Zum Hauptinhalt springen
LLMs.md

LiteLog — Digitale Abläufe für Ferienwohnungen & Serviced Apartments

:::info PDF herunterladen Reinigung, Abnahme und Übergabe — Broschüre :::

Was ist LiteLog für Ferienwohnungs-Betreiber?​

LiteLog ist eine zentrale Plattform für Betreiber von Ferienwohnungen und Serviced Apartments — vom Einzelvermieter mit einem Haus bis zum Betreiber mit mehreren Häusern und Dutzenden Wohnungen. Reinigung, Abnahme, Mängel und Übergaben werden digital erfasst, zugewiesen und nachvollziehbar dokumentiert. Die Lösung funktioniert eigenständig und kann schrittweise im laufenden Betrieb eingeführt werden.

Ihre Teams nutzen die LiteLog-App, um:

  • sich an der Wohnung anzumelden (QR-Code, Standort-Vorschlag oder Beacon-Vorschlag)
  • die Reinigung je Wohnung als Aufgabe mit Checkliste abzuarbeiten — auch offline, mit Pflichtfotos je Prüfpunkt
  • Mängel zu dokumentieren (Foto + Notiz) und als Aufgabe an den Hausmeister weiterzugeben
  • Übergabeprotokoll Einzug und Rücknahmeprotokoll Auszug mit Fotos, Zählerständen, Schlüsseln und Unterschrift direkt vor Ort auszufüllen — beim Auszug mit Vergleich zum Einzug

Alle Daten laufen im Portal zusammen und stehen dem Office zur Auswertung bereit.

Der Ablauf: Von der Abreise bis zur bezugsfertigen Wohnung​

LiteLog bildet den typischen Wechsel-Ablauf einer Ferienwohnung als durchgängige Kette ab:

  1. Reinigung als Aufgabe — für jede Abreise entsteht eine Reinigungsaufgabe an der Wohnung: automatisch aus dem verbundenen Buchungskalender (Airbnb, Booking.com, Hospitable oder ein anderer iCal-Kalender), von Hand als einzelne Aufgabe, als Serie bei festen Wechseltagen oder per REST-API aus dem Property-Management-System. Die Reinigungskraft sieht in der App, welche Wohnung heute dran ist und bis wann.
  2. Reinigung mit Checkliste — die Reinigungskraft meldet sich an der Wohnung an, arbeitet die Reinigungscheckliste ab (Bad, Betten, Küche — mit Pflichtfoto je Prüfpunkt) und sendet sie als Fertigmeldung ab
  3. Mangel wird Aufgabe — fällt ein Schaden auf, wird er mit Foto gemeldet; über eine Wenn-Dann-Regel entsteht daraus eine Aufgabe für den Hausmeister, der sie vor der nächsten Anreise erledigt. Optional prüft das Housekeeping die Wohnung zusätzlich mit der Housekeeping-Abnahme.
  4. Übergabeprotokoll Einzug — beim Einzug füllt das Team das Übergabeprotokoll aus: Zustand je Raum (OK/Mangel), Zählerstände mit Foto, Inventar, Schlüssel und Unterschrift
  5. Rücknahmeprotokoll Auszug mit Vergleich — beim Auszug folgt das Rücknahmeprotokoll mit denselben Positionen; über Vergleichen stellt LiteLog Einzug und Auszug gegenüber und bewertet jede Position als neu, vorbestehend, behoben oder unverändert. Neue Schäden sehen Sie auf einen Blick, mit Fotos als Beleg.
  6. Überblick im Portal — in der Aufgaben-Liste und unter Berichte sehen Sie je Wohnung, welche Reinigung erledigt ist, welche Aufgabe offen ist und welches Protokoll vorliegt

Jeder Schritt ist mit Zeitstempel, Fotos und Bearbeiter dokumentiert — bei Rückfragen oder Streitfällen ist der Nachweis lückenlos.

Buchungen aus Airbnb, Booking.com oder Hospitable​

LiteLog liest die Buchungskalender Ihrer Wohnungen ein und legt je Check-out automatisch eine Reinigungsaufgabe an. Sie hinterlegen dafür je Wohnung den iCal-Link des Buchungsportals oder Ihrer Vermietungssoftware — Airbnb, Booking.com, Hospitable oder ein anderer iCal-Export (z. B. Smoobu, Guesty, Lodgify). Mehrere Kalender je Wohnung sind möglich.

So richten Sie es ein:

  1. Stammdaten → Objekte → die Wohnung öffnen → im linken Panel den Eintrag Buchungen wählen. Ist der Eintrag ausgegraut, ist das Objekt-Modul noch aus: über das Kontextmenü am Eintrag, das Hinweisband Jetzt einschalten oder unter Funktionen (Adresse /apps) auf der Karte Buchungen für mehrere Wohnungen auf einmal einschalten.
  2. Kalender verbinden klicken und den iCal-Link eintragen (nur https-Links; der Link wird danach nur maskiert angezeigt).
  3. In der Karte Aufgabe je Check-out festlegen, wie die Aufgabe aussieht: Vorlage (z. B. die Reinigungscheckliste), Zuständige Person, Uhrzeit am Abreisetag (Standard 11:00), Priorität, Priorität bei Wechsel am selben Tag und den Aufgabentitel.

Danach ruft LiteLog den Kalender sofort und anschließend alle 30 Minuten ab. Verschiebt sich eine Abreise, wandert die Fälligkeit der offenen Aufgabe mit; verschwindet eine Buchung aus dem Kalender, wird die Aufgabe als „Storniert · …" markiert und auf Priorität Niedrig gesetzt — gelöscht wird nichts. Für Zusatzreaktionen (z. B. Push bei Storno, Zuweisung an die Tagesbesetzung) stehen unter Automatik die Auslöser Abreise (Buchung), Anreise (Buchung) und Buchung storniert bereit.

Details: Buchungen (Objekt), Automatik → Buchungen (iCal-Import), Anleitung für das Office

Welche Rollen gibt es?​

RolleAufgaben in LiteLog
OfficeReinigungsaufgaben anlegen, Aufgaben verwalten, Berichte und Formular-Antworten einsehen und vergleichen, Protokolle versenden, Exporte und geplante Berichte, Konfiguration
ReinigungskraftAn der Wohnung anmelden, Reinigungsaufgabe mit Checkliste abarbeiten, Mängel mit Foto und Notiz erfassen
Housekeeping / ÜbergabeteamHousekeeping-Abnahme, Mängel als Aufgabe zuweisen, Übergabeprotokoll Einzug und Rücknahmeprotokoll Auszug mit Unterschrift
HausmeisterZugewiesene Aufgaben (Reparaturen, Mängel) abarbeiten und dokumentieren
Eigentümer (optional)Eigener Kundenzugang: freigegebene Berichte und Protokolle der eigenen Wohnungen einsehen

Rollen sind in LiteLog frei definierbar — Sie können die Rechte exakt auf Ihren Betrieb zuschneiden. Details: Rollen & