Abwesenheiten & Krankmeldungen

Unter Zeit → Planen → Abwesenheiten laufen alle Abwesenheits-Meldungen Ihres Teams zusammen: Krankmeldungen, die Mitarbeiter selbst über die LiteLog-App absenden, und Abwesenheiten, die Sie als Verantwortlicher im Portal erfassen (z. B. Urlaub). Hier entscheiden Sie über offene Meldungen — und sehen dabei sofort, welche geplanten Einsätze betroffen sind.

So kommen Meldungen herein

Selbstmeldung aus der App

Mitarbeiter melden sich selbst über Mehr → „Abwesenheit melden" oder über die Schnellaktion im Dashboard-Widget „Mein Einsatz heute". Die Meldung enthält Typ (Krank, Kind krank oder Urlaub als Antrag), Zeitraum und optional eine Notiz — und erscheint sofort im Tab Ausstehend dieser Seite, gekennzeichnet als Selbstmeldung. Solange eine Meldung wartet, kann die Person sie in der App selbst zurückziehen (Status Zurückgezogen, keine Entscheidung mehr nötig). Weitere Typen wie Sonderurlaub oder Freizeitausgleich erfassen Sie im Portal. Details: Mein Einsatz & Abwesenheit melden (App).

Erfassung im Portal

Über den Button „Abwesenheit erfassen" legen Sie eine Abwesenheit für eine Person an: Person wählen, Typ (z. B. Krank, Urlaub), Zeitraum und optionale Notiz. Derselbe Dialog ist auch direkt aus der Planung erreichbar. Solche Einträge tragen das Kennzeichen Manager-Erfassung. Eine Meldung umfasst höchstens 366 Tage; eine längere Abwesenheit erfassen Sie als Folgemeldung (Verlängerung der genehmigten Vor-Meldung).

Sich selbst melden im Portal

Wer die Seite sehen darf, aber kein Bearbeiten-Recht hat, bekommt hinter „Abwesenheit erfassen" dieselben Felder als eigene Meldung — ohne Personenwahl: Typ (Krank, Kind krank oder Urlaub), Zeitraum, optionale Notiz. Beim Urlaub zeigt der Dialog den eigenen Saldo, sofern ein Anspruch gepflegt ist. Die Meldung erscheint als Selbstmeldung im Tab Ausstehend, lässt sich dort mit „Zurückziehen" zurücknehmen und wird von einer anderen Person entschieden (Vier-Augen-Prinzip). Für die eigene Meldung gelten dieselben Grenzen wie in der App: Krank und Kind krank höchstens 31 Tage je Meldung (eine Verlängerung als neue Meldung), Urlaub höchstens 366 Tage.

Die Liste

Die Seite gliedert sich in Status-Tabs:

Zusätzlich filtern Sie nach Person und Zeitraum. Jede Zeile zeigt Zeitraum, Anzahl der Tage, Typ, Status, Herkunft (Selbstmeldung / Manager-Erfassung) und Erstellungszeitpunkt.

Im Tab Ausstehend stehen die ältesten Meldungen oben. Wartet eine Meldung länger als sieben Tage, trägt sie die rote Markierung „seit X Tagen offen" — damit bleibt nichts unbemerkt liegen.

Meldung entscheiden

Der Button „Entscheiden" an einer offenen Meldung öffnet den Entscheidungs-Dialog:

1. Betroffene Einsätze prüfen — der Dialog listet alle geplanten Einsätze der Person im Meldungs-Zeitraum (Datum, Objekt, Schicht, Zeit). So sehen Sie vor der Entscheidung, wo eine Lücke entsteht.
2. Genehmigen oder Ablehnen.
3. Beim Genehmigen wählen Sie per Häkchen „Besetzung ab heute entfernen (Einsätze werden unbesetzt)", ob die Person aus den betroffenen Einsätzen genommen wird. Vergangene Tage bleiben unberührt.

Überschneidet sich die Meldung mit einer bereits genehmigten Abwesenheit derselben Person, lässt sich nicht genehmigen: der Dialog nennt Art und Zeitraum der anderen Abwesenheit. Lehnen Sie dann eine der beiden ab oder kürzen Sie den Zeitraum. Offene Anträge blockieren nicht. 4. Nach der Genehmigung mit entfernter Besetzung bietet der Dialog „Jetzt neu besetzen" an — ein Klick öffnet Zeit → Planen → Schichten direkt mit dem Filter „Nur unbesetzte Aufträge" im betroffenen Zeitraum, sodass Sie die Lücken sofort schließen können.

Abwesenheit verlängern

Bleibt jemand länger krank, nutzen Sie „Verlängern" an der genehmigten Meldung. Die Verlängerung wird als eigene Meldung angelegt und durchläuft eine eigene Genehmigung.

