Einrichtung
Diese Anleitung richtet sich an General Manager, IT-Verantwortliche und Operations Manager, die LiteLog für ihr Hotel einrichten.
1. Konto erstellen & sofort loslegen
Registrieren Sie sich unter portal.litelog.de/signup. Es fallen keine Einrichtungskosten an — Sie starten sofort mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase und können alle Funktionen uneingeschränkt nutzen.
Im Onboarding-Assistenten wählen Sie „Hotel" als Branche und legen direkt Ihr erstes Hotel an.
Details: Registrierung, Onboarding
2. Hotel als Standort anlegen
Jedes Hotel wird als eigenes Objekt in LiteLog angelegt. Alle Aufgaben, Meldungen, Rundgänge und Zeiten werden diesem Standort zugeordnet.
Details: Objekte verwalten
3. Struktur innerhalb des Hotels abbilden
Eine eigene Ebene "Bereiche" unterhalb des Objekts gibt es in LiteLog nicht — ein Hotel ist ein Objekt. Die interne Struktur bilden Sie stattdessen so ab:
- Kontrollpunkte benennen Sie nach Ort, z. B. "1. OG Flur", "Rezeption", "Tiefgarage". Sie sind der Ankerpunkt für Rundgänge und Aufgaben.
- Aufgaben-Kategorien (Einstellungen) trennen Zuständigkeiten, z. B. Housekeeping, Technik, Rezeption.
- Objekt-Zuweisung je Mitarbeiter steuert, wer welches Haus sieht.
Mehrere Häuser gruppieren Sie über die Hierarchie oberhalb der Objekte (z. B. nach Region oder Marke) — siehe Einstellungen.
Details: Kontrollpunkte, Aufgaben
4. Mitarbeiter erstellen & Zugang vergeben
Legen Sie Ihre Mitarbeiter an. Zum Anlegen reicht der Name — eine E-Mail-Adresse ist optional.
Mehrere Mitarbeiter auf einmal? Importieren Sie Ihre Mitarbeiterliste per CSV-Datei, statt jeden einzeln anzulegen.
Details: Konten verwalten, Rollen & Rechte
Typische Rollen im Hotelbetrieb
| Rolle | Berechtigungen |
|---|---|
| General Manager | Vollzugriff: alle Bereiche, Reports, Konfiguration |
| Operations Manager | Aufgaben, Meldungen, Housekeeping-Übersicht, Reports |
| Housekeeping-Leitung | Zimmerplanung, Aufgabenzuweisung, Mängelerfassung |
| Zimmerpersonal | Eigene Aufgaben bearbeiten, Status melden, Mängel erfassen |
| Technik / Engineering | Tickets bearbeiten, Rundgänge, Wartungsdokumentation |
| Rezeption | Mängel melden, Housekeeping-Status einsehen |
Anmeldemöglichkeiten
| Zugang | Methode |
|---|---|
| Web-Portal | Benutzername und Passwort |
| Mobile App | QR-Code, Benutzername + Passwort oder NFC-Chip |
:::tip QR-Code bevorzugen Die Anmeldung per QR-Code ist besonders praktisch im Hotelbetrieb — Mitarbeiter müssen sich kein Passwort merken und können sofort loslegen. :::
5. App herunterladen
Ihre Mitarbeiter installieren die LiteLog App aus dem App Store (iOS) oder Google Play Store (Android).
Geben Sie die passende Anleitung an Ihre Mitarbeiter weiter:
Details: Mobile App
6. Geräte
Es können sowohl Firmenhandys als auch private Smartphones verwendet werden. Beachten Sie bei privaten Geräten, dass die Live-Standortanzeige im Portal ggf. deaktiviert werden sollte.
Firmenhandy am Standort
Wenn ein Firmenhandy dauerhaft am Hotel verbleibt (z. B. für Housekeeping oder Nachtdienst), öffnen Sie es im Portal unter Einstellungen → Geräte, wechseln in den Reiter Zuordnung und aktivieren Eingeschränkter Zugang zu Objekten. Damit lassen sich über dieses Gerät nur die ausgewählten Objekte verwalten.
Private Handys
Bei privaten Geräten melden sich Mitarbeiter mit ihrem eigenen Smartphone an. Das automatische Ausloggen sollte bei privaten Geräten deaktiviert werden.
:::tip Automatisches Ausloggen Bei fest am Objekt verbleibenden Geräten sollte das automatische Ausloggen aktiviert sein — so wird sichergestellt, dass sich jeder Mitarbeiter mit seinem eigenen Konto anmeldet. Bei privaten Handys sollte es deaktiviert sein. :::
:::info NFC-Scan: iOS vs. Android Bei Android werden NFC-Tags automatisch im Hintergrund erkannt — einfach das Smartphone an den Tag halten. Bei iOS muss der NFC-Scanner erst geöffnet werden: von rechts nach links wischen. Die QR-Code-Kamera öffnet sich durch Wischen von links nach rechts. :::
Details: Geräte verwalten
7. Kontrollpunkte erstellen & Rundgänge einrichten
Rundgänge sind die Hauptfunktion von LiteLog im Hotelbetrieb — für Nachtdienst-Kontrollrunden, Sicherheitsrundgänge und technische Prüfungen.
Kontrollpunkte erstellen
Kontrollpunkte werden an sicherheits- und betriebsrelevanten Stellen angebracht:
- Technikräume (Heizung, Klimaanlage, Serverraum)
- Notausgänge und Fluchtwege
- Außenbereiche (Parkplatz, Gartenanlage)
- Tiefgarage und Kellerräume
- Wellness- und Poolbereich
Jeder Kontrollpunkt wird mit einem NFC-Tag oder QR-Code verknüpft.
