Aufgaben-Detailansicht
Ein Klick auf eine Aufgabe in der Liste öffnet die Detailansicht als Seitenleiste über der aktuellen Ansicht. Hier sehen Sie alle Informationen zur Aufgabe, wechseln den Status, haken die Checkliste ab und schließen die Aufgabe ab.
Funktionen im Überblick
Lese-Ansicht
Die Seitenleiste zeigt die Aufgabe übersichtlich: links Titel, Beschreibung und — in dieser Reihenfolge — Checkliste, gebundenes Formular und Foto-Nachweis (erst die Arbeit, dann der Beleg), rechts der Bereich "Eigenschaften" mit Status, Objekt, Kontrollpunkten, Zuständigkeit, Fälligkeit, Wiederholung, Priorität, Kategorien und Reaktion. Aufgaben aus einer Meldung tragen den Hinweis „Aus Meldung"; ein Kunde oder Kundenauftrag wird in der Aufgabe selbst nicht angezeigt — der Kundenauftrag zeigt seine Ausführungs-Aufgabe auf der Auftragsseite. Jede Aufgabe hat zudem eine Änderungshistorie — alle Bearbeitungen werden dort automatisch protokolliert.
Status wechseln
Über das Status-Feld unter "Eigenschaften" wechseln Sie den Status direkt — ohne in den Bearbeiten-Modus zu gehen. Vorgegeben sind Offen, In Bearbeitung, Abgebrochen und Erledigt; eigene Phasen dazwischen legen Sie unter Einstellungen → Kataloge → Aufgaben-Phasen an. Der Nachweis (Foto, Formular, Scan) wird nur beim Erledigen über „Als erledigt markieren" geprüft, nicht beim reinen Statuswechsel — schließen Sie Aufgaben mit Nachweispflicht deshalb immer über diesen Knopf ab.
Checkliste
Enthält die Aufgabe eine Checkliste, haken Sie die einzelnen Punkte direkt in der Detailansicht ab. So ist jederzeit sichtbar, wie weit die Aufgabe fortgeschritten ist. Die Checkliste ist keine Abschluss-Bedingung — die Aufgabe lässt sich auch mit offenen Punkten erledigen.
Kommentare
Im Kommentarbereich tauschen Sie sich zur Aufgabe aus. Bei Aufgaben, die aus einem Kundenticket entstanden sind, dient der Kommentarbereich auch der Rückmeldung an den Kunden.
Abschließen
Über "Als erledigt markieren" erledigen Sie die Aufgabe. Bei einer Serie erledigen Sie den geöffneten Termin — der Kopf der Seitenleiste zeigt ihn als Chip „Termin …". Ein Termin lässt sich nur einmal erledigen: Danach ersetzt der grüne Chip Erledigt mit Uhrzeit und Person den Knopf „Als erledigt markieren". Zugleich erscheint im Kopf der Detailansicht der Knopf „Nachweis-PDF": Er lädt denselben Erledigungsnachweis herunter, den eine Automatik-Regel per E-Mail verschicken kann (Aufgabe, Checkliste, Fotos; „Erledigt von" als Personalnummer) — bei einer Formular-Erledigung das Formular-PDF. Einmalige Aufgaben wechseln mit dem Erledigen in die Phase Erledigt und verschwinden aus den offenen Listen; auch bei ihnen steht danach der Knopf „Nachweis-PDF" im Kopf. Wurde eine Aufgabe nur über das Status-Feld auf „Erledigt" gesetzt, gibt es keinen Nachweis und damit keinen Knopf. Ist ein Foto-Nachweis vorgeschrieben, werden Sie beim Abschließen zum Foto-Upload aufgefordert — ohne Foto lässt sich die Aufgabe nicht abschließen. Im Portal laden Sie das Foto als Datei hoch; die Herkunft (Kamera oder Galerie) wird als Symbol am Bild angezeigt. In der App ist nur die Live-Kamera zulässig. Ist ein Formular an die Aufgabe gebunden, wird sie stattdessen durch das Einreichen des Formulars erledigt; manuelles Erledigen ist dann gesperrt. Der Knopf „Formular einreichen & erledigen" (bei einer Checklisten-Vorlage „Checkliste abschließen & erledigen") steht dafür im Kopf der Seitenleiste und am Ende des Formulars — beide lösen dasselbe Einreichen aus. Ein Pflicht-Hinweis steht nicht mehr als Satz über den Feldern: Am Kopf der Formular-Kachel zeigt ein Info-Symbol per Tooltip, dass das Formular zum Erledigen eingereicht werden muss, und das Stift-Symbol daneben öffnet die Vorlage im Formular-Editor. Die Kachel „Foto-Nachweis" trägt die Pflicht als Stern am Titel; die zulässigen Formate und Größen zeigt die Hinzufügen-Kachel per Tooltip. Ist „Erledigen nur am Punkt" aktiv, erledigen Mitarbeiter die Aufgabe in der App nur nach dem Scan eines verknüpften Kontrollpunkts; im Portal können Sie sie trotzdem erledigen — die Erledigung erhält dann den Vermerk „ohne Scan erledigt".
