Dijital koruma defteri tutun
Bu talimatlar, güvenlik hizmetlerine LiteLog ile bir dijital koruma kitabının nasıl tutulacağını gösterir: kendi koruma kitabı şablonlarından bunu geçişe bağlamaya, değerlendirme ve müşteriye kanıtlamaya kadar.
1. LiteLog'daki koruma kitabı nedir?
LiteLog'un ayrı bir "koruma defteri sayfası" yoktur; koruma defteri, çalışanlarınızın zaten kaydettiği kanıtlardan oluşturulur. Çekirdek Raporlar alanıdır: raporlar (olaylar) ve tamamlanan formların birleştirilmiş listesi. Ayrıca tur kanıtları da var:
| Klasik koruma kitabı girişi | LiteLog'da |
|---|---|
| Vardiya raporu, devir teslim protokolü | Raporlar alanında doldurulmuş form |
| Özel olaylar | Rapor fotoğraflar, kategori ve önem derecesi ile birlikte |
| Tur kanıtı | Görevler ve turlar adresindeki tur günlükleri |
| Kronolojik Günlük | Kurs — zaman sırasına göre tüm olaylar ve taramalar |
Gönderilen raporlar daha sonra değiştirilemez - her girişin bir zaman damgası ve kullanıcı ataması vardır ve bu nedenle kanıt olarak kullanılabilir.
2. Kendi koruma kitabı şablonunuzu oluşturun
Koruma kitabı formunuzu Ayarlar → Form şablonları adresindeki bir form şablonu olarak kendiniz tasarlarsınız. Form düzenleyici tüm saha türlerini içeren modüler bir sistem sunar; Alternatif olarak, istediğiniz formu kendi kelimelerinizle tanımlayın (AI taslağı), mevcut kağıt koruma kitabınızı PDF olarak içe aktarın veya kütüphaneden hazır bir güvenlik şablonunu benimseyin.
Örnek: "Vardiya raporu / devir protokolü" şablonu
| Alan | Alan türü | Davranış |
|---|---|---|
| Verileri değiştir | Bölüm | — |
| Vardiya başlangıcı / vardiya sonu | Tarih/saat | Zorunlu alan |
| Özel olaylar | Uzun metin | isteğe bağlı |
| Tüm anahtarlar tamamlandı mı? | Tamam/Kusur | Eksiklik durumunda fotoğraf istenmektedir |
| Alarm sistemi devreye girdi mi? | Evet Hayır | Zorunlu alan |
| Fotoğraf koruma odası / teslim durumu | fotoğraf | isteğe bağlı |
| İmzayı teslim eden çalışan | İmza | Zorunlu alan |
Zorunlu alanlar, girişlerin tamamlanmasını zorunlu kılar: Rapor yalnızca tüm zorunlu alanlar doldurulduğunda gönderilebilir. "Tamam/Kusurlu" alanları için kusur durumunda fotoğraf gerekliliğini belirtebilirsiniz; böylece belgelenen her kusura otomatik olarak fotoğraflı deliller eklenir.
3. Katmanı birleştirin
Gözlem defteri girişinin vardiyaya ait olması için, şablonu zaman kaydına bağlayın: Form düzenleyici'da "Kullanım" altında Zaman kaydı (vardiya başlangıcı/bitişi) seçeneğini seçin ve formun giriş saatinde (vardiya başlangıcı), saat çıkışında (vardiya sonu) veya her iki zamanda mı sunulacağını belirtin. İsteğe bağlı olarak şablonu belirli nesnelerle sınırlayabilirsiniz.
Daha sonra çalışanlarınıza Değişim süresini kaydedin bilgilerini gönderdiklerinde doğrudan uygulama üzerinden form sunulacaktır; vardiya raporu tam olarak vardiyanın başladığı ve bittiği yerde bulunur.
Tarif: Vardiya başına bir girişi zorunlu kıl
Vardiya formu bir tekliftir; girişi bağlayıcı kılmak istiyorsanız iki yapı taşını birleştirin:
- Zorunlu formlu yinelenen görev — Bir Görev oluşturun (ör. "Vardiya raporu gece vardiyası"), koruma defteri şablonunuzu Form alanına girin ve vardiya ritmine uygun bir tekrar kuralı ayarlayın. Görev yalnızca form tamamlanıp gönderildiğinde tamamlanmış sayılır.
- Başarısızlık durumunda üst kademeye iletme — Otomatik'da "Görevin vadesi geçmiş" tetikleyicisiyle bir kural oluşturun. Vardiya raporu alınmazsa, operasyon yöneticisi anlık bildirim, e-posta veya SMS yoluyla otomatik olarak bilgilendirilir.
