Buchungen (Objekt)

Auf diesem Tab verbinden Sie die Buchungskalender einer Ferienwohnung oder eines Apartments mit LiteLog. Sie hinterlegen den iCal-Link Ihres Buchungsportals oder Ihrer Vermietungssoftware — oder verbinden Hospitable bzw. Smoobu einmal unter Funktionen und übernehmen die Unterkünfte von dort. LiteLog liest die Buchungen regelmäßig ein und legt je Check-out automatisch eine Reinigungsaufgabe an — mit Formularvorlage, Fälligkeit und zuständiger Person.

Navigation: Stammdaten → Objekte → Objekt auswählen → Panel-Eintrag „Buchungen"

Wofür ist diese Ansicht?

Reinigungsteams von Ferienwohnungen planen nach Abreisen. Statt Buchungen von Hand aus Airbnb oder Booking.com abzuschreiben, übernimmt LiteLog sie aus dem Kalender-Export des Portals. Jede Abreise wird zur Aufgabe auf dem Aufgabenboard und im Aufgabenplan; die Reinigungskraft füllt beim Erledigen die hinterlegte Checkliste aus.

Die Funktion ist ein Objekt-Modul: Sie schalten sie je Objekt ein, wie das Material- oder Dokumentenmodul.

Wie der Buchungskalender in den Gesamtablauf eines Ferienwohnungs-Betriebs passt — Reinigungsaufgabe, Checkliste, Mangel, Hausmeister, Übergabeprotokoll — beschreibt die Branchenseite Ferienwohnungen & Serviced Apartments; die Einrichtung Schritt für Schritt steht in der Anleitung für das Office.

Modul einschalten

Der Panel-Eintrag „Buchungen" erscheint erst, wenn das Modul für das Objekt eingeschaltet ist — bei Konten der Branche Ferienwohnung ist es ab der Anmeldung an. Schalten Sie es ein unter Funktionen → Je Objekt → Buchungen, dort auch für mehrere Objekte auf einmal. Ausschalten können Sie es am Panel-Eintrag über das Kontextmenü; der Eintrag verschwindet dann wieder.

Ist das Modul aus, bleiben hinterlegte Kalender gespeichert, werden aber nicht abgerufen und erzeugen keine Aufgaben.

Kalender verbinden

Klicken Sie auf Kalender verbinden und tragen Sie den iCal-Link ein. Wo Sie ihn finden, hängt vom Portal ab:

Sie können mehrere Kalender je Objekt verbinden — etwa Airbnb und Booking.com für dieselbe Wohnung. Der Link ist ein Geheimnis (er enthält einen Schlüssel); LiteLog zeigt ihn nach dem Speichern nur noch maskiert an. Nur https-Links werden angenommen.

Nach dem Verbinden ruft LiteLog den Kalender sofort ab; danach alle 30 Minuten.

Hospitable oder Smoobu verbinden

Wer Hospitable oder Smoobu als Channel-Manager nutzt, muss keinen iCal-Link je Unterkunft kleben: Unter Funktionen → Verbindungen verbinden Sie das Konto einmal und übernehmen danach die Unterkünfte des Anbieters als Objekte. Wie Sie die Verbindung einrichten — Schlüssel und Secret bei Smoobu, Verbinden-Knopf oder Zugangstoken bei Hospitable — steht auf der Seite Funktionen → Verbindungen.

Gegenüber dem iCal-Link liefert die Verbindung mehr:

Beide Wege lassen sich mischen: Ein Objekt kann eine verbundene Unterkunft und daneben weitere iCal-Kalender haben.

Unterkünfte übernehmen

Nach dem Verbinden zeigt die Karte unter Funktionen alle Unterkünfte des Anbieters. Je Unterkunft wählen Sie:

• Neues Objekt anlegen — LiteLog legt das Objekt mit Name, Adresse, Koordinaten und Zeitzone aus dem Anbieter an; bei Hospitable wird zusätzlich die Standard-Check-out-Zeit der Unterkunft als Fälligkeit der Reinigungsaufgabe übernommen.
• Vorhandenes Objekt zuordnen — wenn die Wohnung in LiteLog bereits existiert, etwa mit einem iCal-Kalender.

