются на всех устройствах, а вложения мультимедиа — нет. :::
Часто задаваемые вопросы о цифровой охранной книге
Заменяет ли LiteLog полностью рукописную сторожевую книгу? Да. Отчеты, отчеты о сменах, протоколы передачи и записи поездок записываются в цифровом виде, имеют отметку времени и назначение пользователя и не могут быть изменены впоследствии.
Могу ли я использовать существующую форму книги охраны? Да. Импортируйте бумажную форму в формате PDF в редактор форм — поля будут распознаны автоматически. Альтернативно, опишите желаемую форму своими словами и позвольте ИИ создать черновик.
Как убедиться, что в каждую смену есть запись? Привяжите шаблон к началу/концу смены и принудительно введите запись с помощью повторяющейся задачи с требованием к форме и правилом «просроченной задачи» в автоматической системе (см. Рецепт выше).
Книга охраны тоже работает без интернета? Да. Приложение записывает записи в автономном режиме и автоматически синхронизирует их, как только соединение снова устанавливается.
Разрешения
:::info Berechtigung Для заполнения сторожевой книги вашим сотрудникам необходима авторизация Заполнение форм (для отчетов: Создание отчетов), для ее оценки необходима Просмотр форм или Просмотр сообщений. В шаблонах можно указать, кому разрешено создавать/редактировать формы. Если у вас нет доступа, обратитесь к администратору. :::