Ведіть цифрову сторожову книгу
Ці інструкції показують службам безпеки, як вести цифрову сторожову книгу за допомогою LiteLog: від власного шаблону сторожової книги до пов’язування її з переходом до оцінки та підтвердження для клієнта.
1. Що таке сторожова книга в LiteLog?
LiteLog не має окремої «сторінки сторожової книги» — сторожова книга все одно створюється зі свідчень, які записують ваші співробітники. Ядром є область Звіти: об’єднаний список звітів (інцидентів) і заповнених форм. Також є свідчення екскурсії:
| Класична сторожова книжка | У LiteLog |
|---|---|
| Змінний звіт, протокол прийому-передачі | Заповнена форма в області Звіти |
| Особливі випадки | звіт із фотографіями, категорією та ступенем серйозності |
| Підтвердження туру | Журнали туру на Завдання та екскурсії |
| Хронологічний журнал | курс — усі події та сканування в порядку часу |
Подані звіти не можуть бути змінені згодом - кожен запис має позначку часу та призначення користувача, тому їх можна використовувати як доказ.
2. Створіть власний шаблон сторожової книги
Ви самі розробляєте форму вашої сторожової книжки - як шаблон форми на Параметри → Шаблони форм. Редактор форм пропонує модульну систему з усіма типами полів; Крім того, опишіть потрібну форму своїми словами (чернетка штучного інтелекту), імпортуйте існуючу паперову сторожову книгу як PDF або візьміть готовий шаблон безпеки з бібліотеки.
Приклад: шаблон «Звіт про зміну / протокол прийому-передачі».
| Поле | Тип поля | Ставлення |
|---|---|---|
| Дані зсуву | Розділ | — |
| Початок / кінець зміни | Дата/час | Обов'язкове поле |
| Особливі випадки | Довгий текст | необов'язковий |
| Усі ключі готові? | OK/Недолік | Обов'язкове фото на випадок «нестачі» |
| Сигналізація включена? | так ні | Обов'язкове поле |
| Фото охоронне приміщення / стан здавання | фото | необов'язковий |
| Працівник здає підпис | Підпис | Обов'язкове поле |
Обов’язкові поля вимагають повного введення: Звіт можна подати лише після заповнення всіх обов’язкових полів. У полях «OK/Defective» ви можете вказати вимогу до фотографії у випадку дефекту, щоб кожен задокументований дефект автоматично супроводжувався фотодоказом.
3. Пара до шару
Щоб запис сторожової книги належав до зміни, зв’яжіть шаблон із записом часу: у Редактор форм в розділі «Використання» виберіть опцію Запис часу (початок/кінець зміни) і вкажіть, чи пропонується форма під час зарахування часу (початок зміни), під час завершення часу (кінець зміни) або в обидва моменти. За бажанням можна обмежити шаблон певними об’єктами.
Потім вашим співробітникам буде запропоновано форму безпосередньо в додатку, коли вони надсилатимуть свої Рекордний час зміни - звіт про зміну знаходиться саме там, де зміна починається та закінчується.
Рецепт: примусовий запис на зміну
Форма зміни є пропозицією - якщо ви хочете зробити запис обов'язковим, об'єднайте два будівельних блоки:
- Повторюване завдання з обов’язковою формою — Створіть завдання (наприклад, «Змінний звіт про нічну зміну»), введіть шаблон сторожової книжки в поле Форма та встановіть правило повторення, яке відповідає ритму зміни. Завдання вважається виконаним лише після заповнення та відправлення форми.
- Ескалація у випадку збою — Створіть правило в Автоматичний із тригером «Завдання прострочено». Якщо звіт про зміну не отримано, операційний менеджер автоматично сповіщається - через push, електронну пошту або SMS.
Це створює повну сторожову книгу: кожна зміна має своє звітне завдання, а відсутні записи помічаються відразу, а не під час наступної перевірки.
4. Заповніть додаток
Ваші співробітники заповнюють сторожову книгу в Програма LiteLog - безпосередньо на території помешкання, з фотографіями та підписом на смартфоні. Це працює навіть без підключення до Інтернету: записи записуються в режимі офлайн і автоматично синхронізуються, щойно пристрій знову підключається до Інтернету - наприклад, на підземних автостоянках, у підвалах або у віддалених приміщеннях.
Звіт не потрібно завершувати за один раз: збережений як чернетка, він з’являється в списку звітів і може бути продовжений пізніше. Крім того, доступний Заповнити на порталі - напр. для караульного приміщення ПК.
5. Оцініть і доведіть
Усі подані записи в сторожовій книзі потрапляють у зону Звіти. Для оцінки та підтвердження доступне наступне:
- Фільтр - за допомогою фільтра Шаблон можна переглядати лише звіти про зміну; використовуючи Об’єкт і Період, ви можете звузити коло, наприклад, до об’єкта безпеки та розрахункового місяця.
- Один PDF — кожен звіт можна експортувати з детального перегляду як PDF, включаючи фотографії та підпис.
- Доставка електронною поштою — Ви можете відправляти звіти безпосередньо клієнту електронною поштою; з автоматична доставка також періодично, напр. щотижня. Ви можете створювати колективні оцінки за посиланням Експорт і доставка.
- Доступ клієнта — налаштуйте власний доступ, щоб ваш клієнт міг самостійно переглядати звіти про свої властивості — вам не потрібно нічого надсилати.
Добре знати
:::tip Hinweis
- Подані звіти не можна змінити – ви документуєте виправлення в новому звіті, оригінал залишається недоторканим.
- Форми з полями «OK/дефіцит» можуть автоматично активувати тригер «виявлено недолік» – недолік у звіті про зміну автоматично стає сповіщенням або подальшим завданням.
- Найкраще продовжувати чернетки з фотографіями чи підписами на тому самому пристрої – відповіді застосовуються на різних пристроях, а медіа-вкладення – ні. :::
Часті запитання щодо цифрової сторожової книги
Чи замінює LiteLog повністю рукописну сторожову книгу? так Звіти, звіти про зміну, протоколи прийому-передачі та записи про тури записуються в цифровому вигляді, мають позначку часу та призначення користувача та не можуть бути змінені згодом.
Чи можу я використати наявну форму сторожової книжки? так Імпортуйте свою паперову форму як PDF у редактор форм – поля будуть розпізнані автоматично. Крім того, опишіть потрібну форму своїми словами та дозвольте ШІ створити чернетку.
Як переконатися, що кожна зміна має запис? Пов’яжіть шаблон із початком/кінцем зміни та примусово введіть його через повторюване завдання з вимогою до форми та правилом «завдання прострочено» в автоматичній системі (див. Рецепт вище).
Чи працює сторожова книга без інтернету? так Програма записує записи в автономному режимі та автоматично синхронізує їх, щойно з’єднання знову встановлюється.
Дозволи
:::info Berechtigung Для заповнення сторожової книжки вашим співробітникам потрібна авторизація Заповнювати форми (для звітів: Створювати звіти), для оцінки потрібно Перегляд форм або Перегляд повідомлень. Шаблони редагують, кому дозволено створювати/редагувати форми. Зверніться до адміністратора, якщо у вас немає доступу. :::