Übernehmen legt die Objekte an, schaltet an jedem davon das Modul „Buchungen" ein und importiert die Buchungen sofort.

Auf diesem Tab erscheint die Unterkunft danach als Quelle ohne Adresse mit dem Hinweis „Verbunden über Smoobu (Funktionen)" bzw. „Verbunden über Hospitable (Funktionen)". Sie lässt sich hier nicht bearbeiten — Bezeichnung und Zugangsdaten gehören zur Verbindung.

Verknüpfung lösen

Verknüpfung lösen an der Quelle trennt die Unterkunft vom Objekt: Ihre Buchungen werden entfernt, bereits angelegte Aufgaben bleiben. Die Verbindung zum Anbieter bleibt bestehen; unter Funktionen können Sie die Unterkunft jederzeit erneut zuordnen. Die ganze Verbindung trennen Sie unter Funktionen → Zustand, Synchronisieren, Trennen.

Was nicht übernommen wird

Gästenamen, Kontaktdaten, Preise und Nachrichten bleiben beim Anbieter. LiteLog speichert je Buchung nur An- und Abreise mit Uhrzeit, Gästezahl, Buchungsportal und Status.

Aufgabe je Check-out

In der Karte Aufgabe je Check-out legen Sie fest, wie die automatisch angelegte Aufgabe aussieht:

Die Einstellungen gelten für alle Endreinigungen des Objekts — Sie müssen die Vorlage nicht an jeder Aufgabe einzeln hinterlegen. Ändern Sie Vorlage oder zuständige Person, fragt LiteLog beim Speichern, ob auch die bereits angelegten, noch offenen Endreinigungen nachziehen sollen; erledigte und von Hand geänderte Aufgaben bleiben unverändert. Jede so angelegte Aufgabe zeigt oben den Hinweis „Automatisch aus Hospitable angelegt" mit einem Link zurück zu dieser Karte.

Aufgaben entstehen für Abreisen der nächsten 120 Tage; spätere Buchungen werden gespeichert und bekommen ihre Aufgabe, sobald sie in dieses Fenster rücken. Die Aufgabe trägt in der Beschreibung Anreise, Abreise, Quelle und den Link zur Reservierung — bei verbundenen Unterkünften zusätzlich die Uhrzeiten, die Gästezahl und das Buchungsportal. Gastnamen oder Telefonnummern werden nicht übernommen.

Verschobene Buchung: Ändert sich der Abreisetag im Kalender, zieht LiteLog die Fälligkeit der offenen Aufgabe nach. War die Aufgabe bereits erledigt, entsteht eine neue.

Stornierte Buchung: Verschwindet eine Buchung aus dem Kalender oder meldet der verbundene Anbieter sie als storniert, wird die offene Aufgabe als „Storniert · …" markiert und auf Priorität Niedrig gesetzt; sie wird nicht gelöscht. Die Standard-Regel „Buchung storniert → Objekt-Aufsicht" benachrichtigt auf Wunsch die Objektleitung (siehe Automatik).

Feed-Status

Jeder verbundene Kalender zeigt seinen Zustand:

Mit Jetzt abrufen holen Sie den Kalender sofort (höchstens einmal pro Minute). Bearbeiten ändert Bezeichnung, Quelle oder Link; Löschen entfernt den Kalender samt seiner Buchungen — bereits angelegte Aufgaben bleiben bestehen. Verbundene Unterkünfte haben statt Bearbeiten und Löschen nur Verknüpfung lösen.

Buchungsliste

Die Tabelle zeigt die Buchungen der nächsten 60 Tage:

Übersicht über alle Objekte

Wer mehrere Ferienwohnungen betreut, muss nicht jedes Objekt einzeln öffnen: Unter Funktionen → Buchungen → „Übersicht öffnen" liegt eine Seite über alle Objekte des Kontos. Sie ist nur lesend — Kalender verbinden, bearbeiten oder die Aufgabe je Check-out einstellen bleibt auf diesem Tab des jeweiligen Objekts.

