Меблі
Ці інструкції призначені для керівництва, диспетчерів і адміністраторів, які налаштовують LiteLog для своєї клінінгової компанії.
1. Створіть обліковий запис і почніть негайно
Зареєструйтесь на portal.litelog.de/signup. Немає жодних витрат на налаштування — ви можете почати негайно з 14-денної безкоштовної пробної версії та використовувати всі функції без обмежень.
У помічнику з адаптації виберіть галузь «Прибирання та керування приміщеннями» та безпосередньо створіть свого першого клієнта та свій перший об’єкт.
Подробиці: реєстрація, Онбордінг
2. Створіть клієнта
Створіть своїх клієнтів як клієнтів - таким чином об'єкти, звіти та квитанції можуть призначатися автоматично. За бажанням ви також можете налаштувати власний клієнтський доступ для своїх клієнтів, який вони зможуть використовувати для перегляду звітів і доказів ефективності самостійно.
Подробиці: Керуйте клієнтами, Доступ клієнтів
3. Створити об'єкт
Кожен об'єкт прибирання - офісна будівля, школа, поліклініка чи промисловий об'єкт - нанесено на карту як окреме місце в LiteLog. Облік часу, явок і звітів ведеться окремо по кожному об'єкту.
Подробиці: Керувати об'єктами
4. Створіть співробітників і призначте доступ
Створіть своїх прибиральників, майстрів і керівників закладів як співробітників. Усе, що вам потрібно створити, це Ім’я — адреса електронної пошти необов’язкова.
Кілька співробітників одночасно? Імпортуйте свій список співробітників за допомогою файлу CSV замість того, щоб створювати кожного окремо.
Подробиці: Керувати обліковими записами, Імпорт CSV, Ролі та права
Варіанти реєстрації
Співробітники можуть входити різними способами:
| Доступ | метод |
|---|---|
| Веб-портал | Ім'я користувача та пароль |
| Мобільний додаток | QR-код, ім'я користувача + пароль або чіп NFC |
Вхід за допомогою QR-коду є особливо практичним у прибиранні – вашим співробітникам не потрібно запам’ятовувати пароль, і ви уникаєте запитів «забули пароль».
5. Завантажте додаток
Ваші співробітники встановлюють програму LiteLog з App Store (iOS) або Google Play Store (Android).
Поділіться Інструкція для прибиральниць зі своїми співробітниками – тут простою мовою пояснюється налаштування програми, сканування QR-коду та відлік часу.
Подробиці: Мобільний додаток
6. Пристрої
Можна використовувати як корпоративні мобільні телефони, так і приватні смартфони. Зверніть увагу, що для приватних пристроїв може знадобитися деактивувати відображення поточного місцезнаходження на порталі.
Мобільний телефон компанії в готелі
Якщо мобільний телефон компанії залишається постійно приєднаним до об’єкта, ви можете встановити його як стільниковий телефон об’єкта на порталі в розділі Налаштування → Пристрої. Це означає, що всі співробітники, які входять в систему через цей пристрій, автоматично мають доступ лише до цього одного об’єкта. Це запобігає помилковій реєстрації та полегшує використання для працівників.
Персональні мобільні телефони
На приватних пристроях співробітники входять у систему за допомогою власного смартфона та самостійно вибирають об’єкт. Переконайтеся, що передача даних про місцезнаходження в налаштуваннях власності відповідає вашим потребам конфіденційності. Автоматичний вихід має бути дезактивований для приватних пристроїв.
Для об’єктових стільникових телефонів має бути активовано автоматичний вихід із системи — це гарантує, що кожен співробітник входить у систему за допомогою власного облікового запису. Для приватних стільникових телефонів його слід дезактивувати, оскільки працівник залишається в системі постійно.
На Android мітки NFC автоматично розпізнаються у фоновому режимі – просто піднесіть смартфон до мітки. У iOS спочатку потрібно відкрити сканер NFC: проведіть пальцем справа наліво. Камера QR-коду відкривається проведенням зліва направо.
Подробиці: Керуйте пристроями
7. Створіть і додайте QR-код для запису часу
Запис часу за допомогою QR-коду є основною функцією LiteLog у прибиранні. Кожен об’єкт автоматично отримує QR-код, який доступний у налаштуваннях об’єкта.
Як застосувати QR-код:
- Завантажте QR-код з порталу та роздрукуйте його
- Прикріпіть до входу в територію або до фіксованої точки в будівлі (наприклад, матеріальна кімната, кімната з миючими засобами)
- Ламінуйте або покладіть у чохол, щоб захистити код від погодних умов і зносу
QR-код має висіти там, де прибиральники заходять у помешкання — фіксоване розташування забезпечує постійну реєстрацію. Якщо є кілька входів, той самий QR-код можна роздрукувати кілька разів.
