Anleitung für das Office
Diese Anleitung erklärt, wie das Office mit LiteLog arbeitet: Aufgaben über alle Häuser hinweg steuern, Berichte auswerten, Exporte automatisieren und das Property-Management-System über die REST-API anbinden.
1. Aufgaben im Blick behalten
Der Arbeitsbereich Aufgaben bündelt alles, was zu erledigen ist — über alle Häuser und Wohnungen hinweg:
- Alle offenen Aufgaben auf einen Blick — z. B. Mängel, die das Housekeeping dem Hausmeister zugewiesen hat
- Filtern nach Wohnung, Haus, Bearbeiter, Status oder Fälligkeit
- Status verfolgen — wer arbeitet gerade woran, was ist überfällig?
- Aufgaben erstellen und zuweisen — auch direkt aus dem Portal, z. B. Sonderreinigungen vor VIP-Anreisen
Über neue Mängel und Statusänderungen werden Sie per E-Mail oder Push-Benachrichtigung informiert.
Details: Aufgaben, Aufgabe erstellen, Benachrichtigungen
2. Berichte & Formular-Antworten einsehen
Im Bereich Berichte laufen alle abgesendeten Formulare und Meldungen zusammen: Reinigungs-Checklisten, Abnahmen, Übergabeprotokolle und Mängelmeldungen.
- Vereinte Liste — alle Einreichungen chronologisch, filterbar nach Wohnung und Zeitraum
- Detailansicht — jedes Formular mit allen ausgefüllten Feldern, Fotos und Unterschriften
- PDF-Export — einzelne Berichte als PDF exportieren, z. B. das unterschriebene Übergabeprotokoll; das PDF trägt Ihr Firmenlogo
- Direktlink — jeder Bericht hat eine eigene Web-Adresse und lässt sich als Link weitergeben
Details: Berichte
3. Geplante Berichte & CSV-Exporte
Unter Dashboard → Export & Versand erzeugen Sie Berichte als PDF oder CSV — einmalig oder automatisch wiederkehrend:
- Sofort-Export — z. B. alle Arbeitszeiten oder Formular-Einreichungen eines Monats als PDF/CSV herunterladen
- Geplante Berichte — wiederkehrenden E-Mail-Versand einrichten, z. B. wöchentlicher Reinigungs-Nachweis je Haus an den Eigentümer
- Eigene Vorlagen — Berichte aus Bausteinen zusammenstellen, mit Deckblatt und eigenem Logo
- CSV für die Weiterverarbeitung — Arbeitszeiten und Anwesenheiten als CSV für Lohnabrechnung oder eigene Auswertungen
Details: Export & Versand
4. REST-API: Property-Management-System anbinden
LiteLog bietet eine offene REST-API, über die Sie eigene Anbindungen bauen — z. B. an Ihr Property-Management-System, um Reinigungsaufträge nach dem Check-out automatisch als Aufgaben anzulegen oder Fertigmeldungen zurückzuspielen.
- Im Portal unter Einstellungen → Integrationen → REST-API einen API-Schlüssel erstellen
- Den Schlüssel sicher hinterlegen — er wird nur einmal angezeigt und kann danach nicht erneut eingesehen werden
- Mit dem Schlüssel authentifiziert Ihr System die Anfragen an die API
:::info Offene API statt fertiger Anbindungen Die REST-API ist eine offene Schnittstelle für eigene Integrationen. Die Anbindung an Ihr Property-Management-System richten Sie selbst bzw. mit Ihrem IT-Dienstleister ein. :::
Details: Integrationen
Häufige Fragen
Sehe ich, welche Wohnung bezugsfertig ist? Ja. Über Berichte (Fertigmeldung der Reinigung, Abnahme) und den Aufgaben-Status sehen Sie je Wohnung, welcher Schritt abgeschlossen ist und wo noch etwas offen ist.
Kann ich Berichte automatisch an Eigentümer versenden? Ja. Richten Sie unter Export & Versand einen geplanten Versand ein — z. B. monatlich alle Reinigungs-Nachweise eines Hauses per E-Mail.
Gibt es einen Excel-Export? Exporte stehen als PDF und CSV zur Verfügung. CSV-Dateien lassen sich direkt in Excel öffnen und weiterverarbeiten.
Was passiert, wenn ich den API-Schlüssel verliere? Der Schlüssel wird nur bei der Erstellung einmalig angezeigt. Ist er verloren, erstellen Sie einfach einen neuen Schlüssel und tauschen ihn in Ihrem System aus.