Erledigung stornieren statt löschen. Eine erfasste Erledigung lässt sich nicht mehr löschen — sie wird storniert: In der Karte Erledigung (rechts über den Eigenschaften) steht der Knopf „Erledigung stornieren" (Berechtigung: Aufgaben löschen). Ein Grund ist immer Pflicht — Auswahl aus den bekannten Gründen (Korrektur, Fehlerbehebung, Kundenwunsch …), bei „Sonstiges" mit Freitext. Verlangt die Aufgabe oder ihr Objekt eine Digitale Signatur, muss auch der Storno signiert werden. Danach bleibt der Nachweis sichtbar — als rotes Banner „Storniert durch … am …, Grund: …" in der Karte, als Zeile Storniert im Erledigungs-Export, mit dem Vermerk STORNIERT im Nachweis-PDF und im Signatur-Protokoll (die ursprüngliche Signatur zeigt dort Storniert, der Storno trägt eine eigene Signatur-Zeile). Der Termin gilt wieder als offen (Überfälligkeit, Abdeckung, Zeitplan und Automatik-Regeln rechnen ihn als nicht erledigt) und kann erneut erledigt werden; eine einmalige Aufgabe wechselt aus Erledigt zurück nach Offen. Der Storno erscheint im Verlauf der Aufgabe und unter Verlauf → Einstellungen als Bereich Aufgaben-Erledigung. Die LiteLog-App zeigt den Termin bis zur nächsten Datenabholung noch als erledigt.
Nutzt Ihr Betrieb die buchbare Funktion Digitale Signatur (Re-Authentifizierung nach 21 CFR Part 11), kann das Erledigen zusätzlich eine Signatur verlangen — im Portal die erneute Passwort-Eingabe, in der LiteLog-App wahlweise Passwort, PIN, NFC-Chip oder QR-Code. Ob eine Aufgabe signiert werden muss, steuert die Objekt-Einstellung; einzelne Aufgaben können sie in der Detailansicht übersteuern — Abschnitt „Digitale Signatur bei Erledigung" mit den Optionen Vom Objekt erben, Immer erforderlich und Aus.
Nicht durchführbar melden
Lässt sich eine fällige Aufgabe nicht erledigen, melden Sie das über Nicht durchführbar… neben „Als erledigt markieren". Der Dialog fragt den Grund aus einer festen Liste — Zugang verwehrt, Material fehlt, Bereich belegt, Sicherheitsrisiko, Gerät defekt oder Sonstiges — sowie optional eine Begründung und ein Foto; bei „Sonstiges" ist die Begründung Pflicht. Bei einer Serie gilt die Meldung für den geöffneten Termin. Ein bereits erledigter Termin lässt sich nicht mehr melden. In der Regel kommt die Meldung aus der LiteLog-App, wo der Mitarbeiter vor Ort steht.