Подробиці: Налаштування відстеження часу та реєстрації
8. Налаштуйте правила обліку часу
Правила встановлюються для кожного об’єкта або глобально для всієї організації:
- Автоматичні перерви: Після певного періоду роботи перерва автоматично вираховується (наприклад, 30 хвилин після 6 годин)
- Логіка зміни: Визначте час зміни (наприклад, рання зміна з 6:00 до 14:00), призначення виконується автоматично
- Мінімальний і максимальний час: Встановлюється на операцію або на день, відхилення позначаються автоматично
Подробиці: Налаштування відстеження часу та реєстрації
9. Налаштувати контроль відвідуваності (опціонально)
Окрім реєстрації часу, ви можете автоматично перевіряти, чи вчасно прибуває ваш персонал з прибирання. Створіть за замовчуванням для кожного об’єкта з графіком роботи (наприклад, Пн-Пт, 8:00 – 16:00), вимогами (наприклад, «принаймні 2 входи») і каналами сповіщень. Якщо о 8:30 ніхто не зареєструвався, ви отримаєте сповіщення автоматично.
Система автоматично оцінює кожну зміну як Успішну або Не виконану.
Подробиці: Контроль відвідуваності, Створити за замовчуванням
10. Документи на власність
На порталі ви можете Завантажувати документи на об’єкт у налаштуваннях об’єкта – напр. B. PDF-файли або зображення. Співробітники бачать ці документи безпосередньо в додатку. Типовим вмістом є плани очищення, робочі інструкції, ключові протоколи або списки контактів.
Подробиці: Об'єктні документи
11. Налаштуйте тури (необов’язково)
Для більших об’єктів або сходових кліток можна встановити екскурсії з контрольними точками. Це гарантує, що прибиральники фактично перевірили всі зони.
Контрольні пункти із завданнями
До кожної контрольної точки можна прикріпити завдання, які працівник повинен виконати на місці — напр. наприклад «протерти сходи», «спорожнити смітник» або «перевірити вікна». Завдання з'явиться під час сканування КПП і потребує підтвердження.
QR-коди та теги NFC
Контрольні точки прив’язані до QR-кодів або тегів NFC. Ви створюєте QR-коди на порталі, NFC-теги прив’язуються через додаток.
Технологія NFC значно гірше працює на металевих поверхнях. Використовуйте спеціальні металеві бирки або прикріплюйте бирки до неметалевих поверхонь.
Безкоштовні тури та шаблони
- Безкоштовні прогулянки: Співробітники сканують контрольно-пропускні пункти в будь-якому порядку
- Шаблони турів: Укажіть на порталі, які контрольні точки потрібно сканувати, коли, як часто та в якому порядку
Подробиці: Створіть тур, Керуйте контрольно-пропускними пунктами
12. Звіти
Співробітники можуть задокументувати відхилення безпосередньо на місці за допомогою програми – за допомогою фотографій, місцезнаходження GPS і призначення контрольних точок. Відповідальні люди сповіщені автоматично. Також працює в автономному режимі.
Подробиці: Повідомлення
13. Оцініть дані
Ви можете оцінити записаний час, повідомлення та тури різними способами:
- Мобільний додаток — переглядайте історію розгортання та звіти безпосередньо на своєму смартфоні
- Веб-портал — централізовано фільтруйте та оцінюйте всі дані в розділі «Дані та звіти».
- Завантажити — завантажте оцінки у форматі PDF або CSV
- Автоматичне надсилання — періодично надсилайте звіти клієнтам електронною поштою
- Доступ для клієнтів - налаштуйте власний логін для клієнтів, який вони зможуть використовувати для перегляду звітів і доказів ефективності самостійно
Подробиці: Дані та звіти, Автоматична доставка, Доступ клієнтів
Контрольний список: налаштування завершено?
- Обліковий запис створено та розпочато тестову фазу
- Створено клієнтів (клієнтів).
- Об’єкти, створені та призначені клієнтам
- Створено співробітників (окремо або через імпорт CSV)
- Додаток встановлено та вхід перевірено
- QR-код для обліку часу роздрукований і прикріплений до об'єкта
- Налаштовано правила запису часу (перерви, зміни, мінімальний час).
- Тестовий запуск: працівник реєструється та виїжджає з помешкання за допомогою програми
- Додатково: контрольно-пропускні пункти та налаштування турів
Передайте разом
- Роздрукуйте Інструкція для управителів майна для ваших менеджерів
- Передайте Інструкція для прибиральниць своїм співробітникам