Abwesenheitstage je Person

Im Mitarbeiter-Profil unter Abwesenheiten steht unter dem Urlaubskonto die Karte Abwesenheitstage {Jahr}; sie zeigt je Art die Werktage des Kalenderjahrs, Krankheit zuerst, offene Meldungen als Marke „n offen“, mit Jahr-Umschalter über den Karten. Dieselben Zahlen stehen als Kacheln Urlaub und Krankheit im Tab Übersicht der Person (siehe Mitarbeiter-Detailseite). Beides setzt die Berechtigung Zeiterfassung bearbeiten voraus, weil die Art der Abwesenheit ein Gesundheitsdatum ist.

Urlaubs-Anspruch & Saldo

Für den Typ Urlaub führt LiteLog je Person und Jahr einen Urlaubs-Saldo — sofern ein Anspruch gepflegt ist:

1. Urlaubskonto pflegen und lesen — Auf der Mitarbeiter-Detailseite, Tab „Abwesenheiten", zeigt die Karte Urlaubskonto {Jahr} den Rest groß sowie Anspruch, Übertrag aus Vorjahr, Genommen und Beantragt. Felder, Formel und Regeln: Urlaubskonto.
2. Saldo im Genehmigen-Dialog — Entscheiden Sie einen Urlaubs-Antrag, zeigt der Dialog die Saldo-Zeile: „X von Y Urlaubstagen genommen · dieser Antrag: Z Werktage · Rest danach: R". Bei jahresübergreifenden Anträgen erscheint eine Zeile je Jahr. Dieselbe Rechnung sieht die Person in der App beim Urlaubsantrag („Urlaub 2026: R von Y Tagen frei · P beantragt").
3. Überziehungs-Warnung — Würde der Antrag den Anspruch überschreiten, wechselt der Hinweis auf einen Warn-Ton. Die Genehmigung wird dadurch nicht blockiert — Sie entscheiden frei.

Datenschutz: Wer sieht den Typ?

Der Abwesenheits-Typ (z. B. „Krank") ist ein Gesundheitsdatum. LiteLog liefert ihn deshalb nur an Berechtigte aus:

• Genehmiger (Berechtigung Zeiterfassung bearbeiten) sehen Typ und Notiz — und zwar nur für Personen, die einem ihrer zugänglichen Objekte zugeordnet sind. Für Personen außerhalb des eigenen Bereichs erscheint auch in der Genehmiger-Liste nur „Abwesend".
• Die betroffene Person selbst sieht ihre eigenen Meldungen immer vollständig.
• Alle anderen — etwa Kollegen mit reinem Leserecht oder im Einsatz-Kalender einer Person — sehen nur ein neutrales „Abwesend".

Entscheiden (Genehmigen/Ablehnen) ist bewusst nicht auf den eigenen Objektbereich begrenzt: Jede Person mit der Berechtigung Zeiterfassung bearbeiten kann jede Meldung des Kontos entscheiden — so bleibt niemand blockiert, wenn der zuständige Objektleiter fehlt. Die eigene Meldung kann man nie selbst entscheiden.

Auch die Kalender im Portal (Planung, Mitarbeiter-Tab „Einsätze") zeigen genehmigte Abwesenheiten nur als neutrale „Abwesend"-Bänder.

Automatisch benachrichtigen

Für Abwesenheiten liefert LiteLog zwei Automatisierungs-Regeln mit, die standardmäßig aktiv sind und sich unter Automatik anpassen oder abschalten lassen:

• Krankmeldung eingegangen — informiert die Entscheider der Person, sobald eine neue Meldung eintrifft: die Personen, die die Meldung entscheiden dürfen (Berechtigung „Zeiterfassung bearbeiten" oder Administrator) und für alle Objekte oder ein Objekt der Person zuständig sind; findet sich niemand, geht die Nachricht an die Rolle „Erstadmin". Der Standardtext nennt Person und Zeitraum („{Mitarbeiter} hat eine Abwesenheit für {Zeitraum} gemeldet"), nie den Typ.
• Krankmeldung entschieden — informiert die betroffene Person (Empfängerart „Person aus dem Ereignis") über Genehmigung oder Ablehnung; der Standardtext nennt Zeitraum, Ergebnis und die Begründung ({Zeitraum}, {Status}, {Grund}).

Beide Texte lassen sich unter Automatik anpassen; als Platzhalter stehen {Mitarbeiter}, {Zeitraum}, {Von}, {Bis} und bei der Entscheidung zusätzlich {Status}, {Grund} und {Entschieden von} bereit. Zieht die Person ihre offene Meldung zurück, verschwindet sie aus dem Tab Ausstehend und der Auslöser „Krankmeldung zurückgezogen" feuert — standardmäßig ohne Regel. Wer den Rückzug bemerken will, legt unter Automatik eine Regel mit der Empfängerart „Entscheider der Abwesenheit" an; Platzhalter sind dieselben wie beim Eingang ({Mitarbeiter}, {Zeitraum}, {Von}, {Bis}).

Berechtigungen

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