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Abwesenheiten & Krankmeldungen

Unter Zeit → Planen → Abwesenheiten laufen alle Abwesenheits-Meldungen Ihres Teams zusammen: Krankmeldungen, die Mitarbeiter selbst über die LiteLog-App absenden, und Abwesenheiten, die Sie als Verantwortlicher im Portal erfassen (z. B. Urlaub). Hier entscheiden Sie über offene Meldungen — und sehen dabei sofort, welche geplanten Einsätze betroffen sind.

So kommen Meldungen herein​

Selbstmeldung aus der App​

Mitarbeiter melden sich selbst über Mehr → „Abwesenheit melden" oder über die Schnellaktion im Dashboard-Widget „Mein Einsatz heute". Die Meldung enthält Typ (Krank, Kind krank oder Urlaub als Antrag), Zeitraum und optional eine Notiz — und erscheint sofort im Tab Ausstehend dieser Seite, gekennzeichnet als Selbstmeldung. Solange eine Meldung wartet, kann die Person sie in der App selbst zurückziehen (Status Zurückgezogen, keine Entscheidung mehr nötig). Weitere Typen wie Sonderurlaub oder Freizeitausgleich erfassen Sie im Portal. Details: Mein Einsatz & Abwesenheit melden (App).

Erfassung im Portal​

Über den Button „Abwesenheit erfassen" legen Sie eine Abwesenheit für eine Person an: Person wählen, Typ (z. B. Krank, Urlaub), Zeitraum und optionale Notiz. Derselbe Dialog ist auch direkt aus der Planung erreichbar. Solche Einträge tragen das Kennzeichen Manager-Erfassung.

Sich selbst melden im Portal​

Wer die Seite sehen darf, aber kein Bearbeiten-Recht hat, bekommt hinter „Abwesenheit erfassen" dieselben Felder als eigene Meldung — ohne Personenwahl: Typ (Krank, Kind krank oder Urlaub), Zeitraum, optionale Notiz. Beim Urlaub zeigt der Dialog den eigenen Saldo, sofern ein Anspruch gepflegt ist. Die Meldung erscheint als Selbstmeldung im Tab Ausstehend, lässt sich dort mit „Zurückziehen" zurücknehmen und wird von einer anderen Person entschieden (Vier-Augen-Prinzip).

Die Liste​

Die Seite gliedert sich in Status-Tabs:

TabInhalt
AusstehendOffene Meldungen, die auf eine Entscheidung warten
GenehmigtBestätigte Abwesenheiten — hier steht auch „Verlängern" zur Verfügung
AbgelehntAbgelehnte Meldungen
AlleAlles zusammen

Zusätzlich filtern Sie nach Person und Zeitraum. Jede Zeile zeigt Zeitraum, Anzahl der Tage, Typ, Status, Herkunft (Selbstmeldung / Manager-Erfassung) und Erstellungszeitpunkt.

Im Tab Ausstehend stehen die ältesten Meldungen oben. Wartet eine Meldung länger als sieben Tage, trägt sie die rote Markierung „seit X Tagen offen" — damit bleibt nichts unbemerkt liegen.

Meldung entscheiden​

Der Button „Entscheiden" an einer offenen Meldung öffnet den Entscheidungs-Dialog:

  1. Betroffene Einsätze prüfen — der Dialog listet alle geplanten Einsätze der Person im Meldungs-Zeitraum (Datum, Objekt, Schicht, Zeit). So sehen Sie vor der Entscheidung, wo eine Lücke entsteht.
  2. Genehmigen oder Ablehnen.
  3. Beim Genehmigen wählen Sie per Häkchen „Besetzung ab heute entfernen (Einsätze werden unbesetzt)", ob die Person aus den betroffenen Einsätzen genommen wird. Vergangene Tage bleiben unberührt.
  4. Nach der Genehmigung mit entfernter Besetzung bietet der Dialog „Jetzt neu besetzen" an — ein Klick öffnet Zeit → Planen → Schichten direkt mit dem Filter „Nur unbesetzte Aufträge" im betroffenen Zeitraum, sodass Sie die Lücken sofort schließen können.

Abwesenheit verlängern​

Bleibt jemand länger krank, nutzen Sie „Verlängern" an der genehmigten Meldung. Die Verlängerung wird als eigene Meldung angelegt und durchläuft eine eigene Genehmigung.

