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Abwesenheiten & Krankmeldungen

Unter Zeit → Abwesenheiten laufen alle Abwesenheits-Meldungen Ihres Teams zusammen: Krankmeldungen, die Mitarbeiter selbst über die LiteLog-App absenden, und Abwesenheiten, die Sie als Verantwortlicher im Portal erfassen (z. B. Urlaub). Hier entscheiden Sie über offene Meldungen — und sehen dabei sofort, welche geplanten Einsätze betroffen sind.

So kommen Meldungen herein​

Selbstmeldung aus der App​

Mitarbeiter melden sich selbst krank über Mehr → Persönlich → „Krank melden" oder über die Schnellaktion im Dashboard-Widget „Mein Einsatz heute". Die Meldung enthält Typ (Krank / Kind krank), Zeitraum und optional eine Notiz — und erscheint sofort im Tab Ausstehend dieser Seite, gekennzeichnet als Selbstmeldung. Details: Mein Einsatz & Krank melden (App).

Erfassung im Portal​

Über den Button „Abwesenheit erfassen" legen Sie eine Abwesenheit für eine Person an: Person wählen, Typ (z. B. Krank, Urlaub), Zeitraum und optionale Notiz. Derselbe Dialog ist auch direkt aus der Planung erreichbar. Solche Einträge tragen das Kennzeichen Manager-Erfassung.

Die Liste​

Die Seite gliedert sich in Status-Tabs:

TabInhalt
AusstehendOffene Meldungen, die auf eine Entscheidung warten
GenehmigtBestätigte Abwesenheiten — hier steht auch „Verlängern" zur Verfügung
AbgelehntAbgelehnte Meldungen
AlleAlles zusammen

Zusätzlich filtern Sie nach Person und Zeitraum. Jede Zeile zeigt Zeitraum, Anzahl der Tage, Typ, Status, Herkunft (Selbstmeldung / Manager-Erfassung) und Erstellungszeitpunkt.

Meldung entscheiden​

Der Button „Entscheiden" an einer offenen Meldung öffnet den Entscheidungs-Dialog:

  1. Betroffene Einsätze prüfen — der Dialog listet alle geplanten Einsätze der Person im Meldungs-Zeitraum (Datum, Objekt, Schicht, Zeit). So sehen Sie vor der Entscheidung, wo eine Lücke entsteht.
  2. Genehmigen oder Ablehnen.
  3. Beim Genehmigen wählen Sie per Häkchen „Besetzung ab heute entfernen (Einsätze werden unbesetzt)", ob die Person aus den betroffenen Einsätzen genommen wird. Vergangene Tage bleiben unberührt.
  4. Nach der Genehmigung mit entfernter Besetzung bietet der Dialog „Jetzt neu besetzen" an — ein Klick öffnet die Planung direkt mit dem Filter „Nur unbesetzte Schichten" im betroffenen Zeitraum, sodass Sie die Lücken sofort schließen können.

Abwesenheit verlängern​

Bleibt jemand länger krank, nutzen Sie „Verlängern" an der genehmigten Meldung. Die Verlängerung wird als eigene Meldung angelegt und durchläuft eine eigene Genehmigung.

Datenschutz: Wer sieht den Typ?​

Der Abwesenheits-Typ (z. B. „Krank") ist ein Gesundheitsdatum. LiteLog liefert ihn deshalb nur an Berechtigte aus:

  • Genehmiger (Berechtigung Zeiterfassung bearbeiten) sehen Typ und Notiz — und zwar nur für Personen, die einem ihrer zugänglichen Objekte zugeordnet sind. Für Personen außerhalb des eigenen Bereichs erscheint auch in der Genehmiger-Liste nur „Abwesend".
  • Die betroffene Person selbst sieht ihre eigenen Meldungen immer vollständig.
  • Alle anderen — etwa Kollegen mit reinem Leserecht oder im Einsatz-Kalender einer Person — sehen nur ein neutrales „Abwesend".

Entscheiden (Genehmigen/Ablehnen) ist bewusst nicht auf den eigenen Objektbereich begrenzt: Jede Person mit der Berechtigung Zeiterfassung bearbeiten kann jede Meldung des Kontos entscheiden — so bleibt niemand blockiert, wenn der zuständige Objektleiter fehlt. Die eigene Meldung kann man nie selbst entscheiden.

Auch die Kalender im Portal (Planung, Mitarbeiter-Tab „Einsätze") zeigen genehmigte Abwesenheiten nur als neutrale „Abwesend"-Bänder.

Automatisch benachrichtigen​

Für Abwesenheiten liefert LiteLog zwei Automatisierungs-Regeln mit, die standardmäßig aktiv sind und sich unter Automatik anpassen oder abschalten lassen:

  • Krankmeldung eingegangen — informiert die Verantwortlichen, sobald eine neue Meldung eintrifft.
  • Krankmeldung entschieden — informiert die betroffene Person (Empfängerart „Person aus dem Ereignis") über Genehmigung oder Ablehnung.

Berechtigungen​

AktionBerechtigung
Abwesenheiten ansehenZeiterfassung anzeigen (Typ erscheint als „Abwesend")
Abwesenheit erfassen / entscheiden / verlängernZeiterfassung bearbeiten (Typ sichtbar)
Sich selbst krank melden (App)Keine besondere Berechtigung — jeder angemeldete Mitarbeiter

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