QR-Codes und NFC-Tags
QR-Codes für Kontrollpunkte erstellen Sie im Portal. NFC-Tags werden über die App verknüpft.
:::warning NFC-Tags nicht auf Metall kleben NFC-Technologie funktioniert auf Metalloberflächen deutlich schlechter. Verwenden Sie spezielle On-Metal-Tags oder bringen Sie die Tags auf nicht-metallischen Untergründen an. :::
Rundgänge definieren
- Im Objekt in der Ansicht „Einrichtung" (Aufgaben-Tab) über Vorlage erstellen eine Rundgang-Vorlage anlegen
- Kontrollpunkte zuweisen
- Reihenfolge festlegen (optional: feste Reihenfolge oder freie Abfolge)
- Zeitplan konfigurieren — z. B. Nachtdienst-Rundgang mit mehreren Runden pro Nacht (Zeitfenster mit Häufigkeit)
Details: Rundgang erstellen, Kontrollpunkte verwalten, Rundgänge am Objekt
8. Aufgaben-Kategorien & Checklisten einrichten
Aufgaben strukturieren Sie über Kategorien und Checklisten:
Aufgaben-Kategorien
Unter Einstellungen → Aufgaben-Kategorien legen Sie Kategorien an, mit denen Sie Zuständigkeiten trennen und filtern — z. B.:
- Housekeeping: Zimmerreinigung, Grundreinigung, Bettwäschewechsel
- Technik: Reparatur, Wartung, Prüfung
- Operations: Dienstübergabe, Sonderaufgabe, Event-Vorbereitung
Checklisten
Jede Aufgabe kann eine Checkliste tragen; bei wiederkehrenden Aufgaben gilt sie für jedes Vorkommen — z. B.:
- Zimmerreinigung: Bad, Bett, Boden, Minibar, Fenster
- Grundreinigung: Alle Standardpunkte plus Tiefenreinigung, Vorhänge, Matratze
- Technische Prüfung: Rauchmelder, Notbeleuchtung, Brandschutztüren
Details: Aufgaben, Aufgabe erstellen
9. Meldungen (optional)
Mitarbeiter können Mängel und Auffälligkeiten direkt vor Ort per App dokumentieren — mit Fotos, Beschreibung und optionaler Sprachnotiz; die KI-Klassifizierung schlägt Kategorie und Schweregrad vor (sofern aktiviert). Damit daraus eine Aufgabe für das zuständige Team wird, legen Sie eine Automatik-Regel an (Auslöser „Meldung erstellt“ → Aktion „Aufgabe erstellen“, z. B. gefiltert nach Kategorie). Alternativ verknüpfen Sie Meldung und Aufgabe manuell.
Details: Meldungen
10. Zeiterfassung einrichten (optional)
Neben Rundgängen und Aufgaben kann LiteLog optional auch die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter erfassen.
Zeiterfassung per QR-Code
Den QR-Code für die Zeiterfassung können Sie im Portal unter den Objekteinstellungen herunterladen und ausdrucken — z. B. für den Personaleingang.
Kiosk-Anmeldung
Ein Tablet oder Bildschirm am Personaleingang zeigt die geplanten Schichten und einen QR-Code an — Mitarbeiter scannen ihn mit ihrem Smartphone, um sich an- und abzumelden.
:::tip Rundgänge und Zeiterfassung trennen Kontrollpunkte für Rundgänge und der QR-Code für die Zeiterfassung sind getrennte Funktionen. Der Zeiterfassungs-QR-Code dient nur dem Schicht-Check-in/-out, nicht der Rundgangskontrolle. :::
Details: Zeiterfassung & Check-in-Einstellungen, Kiosk-Anmeldung
Anwesenheitskontrolle einrichten (optional)
Zusätzlich zur Zeiterfassung können Sie automatisch prüfen lassen, ob Ihre Mitarbeiter pünktlich zur Schicht erscheinen. Legen Sie unter Zeit → Planen → Schichten eine wiederkehrende Schicht pro Schichttyp (z. B. Nachtschicht, Housekeeping-Frühschicht) mit Anforderungen und Benachrichtigungskanälen an. Das System bewertet jede Schicht automatisch als Besetzt oder Unterbesetzt und alarmiert Sie bei Abweichungen — per Push, E-Mail, SMS oder automatischem Anruf.
Details: Anwesenheitskontrolle, Schicht erstellen
11. Benachrichtigungen & Eskalation
LiteLog kann automatisch benachrichtigen bei:
| Ereignis | Empfänger (Beispiel) |
|---|---|
| Neuer Mangel erfasst | Technik-Leitung |
| Aufgabe überfällig | Operations Manager |
| Rundgang nicht durchgeführt | General Manager |
| Kritische Meldung | GM + Operations |
Benachrichtigungen werden per Push-Benachrichtigung oder E-Mail zugestellt. Grundlage sind Automatik-Regeln — einige sind als Vorlagen mitgeliefert und müssen nur aktiviert werden.
Details: Automatisierung — Regeln
Checkliste: Einrichtung abgeschlossen?
- Konto erstellt und Testphase gestartet
- Hotel als Standort angelegt
- Struktur über Kontrollpunkte und Aufgaben-Kategorien abgebildet
- Mitarbeiter angelegt und Rollen zugewiesen
- App installiert und Login getestet
- Kontrollpunkte erstellt und NFC-Tags / QR-Codes angebracht
- Rundgänge definiert und ersten Rundgang durchgeführt
- Aufgaben-Kategorien und Checklisten erstellt
- Benachrichtigungen konfiguriert
Weitergeben
- Geben Sie die Anleitung für Housekeeping an Ihre Housekeeping-Leitung weiter
- Geben Sie die Anleitung für Technik an Ihre Engineering-Abteilung weiter