Navigation: Funktionen → Karte „Buchungen" → „Übersicht öffnen" (die Seite hat keinen eigenen Menüeintrag)

Die Seite zeigt zwei Tabellen:

Verbundene Kalender — jeder hinterlegte Kalender mit seinem Objekt:

An- und Abreisen — die Buchungen aller Objekte im gewählten Zeitraum (Standard: heute bis in 60 Tagen). Über der Tabelle grenzen Sie auf ein Objekt oder einen anderen Zeitraum ein; beides steht in der Adresse und lässt sich als Link weitergeben. Die Spalten entsprechen der Buchungsliste des Objekts, ergänzt um das Objekt mit Link.

Solange noch kein Kalender verbunden ist, führt die Seite zur Karte „Buchungen" unter Funktionen — dort schalten Sie das Modul je Objekt ein.

Häufige Fragen

Ich möchte, dass an jeder Endreinigung automatisch meine Checkliste mit Foto-Pflicht hängt. Das stellen Sie einmal pro Objekt ein, nicht pro Aufgabe: Objekt → Buchungen → Karte Aufgabe je Check-out → Vorlage wählen und speichern. Die Vorlage ist eine Formularvorlage, in der Sie je Punkt ein Pflichtfoto verlangen können; sie muss veröffentlicht sein, sonst erscheint sie nicht in der Auswahl. Ab dann hängt sie an jeder neu angelegten Endreinigung, und beim Speichern bietet LiteLog an, die schon angelegten offenen Endreinigungen gleich mit anzupassen. Das Feld „Formular ausfüllen" in einer einzelnen Aufgabe ändert dagegen nur diese eine Aufgabe.

Der Kalender wird nicht angenommen. Nur https-Links zu öffentlich erreichbaren Kalendern werden akzeptiert. Kopieren Sie den Export-Link erneut aus dem Portal; bei Airbnb muss die Exportfunktion für das Inserat aktiv sein.

Buchungen kommen verspätet an. Airbnb aktualisiert exportierte Kalender nur alle paar Stunden; kurzfristige Buchungen können deshalb später erscheinen. Hospitable aktualisiert etwa alle 20 Minuten.

Für eine manuelle Sperre wurde eine Aufgabe angelegt. Booking.com unterscheidet Sperren nicht von Buchungen. Löschen Sie die Aufgabe oder nutzen Sie den Hospitable-Feed, der Sperren ausnimmt.

Ich möchte die Aufgabe an die Tagesbesetzung geben. Legen Sie unter Automatik eine Regel mit dem Auslöser Abreise (Buchung) und der Aktion Aufgabe zuweisen → Tagesbesetzung der Schicht an.

Die Verbindung steht auf „Anmeldung erforderlich". Der Schlüssel oder das Zugangstoken ist abgelaufen oder wurde beim Anbieter widerrufen (Hospitable-Zugangstoken gelten ein Jahr). Klicken Sie unter Funktionen auf der Karte auf Neu verbinden und tragen Sie neue Zugangsdaten ein — die Zuordnungen der Unterkünfte bleiben erhalten.

Die Wohnung gibt es in LiteLog schon. Wählen Sie beim Übernehmen Vorhandenes Objekt zuordnen statt „Neues Objekt anlegen" — sonst entsteht ein zweites Objekt mit denselben Buchungen.

Am automatisch angelegten Objekt fehlen die Feiertage. Übernommene Objekte bekommen Name, Adresse, Koordinaten und Zeitzone, aber keine Feiertagsregion. Tragen Sie sie in den Objekt-Einstellungen nach, wenn Aufgaben oder Schichten davon abhängen.

Bei Smoobu fehlen die Uhrzeiten. Smoobu liefert Check-in- und Check-out-Uhrzeit nur, wenn sie dort an der Buchung oder der Unterkunft gepflegt sind. Fehlen sie, gilt die Uhrzeit aus der Karte „Aufgabe je Check-out", und die Buchungsliste zeigt nur den Tag.