Meldung: Nicht durchführbar
Liegt eine Meldung vor, zeigt die Detailansicht ein bernsteinfarbenes Banner und den Abschnitt Meldung: Nicht durchführbar mit Grund, Begründung, Foto und „Gemeldet am … von …". Die Aufgabe gilt ab der Meldung weder als erledigt noch als überfällig; ihre Phase (Offen, In Bearbeitung …) ändert sich durch die Meldung nicht. Zwei Aktionen stehen bereit (Berechtigung Aufgaben bearbeiten):
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Zur Kenntnis genommen | Setzt den Prüfvermerk mit Ihrem Namen und der Uhrzeit. Die Meldung bleibt bestehen; in der Liste fällt die Aufgabe aus dem Unterfilter „Ungeprüft" heraus. |
| Verwerfen | Hebt die Meldung auf. Die Aufgabe gilt wieder als offen bzw. überfällig; die Meldung bleibt in der Änderungshistorie sichtbar. |
Wird derselbe Termin später doch erledigt, verwirft LiteLog die Meldung automatisch — in der Historie steht dann „verworfen (erledigt)". Die Änderungshistorie der Aufgabe protokolliert jeden Schritt: Nicht durchführbar gemeldet, Meldung geprüft, Meldung verworfen. Bei einem Kunden-Ticket sieht der Kunde im Kundenzugang nur den Tag „Nicht durchführbar: Grund" — Begründung und Foto bleiben intern.
Bearbeiten
Der Bearbeiten-Modus nutzt dieselbe Ansicht wie das Erstellen: Name plus Detail-Felder (Beschreibung, Checkliste, Foto-Nachweis, Formular) und der Bereich "Eigenschaften". Auch das zugeordnete Objekt lässt sich nachträglich ändern; Kontrollpunkte des bisherigen Objekts werden dabei nach Rückfrage gelöst, und eine nur für das bisherige Objekt geltende Reaktion fällt auf den Standard zurück. Ist ein Zuständiger am Fälligkeitstag abwesend, steht unter der Zeile „Zuständig" der Hinweis „Am Fälligkeitstag abwesend" — auch beim Umzuweisen oder Verschieben. Ein Fälligkeitsdatum vor heute erscheint an offenen Aufgaben rot.
Gut zu wissen
:::tip Hinweis
- Beim Abschließen einer Aufgabe, die ein Kunde als Ticket gemeldet hat, wird der Kunde automatisch über die Erledigung benachrichtigt.
- Wird eine erledigte oder abgebrochene Aufgabe wieder geöffnet, wird das Abschlussdatum automatisch entfernt.
- Archivieren Sie einen Mitarbeiter, bleiben ihm seine offenen Aufgaben zugewiesen; im Zuständigen-Filter der Liste erscheint er aber nicht mehr. Weisen Sie offene Aufgaben vor dem Archivieren um.
- Jede Detailansicht hat eine eigene Web-Adresse — Sie können den Link zu einer Aufgabe direkt an Kollegen weitergeben.
- Wird derselbe Termin ein zweites Mal erledigt — etwa gleichzeitig aus App und Portal —, entsteht keine zweite Erledigung: LiteLog führt beide Angaben in einem Nachweis zusammen und meldet keinen Fehler. :::
Berechtigungen
:::info Berechtigung Um die Detailansicht zu öffnen, benötigen Sie die Berechtigung Aufgaben anzeigen. Kontaktieren Sie Ihren Administrator, falls Sie keinen Zugang haben. :::
| Aktion | Berechtigung |
|---|---|
| Aufgabe ansehen und kommentieren | Aufgaben anzeigen |
| Aufgabe bearbeiten, Status wechseln | Aufgaben bearbeiten |
| Aufgabe abschließen (inkl. Foto-Nachweis) | Aufgaben abschließen |
| Aufgabe als nicht durchführbar melden | Aufgaben abschließen |
| Meldung zur Kenntnis nehmen oder verwerfen | Aufgaben bearbeiten |