Vorgabe erstellen und bearbeiten
Nutzen Sie den CSV/XLSX Import — laden Sie die Vorlage herunter, füllen Sie sie aus und importieren Sie alle Vorgaben in einem Schritt.
Eine Vorgabe ist die zentrale Konfiguration für wiederkehrende Schichten. Sie legen Schichtzeiten, Anmelde-/Abmeldefenster, Wiederholungsregeln, Anforderungen und Benachrichtigungskanäle fest. Aus jeder Vorgabe generiert das System automatisch einzelne Schichten.
Zum Erstellen benötigen Sie Zeiterfassung erstellen, zum Bearbeiten Zeiterfassung bearbeiten.
Schritt 1: Grundinformationen
Geben Sie den Namen der Vorgabe ein und wählen Sie das Objekt. Der Name sollte eindeutig sein (z. B. „Nachtschicht Gebäude A" statt nur „Nachtschicht").
Schritt 2: Schichtzeiten
Legen Sie Start- und Enddatum sowie die Uhrzeiten fest.
Die Dauer pro Schicht muss zwischen 1 Minute und 24 Stunden betragen.
Schritt 3: Anmelde- und Abmeldefenster
Definieren Sie, wie viele Minuten vor Schichtbeginn die Anmeldung möglich ist und wie lange nach Schichtende die Abmeldung offen bleibt.
| Einstellung | Auswirkung |
|---|---|
| Anmeldefenster: 30 Min | Mitarbeiter können sich ab 30 Minuten vor Schichtbeginn anmelden |
| Abmeldefenster: 15 Min | Mitarbeiter können sich bis 15 Minuten nach Schichtende abmelden |
| Kein Anmeldefenster | Anmeldung ist erst ab Schichtbeginn möglich |
| Kein Abmeldefenster | Abmeldung ist nur während der Schicht möglich |
Schritt 4: Anforderungen
Optional legen Sie fest, welche Bedingungen für eine erfolgreiche Schicht erfüllt sein müssen.
| Modus | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Keine Anforderungen | Jede Schicht gilt automatisch als erfolgreich | Einfache Anwesenheitserfassung ohne Bewertung |
| Mindestanzahl | Mindestens X Anmeldungen müssen erfolgen | „Mindestens 3 Mitarbeiter müssen sich anmelden" |
Die Bewertung (Erfolgreich/Fehlgeschlagen) wird erst vergeben, wenn die Schicht die Phase „Abgeschlossen" erreicht hat. Eine vollständige Übersicht der Bewertungslogik finden Sie unter Anwesenheitskontrolle.
Schritt 5: Regeln
Aktivieren Sie automatische Abmeldung und weitere Regeln:
- Automatische Abmeldung — Mitarbeiter werden am Ende des Abmeldefensters automatisch abgemeldet. Die automatische Abmeldung zählt wie eine reguläre Abmeldung für die Anforderungen.
Schritt 6: Wiederholung
Konfigurieren Sie, wie oft die Schicht stattfinden soll:
| Typ | Beschreibung |
|---|---|
| Einmalig | Findet nur an einem bestimmten Datum statt |
| Täglich | Wiederholt sich alle X Tage |
| Wöchentlich | Wiederholt sich an ausgewählten Wochentagen |
| Monatlich | Wiederholt sich an ausgewählten Monatstagen |
Das System generiert Schichten automatisch für die nächsten 5 Tage. Danach werden laufend neue Schichten nachgeneriert. Doppelte Einträge werden verhindert.
Schritt 7: Feiertags-Behandlung
Legen Sie fest, wie Feiertage und Sondertage des Objekts berücksichtigt werden:
| Einstellung | Auswirkung |
|---|---|
| Ignorieren | Schichten finden auch an Feiertagen statt |
| Aussetzen | An Feiertagen wird keine Schicht generiert |
| Nur an Feiertagen | Schichten finden ausschließlich an Feiertagen statt |
Die Feiertags-Behandlung greift nur, wenn in den Objekteinstellungen Feiertage und Sondertage gepflegt sind. Ohne gepflegte Feiertage hat diese Einstellung keine Wirkung.
Schritt 8: Benachrichtigungen
Konfigurieren Sie Alarmkanäle (Push, E-Mail, SMS, Anruf), Nachrichtenvorlagen mit Platzhaltern und Empfänger für diese Vorgabe.
→ Vollständige Anleitung: Benachrichtigungen & Alarmkanäle
Kalendervorschau
Die Live-Vorschau zeigt die nächsten generierten Schichten. Prüfen Sie hier, ob Zeiten, Wiederholung und Feiertags-Behandlung korrekt konfiguriert sind, bevor Sie speichern.
Bestehende Vorgabe bearbeiten
Beim Bearbeiten einer bestehenden Vorgabe wählen Sie, ab wann die Änderung wirksam wird:
| Option | Auswirkung |
|---|---|
| Sofort | Die alte Konfiguration wird ersetzt. Bereits abgeschlossene Schichten bleiben unverändert im Protokoll. |
| Ab einem Datum | Die alte Konfiguration bleibt bis zum gewählten Datum aktiv. Ab dem Datum gelten die neuen Einstellungen. Keine Protokolle gehen verloren. |
Vorgabe duplizieren
Nutzen Sie eine bestehende Vorgabe als Vorlage, um schnell eine ähnliche Konfiguration zu erstellen. Alle Einstellungen werden übernommen — passen Sie anschließend Name, Zeiten und Objekt an.