Меблі
Ці інструкції призначені для керівництва, операційних менеджерів і адміністраторів, які налаштовують LiteLog як систему контролю охорони для своєї служби безпеки.
1. Створіть обліковий запис і почніть негайно
Зареєструйтесь на portal.litelog.de/signup. Немає жодних витрат на налаштування — ви можете негайно почати з 14-денної безкоштовної пробної версії та використовувати всі функції без обмежень.
У помічнику з адаптації виберіть галузь «Послуги безпеки» та безпосередньо створіть свого першого клієнта та свій перший об’єкт.
Подробиці: реєстрація, Онбордінг
2. Створіть клієнта
Створіть своїх клієнтів як клієнтів - таким чином об'єкти, звіти та квитанції можуть призначатися автоматично. Крім того, ви можете налаштувати власний доступ клієнтів, який вони зможуть використовувати для перегляду звітів і сповіщень.
Подробиці: Керуйте клієнтами, Доступ клієнтів
3. Створити об'єкт
Кожен об'єкт спостереження відображається як окреме місце в LiteLog. Екскурсії, звіти та час записуються окремо для кожного об’єкта.
Подробиці: Керувати об'єктами
4. Створіть співробітників і призначте доступ
Створіть своїх співробітників охоронців, менеджерів з нерухомості та операційних менеджерів. Усе, що вам потрібно створити, це Ім’я — адреса електронної пошти необов’язкова.
Кілька співробітників одночасно? Імпортуйте свій список співробітників за допомогою файлу CSV замість того, щоб створювати кожного окремо.
Подробиці: Керувати обліковими записами, Імпорт CSV, Ролі та права
Варіанти реєстрації
Співробітники можуть входити різними способами:
| Доступ | метод |
|---|---|
| Веб-портал | Ім'я користувача та пароль |
| Мобільний додаток | QR-код, ім'я користувача + пароль або чіп NFC |
:::tip QR-Code und NFC bevorzugen Вхід за допомогою QR-коду або чіпа NFC особливо практичний у службах безпеки – вашим співробітникам не потрібно запам’ятовувати пароль, і ви уникаєте запитів «забули пароль». :::
5. Завантажте додаток
Ваші співробітники встановлюють програму LiteLog з App Store (iOS) або Google Play Store (Android).
Передайте Інструкція для охоронців своїм співробітникам – тут простою мовою пояснюється налаштування програми, екскурсії та запис часу.
Подробиці: Мобільний додаток
6. Пристрої
Можна використовувати як корпоративні мобільні телефони, так і приватні смартфони. Зверніть увагу, що для приватних пристроїв може знадобитися деактивувати відображення поточного місцезнаходження на порталі.
Мобільний телефон компанії в готелі
Якщо мобільний телефон компанії залишається постійно приєднаним до об’єкта, ви можете встановити його як стільниковий телефон об’єкта на порталі в розділі Налаштування → Пристрої. Це означає, що всі співробітники, які входять в систему через цей пристрій, автоматично мають доступ лише до цього одного об’єкта. Це запобігає помилковій реєстрації та полегшує використання для працівників.
Персональні мобільні телефони
На приватних пристроях співробітники входять у систему за допомогою власного смартфона та самостійно вибирають об’єкт. Переконайтеся, що передача даних про місцезнаходження в налаштуваннях власності відповідає вашим потребам конфіденційності. Автоматичний вихід має бути дезактивований для приватних пристроїв.
:::tip Automatisches Ausloggen Для власних стільникових телефонів має бути активовано автоматичний вихід із системи - це гарантує, що кожен працівник входить до системи за допомогою власного облікового запису, а тури не записуються під фальшивим іменем. Для приватних стільникових телефонів його слід дезактивувати, оскільки працівник залишається в системі постійно. :::
:::info NFC-Scan: iOS vs. Android На Android мітки NFC автоматично розпізнаються у фоновому режимі – просто піднесіть смартфон до мітки. У iOS спочатку потрібно відкрити сканер NFC: проведіть пальцем справа наліво. Камера QR-коду відкривається проведенням зліва направо. :::
:::tip NFC-Chips oder QR-Codes als Login-Methode bei Firmenhandys Якщо кілька співробітників користуються одним мобільним телефоном компанії, ми рекомендуємо використовувати чипи NFC або персональні QR-коди як спосіб входу. Кожен співробітник просто прикладає свій NFC-чіп до пристрою або сканує свій QR-код — додаток розпізнає співробітника та негайно перемикається на правильний обліковий запис. Це усуває потребу вручну виходити та входити в систему, а зміна зміни займає лише секунду. :::
Подробиці: Керуйте пристроями
7. Створення та підключення контрольних точок
Контрольно-пропускні пункти – це контрольно-пропускні пункти, які ваші охоронці сканують під час екскурсії. Кожна контрольна точка пов’язана з міткою NFC або QR-кодом.
Створіть контрольну точку — портал або додаток
Ви можете створити контрольні точки на веб-порталі або в мобільному додатку – обидва способи синхронізуються автоматично. Для кожної контрольної точки ви вводите назву, тип (контрольна точка для екскурсій або робочий час для запису часу) і, за бажанням, примітки.
QR-коди (генерувати на порталі)
QR-коди створюються лише на порталі - там ви можете завантажити та роздрукувати окремі коди або кілька QR-кодів на одній сторінці друку (макет сітки). Це дозволяє підготувати багато контрольних точок одночасно під час початкового налаштування об’єкта.
Теги NFC (описати в додатку)
Теги NFC описані лише в мобільному додатку. Відкрийте в додатку розділ «Контрольні точки», створіть точку та піднесіть NFC-мітку до смартфону — програма записує унікальний ідентифікатор чіпа та пов’язує тег із контрольною точкою.
