Zeiterfassung per Telegram & WhatsApp
Mitarbeiter ohne LiteLog-App melden sich direkt im Messenger zur Schicht an und ab — der Telegram-Bot ist in allen Paketen inklusive, der WhatsApp-Bot als Add-on buchbar (15 € pro Monat und Firma). Die Verarbeitung folgt festen Regeln, ohne KI: keine Chat-Inhalte gehen an ein Sprachmodell.
Mitarbeiter verbinden
- Öffnen Sie das Mitarbeiter-Profil (Stammdaten → Mitarbeiter) — Abschnitt „Per Telegram/WhatsApp verbinden".
- Wählen Sie den Kanal (Telegram oder WhatsApp). Der Mitarbeiter scannt den QR-Code mit dem Handy — alternativ teilen Sie den Link oder senden ihn per SMS (kostenpflichtig, SMS-Paket erforderlich).
- In Telegram tippt der Mitarbeiter auf Start, in WhatsApp sendet er die vorbereitete Nachricht „Verbinden: …". Der Bot bestätigt: „Verbunden als … (Firma)".
Der QR-Code aus dem Mitarbeiter-Profil bleibt 24 Stunden gültig und kann in dieser Zeit mehrfach gescannt werden — etwa nach einem Gerätewechsel oder für eine erneute Verbindung; die neue Verbindung überschreibt dabei die alte. Läuft der Telegram-Chat mit dem Bot bereits, genügt auch ein Foto des Verbinden-QR im Chat — der Bot erkennt ihn und stellt die Verbindung her. Es sind nur Mitarbeiter verbunden, die Sie aktiv einladen.
An- und Abmelden — drei Wege
Bei Standort und QR-Foto genügt eine einzige Aktion: LiteLog erkennt automatisch, ob eine Schicht gestartet oder beendet wird.
| Weg | So geht's |
|---|---|
| Standort senden | 📎 → Standort. LiteLog ordnet die Buchung per Geofence automatisch dem richtigen Objekt zu. |
| QR-Foto | Den Anwesenheits-QR am Objekt fotografieren und als Foto senden. |
| Buttons / Textbefehl | In Telegram auf „✅ Anmelden" oder „🏁 Feierabend" tippen — die Buttons bleiben dauerhaft unter dem Chat sichtbar. Alternativ schreiben: „Melde mich an", „Feierabend" oder „anmelden bei ⟨Objektname⟩". |
Buttons und Textbefehle sind richtungsgebunden: „Anmelden" startet nur (und beendet nie versehentlich eine Schicht), „Feierabend" beendet nur. Wer bereits angemeldet ist und erneut „Anmelden" tippt, bekommt einen Hinweis statt einer Buchung.
Passt der Standort zu mehreren Objekten (oder zu keinem), fragt der Bot nach — die Antwort erfolgt per Antipp-Auswahl oder durch Eingabe des Objektnamens. Doppelte Sendungen innerhalb einer Minute werden ignoriert (kein versehentliches Sofort-Abmelden).
Rundgang-Kontrollpunkte erfassen
Fotografiert der Mitarbeiter den QR-Code eines Kontrollpunkts, wird der Scan als Rundgang-Kontrollpunkt gebucht — genau wie ein Scan in der App.
So erscheinen die Buchungen im Portal
- Zeitbuchungen stehen in der Anwesenheit des Objekts — mit Herkunft „Chatbot".
- Die Geofence-Prüfung kennzeichnet Buchungen außerhalb des Objektbereichs.
- Kontrollpunkt-Scans erscheinen im Rundgang-Modul.
Steuerung durch den Administrator
Unter Einstellungen → Integrationen steuern Sie dreistufig, was die Bots dürfen (siehe Integrationen):
- Kanal ein/aus — Telegram und WhatsApp getrennt. Deaktiviert erhalten Mitarbeiter im Chat einen Hinweis, es wird nichts gebucht.
- Erlaubte Aktionen — Zeiterfassung und Rundgang-Kontrollpunkte einzeln.
- Anmeldearten — Standort, QR-Foto und Chat-Buttons/Textbefehl jeweils separat. Eine deaktivierte Anmeldeart beantwortet der Bot mit einem Hinweis.
Gut zu wissen
:::tip Hinweis
- Kein Dauer-Tracking: Der Standort wird ausschließlich übertragen, wenn der Mitarbeiter ihn aktiv sendet.
- Sprachunabhängig: Standort und QR-Foto kommen ganz ohne Text aus — ideal für mehrsprachige Teams.
- Foto nicht erkannt? Den QR frontal und formatfüllend fotografieren und als Foto (nicht als Datei) senden — oder einfach den Standort teilen.
- Der WhatsApp-Bot erfordert das gebuchte Add-on „WhatsApp-Kanal"; ohne Add-on antwortet der Bot mit einem Hinweis. :::