Anleitung für Management
Diese Anleitung richtet sich an General Manager, Operations Manager und Rooms Division, die mit LiteLog den Hotelbetrieb überwachen, auswerten und steuern.
1. Was Sie benötigen
- Zugang zum LiteLog Portal (Web-Browser) mit der Rolle „General Manager" oder „Operations Manager"
- Optional: LiteLog App auf dem Smartphone für mobile Benachrichtigungen
2. Tagesübersicht: Was läuft im Hotel?
Das Portal bietet eine zentrale Übersicht über den aktuellen Betrieb:
- Rundgänge — wurden die geplanten Kontrollrunden durchgeführt?
- Offene Aufgaben — wie viele Aufgaben sind offen, wie viele überfällig?
- Housekeeping-Stand — welche Zimmer-Aufgaben sind erledigt, welche offen? (über den Aufgaben-Status im Workspace Aufgaben)
- Offene Meldungen — welche Meldungen sind neu, welche kritisch?
- Anwesenheit — wer ist aktuell im Dienst? (wenn Zeiterfassung aktiviert)
Die Auswertungen lassen sich auf ausgewählte Objekte einschränken und nach Zeitraum (7/30/90 Tage) filtern.
Details: Dashboard-Übersicht, Anwesenheitsliste
3. Schichtübergabe
Eine eigene Übergabe-Funktion, die alle Vorgänge einer Schicht zu einem Bericht zusammenfasst, gibt es in LiteLog nicht. Was die nächste Schicht wissen muss, sehen Sie an den jeweiligen Stellen:
- Offene und erledigte Aufgaben — im Workspace Aufgaben, z. B. mit dem Zeitfilter "Überfällig"
- Meldungen der Schicht — unter Berichte
- Rundgänge — in der Rundgang-Auswertung des Objekts
- Wer war da — im Schichtprotokoll (Anwesenheitsbewertung)
Für eine echte Übergabe-Notiz eignet sich eine wiederkehrende Aufgabe mit Checkliste oder eine Formularvorlage.
Anwesenheit automatisch überwachen
Wenn die Anwesenheitskontrolle eingerichtet ist, prüft LiteLog automatisch, ob alle erwarteten Mitarbeiter pünktlich zur Schicht erschienen sind. Im Schichtprotokoll sehen Sie die Bewertung jeder Schicht (Besetzt / Unterbesetzt). Bei Abweichungen — z. B. wenn die Nachtschicht um 22:15 noch nicht besetzt ist — werden Sie automatisch benachrichtigt.
Details: Anwesenheitskontrolle
4. Eskalation & Alarme
LiteLog benachrichtigt automatisch bei:
| Alarm | Auslöser |
|---|---|
| Rundgang nicht durchgeführt | Geplante Kontrollrunde wurde nicht gestartet oder nicht abgeschlossen |
| Aufgabe überfällig | Frist überschritten, Aufgabe nicht abgeschlossen |
| Kritische Meldung | Meldung mit hoher Priorität erstellt |
| Keine Anmeldung | Erwarteter Mitarbeiter hat sich nicht angemeldet (bei eingerichteter Anwesenheitskontrolle) |
Alarme werden per Push-Benachrichtigung oder E-Mail zugestellt. Grundlage sind Automatik-Regeln; Empfänger und Eskalationsketten sind dort konfigurierbar.
Details: Automatisierung — Regeln
5. Auswertungen & Reports
LiteLog bietet Auswertungen auf verschiedenen Ebenen:
Nach Objekt
- Schichten und geleistete Stunden
- Pünktlichkeitsquote
- Anzahl Meldungen und Rundgänge, verpasste Rundgänge
Nach Mitarbeiter
- Anwesenheit und geleistete Stunden
- Pünktlichkeitsquote
- Anzahl Meldungen und Rundgänge
Nach Zeitraum
- Tages-, Wochen- oder Monatsübersichten
- Vergleich zwischen Zeiträumen
- Trends erkennen (z. B. wiederkehrende Mängeltypen)
Reports können als PDF oder CSV exportiert werden — manuell oder automatisch per E-Mail.
Details: Dashboard-Übersicht, Export & Versand
6. Multi-Hotel-Management
Für Hotelketten und Betreiber mit mehreren Häusern:
- Zentrale Organisation — alle Hotels in einer Organisation verwalten
- Regionale Zuordnung — Hotels nach Region, Marke oder Typ gruppieren
- Rollenbasierte Sichten — Hotelleitung sieht nur ihr Haus, Regional Manager sieht alle zugewiesenen Hotels
- Zentrale Konfiguration — Aufgaben-Kategorien, Formular-Vorlagen und Automatik-Regeln gelten mandantenweit für alle Häuser
- Übergreifende Reports — Auswertungen über alle Hotels hinweg
Details: Hierarchie & Rollen
Häufige Fragen
Kann ich sehen, was während meiner Abwesenheit passiert ist? Ja. Das Schichtprotokoll und die Aufgabenhistorie dokumentieren alle Aktionen mit Zeitstempel. Sie können nach Zeitraum filtern.
Können Reports automatisch versendet werden? Ja. Periodische Reports (täglich, wöchentlich, monatlich) können automatisch per E-Mail an definierte Empfänger versendet werden.
Wie funktioniert die Auswertung über mehrere Hotels? In der zentralen Organisation können Sie Hotels gruppieren und übergreifende Reports erstellen — z. B. Mängelstatistik pro Hotel im Vergleich.