Bu, eksiksiz bir koruma defteri oluşturur: Her vardiyanın kendi raporlama görevi vardır ve eksik girişler bir sonraki kontrol yerine hemen fark edilir.
4. Uygulamayı doldurun
Çalışanlarınız LiteLog uygulaması adresindeki koruma defterini doğrudan tesiste, akıllı telefonlarında fotoğraf ve imzayla doldurur. Bu, internet bağlantısı olmasa bile çalışır: Girişler çevrimdışı olarak kaydedilir ve cihaz tekrar çevrimiçi olduğunda (örneğin yer altı otoparklarında, bodrum katlarında veya uzak mülklerde) otomatik olarak senkronize edilir.
Bir raporun tek seferde tamamlanması gerekmez: taslak olarak kaydedilir, raporlar listesinde görünür ve daha sonra devam edilebilir. Alternatif olarak Portalda doldurun kullanılabilir - ör. bekçi odası bilgisayarı için.
5. Değerlendirin ve Kanıtlayın
Gönderilen tüm koruma defteri girişleri Raporlar alanında son bulur. Değerlendirme ve kanıt için aşağıdakiler mevcuttur:
- Filtre - Şablon filtresini kullanarak yalnızca vardiya raporlarını görebilirsiniz; Nesne ve Dönem kullanarak, örneğin bir güvenlik nesnesini ve bir fatura ayını daraltabilirsiniz.
- Tek PDF — Her rapor, fotoğraflar ve imza dahil olmak üzere ayrıntılı görünümden PDF olarak dışa aktarılabilir.
- E-posta teslimi — Raporları doğrudan müşteriye e-postayla gönderebilirsiniz; otomatik nakliye ile ayrıca periyodik olarak, örn. haftalık. İhracat ve Nakliye altında toplu değerlendirmeler oluşturabilirsiniz.
- Müşteri erişimi — Müşterinizin, mülklerinin raporlarını sizin herhangi bir şey göndermenize gerek kalmadan görüntülemesi için bir kendi erişimi kurun.
bilmek güzel
:::tip Hinweis
- Gönderilen raporlar değiştirilemez; düzeltmeleri yeni bir raporda belgelersiniz, orijinal rapor bozulmadan kalır.
- "Tamam/eksiklik" alanlarına sahip formlar, "eksiklik tespit edildi" tetikleyicisini otomatik olarak tetikleyebilir; vardiya raporundaki bir eksiklik otomatik olarak bir bildirim veya takip görevi haline gelir.
- Taslaklara fotoğraf veya imzalarla aynı cihazda devam etmek en iyisidir; yanıtlar cihazlar arasında uygulanır ancak medya ekleri uygulanmaz. :::
Dijital koruma kitabı hakkında sık sorulan sorular
LiteLog tamamen el yazısı koruma kitabının yerini mi alıyor? Evet. Raporlar, vardiya raporları, devir teslim protokolleri ve tur kayıtları dijital olarak kaydedilir, zaman damgası ve kullanıcı ataması vardır ve sonradan değiştirilemez.
Mevcut koruma defteri formumu kullanabilir miyim? Evet. Basılı formunuzu PDF olarak form düzenleyiciye aktarın; alanlar otomatik olarak tanınacaktır. Alternatif olarak, istediğiniz formu kendi kelimelerinizle tanımlayın ve yapay zekanın bir taslak oluşturmasına izin verin.
Her vardiyada bir giriş olduğundan nasıl emin olabilirim? Şablonu vardiyanın başlangıcına/bitişine bağlayın ve girişi, bir form gereksinimi artı otomatik sistemdeki bir "görevin vadesi geçmiş" kuralıyla yinelenen bir görev aracılığıyla zorlayın (bkz. Yukarıdaki tarif).
Nöbetçi kitap internet olmadan da çalışır mı? Evet. Uygulama, girişleri çevrimdışı olarak kaydeder ve yeniden bağlantı kurulduğunda bunları otomatik olarak senkronize eder.
İzinler
:::info Berechtigung Koruma defterini doldurmak için çalışanlarınızın form doldurma (raporlar için: rapor oluşturma) yetkilendirmesine ihtiyacı vardır; bunu değerlendirmek için formları görüntüleme veya Mesajları görüntüleme'ye ihtiyacınız vardır. Şablonlar, kimin form oluşturmasına/düzenlemesine izin verildiğini düzenler. Erişiminiz yoksa yöneticinizle iletişime geçin. :::