:::warning NFC-Tags nicht auf Metall kleben Технологія NFC значно гірше працює на металевих поверхнях. Використовуйте спеціальні металеві бирки або прикріплюйте бирки до неметалевих поверхонь (наприклад, пластику, дерева, стіни). :::
Фото на КПП (за бажанням)
Ви можете зберігати фото для кожної контрольної точки (PNG/JPG, макс. 1 МБ) — напр. Б. від дверей, наклейки на етикетці або сходів. Співробітники бачать фотографію в додатку та можуть одразу побачити, чи вони перебувають у правильному місці під час огляду. Завантаження фото працює як на порталі, так і в мобільному додатку.
Розташування на карті (необов'язково)
Ви можете призначити кожній контрольній точці розташування на карті — безпосередньо на порталі за допомогою засобу вибору карти або в додатку за допомогою «Поточного розташування». Співробітники бачать усі контрольні точки як шпильки на карті в додатку – це означає, що кожну точку можна надійно знайти, особливо на великих об’єктах (склади, лікарні, бізнес-парки).
Теги NFC чи QR-коди?
| критерій | тег NFC | QR код |
|---|---|---|
| Вартість | від прибл. 1,50 € / шт | безкоштовно (роздрукувати самостійно) |
| довговічність | дуже високий (захищений від погодних умов) | середній (рекомендовано ламінування) |
| маніпуляції | важко копіювати | можна фотографувати |
| установка | прилипати | приклеїти/повісити |
| Створити | через додаток | через портал |
:::tip Empfehlung für Sicherheitsdienste Мітки NFC є кращим вибором для безпеки — вони більш захищені від несанкціонованого доступу та потребують фізичної близькості до контрольно-пропускного пункту. QR-коди підходять як доповнення або для тимчасових місць. :::
Подробиці: Керуйте контрольно-пропускними пунктами, Сканування тегів NFC
8. Документи на власність
На порталі ви можете Завантажувати документи на об’єкт у налаштуваннях об’єкта – напр. B. PDF-файли або зображення. Співробітники бачать ці документи безпосередньо в додатку. Типовим вмістом є номери екстрених служб, карти сайтів, інструкції з обслуговування або ключові протоколи.
Подробиці: Об'єктні документи
9. Організуйте тури
LiteLog пропонує два типи турів:
Безкоштовні екскурсії
Щойно контрольно-пропускні пункти прив’язані до об’єкта, співробітники можуть миттєво розпочати безкоштовну екскурсію — безпосередньо через додаток, без додаткового налаштування. Вони сканують потрібні контрольні точки в довільному порядку.
Шаблони турів
Для регулярних запланованих турів створіть шаблони турів на порталі. Це дозволяє визначити, які контрольні точки необхідно сканувати, коли, як часто та в якому порядку.
Подробиці: Створіть тур, Екскурсії по об'єкту
10. Звіти
Співробітники можуть задокументувати відхилення безпосередньо на місці за допомогою програми – за допомогою фотографій, місцезнаходження GPS і призначення контрольних точок. Відповідальні люди сповіщені автоматично. Також працює в автономному режимі.
Подробиці: Повідомлення
11. Оцініть дані
Ви можете оцінити записані тури, повідомлення та час різними способами:
- Мобільний додаток — переглядайте історію турів і повідомлення прямо на своєму смартфоні
- Веб-портал — централізовано фільтруйте та оцінюйте всі дані в розділі «Дані та звіти».
- Завантажити — завантажте оцінки у форматі PDF або CSV
- Автоматичне надсилання — періодично надсилайте звіти клієнтам електронною поштою
- Доступ клієнтів — налаштуйте власний логін для клієнтів, який вони зможуть використовувати для самостійного перегляду звітів і повідомлень
Подробиці: Дані та звіти, Автоматична доставка, Доступ клієнтів
12. Налаштуйте відлік часу (необов'язково)
Окрім екскурсій, LiteLog також може записувати час зміни ваших охоронців. За замовчуванням встановлено запис часу через QR-код. Завантажити та роздрукувати QR-код для обліку часу можна на порталі в налаштуваннях об’єкта – напр. Б. для караульного приміщення.
:::tip Rundgang und Zeiterfassung trennen Контрольні точки для турів і QR-код для обліку часу – це окремі функції. QR-код для запису часу використовується лише для реєстрації/виїзду зміни, а не для контролю туру. :::
Подробиці: Налаштування відстеження часу та реєстрації
Налаштувати контроль відвідуваності (опціонально)
Крім обліку часу, ви можете автоматично перевіряти, чи вчасно приходять ваші охоронці на зміну. Для цього створіть рецепт із часом зміни, вимогами (наприклад, «принаймні 1 вхід») і каналами сповіщень. Система автоматично оцінює кожну зміну як Успішну або Невдалу та сповіщає вас про будь-які відхилення — за допомогою push-повідомлень, електронної пошти, SMS або автоматичного дзвінка.
Подробиці: Контроль відвідуваності, Створити за замовчуванням
Контрольний список: налаштування завершено?
- Обліковий запис створено та розпочато тестову фазу
- Створено клієнтів (клієнтів).
- Об’єкти, створені та призначені клієнтам
- Створено співробітників (окремо або через імпорт CSV)
- Додаток встановлено та вхід перевірено
- Створено контрольні точки та додано теги NFC/QR-коди
- Проведено перший тур (безкоштовно або за шаблоном)
- Оцінку даних і відправку звіту перевірено
Передайте разом
- Роздрукуйте Інструкція для управителів майна для ваших менеджерів
- Передайте Інструкція для охоронців своїм співробітникам