Urlaubs-Anspruch & Saldo​

Für den Typ Urlaub führt LiteLog je Person und Jahr einen Urlaubs-Saldo — sofern ein Anspruch gepflegt ist:

  1. Anspruch pflegen — Auf der Mitarbeiter-Detailseite, Tab „Arbeitszeit", zeigt die Karte „Urlaub {Jahr}" den Saldo. Über „Anspruch pflegen" bzw. „Bearbeiten" hinterlegen Sie den Anspruch (Tage) und optional den Übertrag aus dem Vorjahr sowie eine Notiz (z. B. „anteiliger Anspruch ab Eintritt 01.07."). Mit den Pfeilen Vorjahr / Folgejahr wechseln Sie das Jahr; das Folgejahr wird bewusst manuell gepflegt, es gibt keinen Jahreswechsel-Automatismus.
  2. Saldo lesen — Die Karte rechnet aus den Meldungen: Anspruch, Übertrag, Verbraucht (genehmigte Urlaubs-Meldungen), Beantragt (offen) und Rest.
  3. Saldo im Genehmigen-Dialog — Entscheiden Sie einen Urlaubs-Antrag, zeigt der Dialog die Saldo-Zeile: „X von Y Urlaubstagen verbraucht · dieser Antrag: Z Werktage · Rest danach: R". Bei jahresübergreifenden Anträgen erscheint eine Zeile je Jahr. Dieselbe Rechnung sieht die Person in der App beim Urlaubsantrag („Urlaub 2026: R von Y Tagen frei · P beantragt").
  4. Überziehungs-Warnung — Würde der Antrag den Anspruch überschreiten, wechselt der Hinweis auf einen Warn-Ton. Die Genehmigung wird dadurch nicht blockiert — Sie entscheiden frei.

:::info Ohne gepflegten Anspruch kein Saldo Ist für ein Jahr kein Anspruch hinterlegt, zeigt die Karte nur den Leerzustand und der Genehmigen-Dialog keine Saldo-Zeile. Das Feature ist bewusst still — es zwingt niemanden zur Kontingent-Pflege. :::

Datenschutz: Wer sieht den Typ?​

Der Abwesenheits-Typ (z. B. „Krank") ist ein Gesundheitsdatum. LiteLog liefert ihn deshalb nur an Berechtigte aus:

  • Genehmiger (Berechtigung Zeiterfassung bearbeiten) sehen Typ und Notiz — und zwar nur für Personen, die einem ihrer zugänglichen Objekte zugeordnet sind. Für Personen außerhalb des eigenen Bereichs erscheint auch in der Genehmiger-Liste nur „Abwesend".
  • Die betroffene Person selbst sieht ihre eigenen Meldungen immer vollständig.
  • Alle anderen — etwa Kollegen mit reinem Leserecht oder im Einsatz-Kalender einer Person — sehen nur ein neutrales „Abwesend".

Entscheiden (Genehmigen/Ablehnen) ist bewusst nicht auf den eigenen Objektbereich begrenzt: Jede Person mit der Berechtigung Zeiterfassung bearbeiten kann jede Meldung des Kontos entscheiden — so bleibt niemand blockiert, wenn der zuständige Objektleiter fehlt. Die eigene Meldung kann man nie selbst entscheiden.

Auch die Kalender im Portal (Planung, Mitarbeiter-Tab „Einsätze") zeigen genehmigte Abwesenheiten nur als neutrale „Abwesend"-Bänder.

Automatisch benachrichtigen​

Für Abwesenheiten liefert LiteLog zwei Automatisierungs-Regeln mit, die standardmäßig aktiv sind und sich unter Automatik anpassen oder abschalten lassen:

  • Krankmeldung eingegangen — informiert die Entscheider der Person, sobald eine neue Meldung eintrifft: die Personen, die die Meldung entscheiden dürfen (Berechtigung „Zeiterfassung bearbeiten" oder Administrator) und für alle Objekte oder ein Objekt der Person zuständig sind; findet sich niemand, geht die Nachricht an die Rolle „Erstadmin". Der Standardtext nennt Person und Zeitraum („{Mitarbeiter} hat eine Abwesenheit für {Zeitraum} gemeldet"), nie den Typ.
  • Krankmeldung entschieden — informiert die betroffene Person (Empfängerart „Person aus dem Ereignis") über Genehmigung oder Ablehnung; der Standardtext nennt Zeitraum, Ergebnis und die Begründung ({Zeitraum}, {Status}, {Grund}).

Beide Texte lassen sich unter Automatik anpassen; als Platzhalter stehen {Mitarbeiter}, {Zeitraum}, {Von}, {Bis} und bei der Entscheidung zusätzlich {Status}, {Grund} und {Entschieden von} bereit. Zieht die Person ihre offene Meldung zurück, verschwindet sie aus dem Tab Ausstehend und der Auslöser „Krankmeldung zurückgezogen" feuert — standardmäßig ohne Regel. Wer den Rückzug bemerken will, legt unter Automatik eine Regel mit der Empfängerart „Entscheider der Abwesenheit" an; Platzhalter sind dieselben wie beim Eingang ({Mitarbeiter}, {Zeitraum}, {Von}, {Bis}).

Berechtigungen​

AktionBerechtigung
Abwesenheiten ansehenZeiterfassung anzeigen (Typ erscheint als „Abwesend")
Abwesenheit erfassen / entscheiden / verlängernZeiterfassung bearbeiten (Typ sichtbar)
Sich selbst krank melden / Urlaub beantragen / zurückziehen (App)Keine besondere Berechtigung — jeder angemeldete Mitarbeiter
Sich selbst melden / zurückziehen (Portal)Zeiterfassung anzeigen (die Seite muss erreichbar sein)

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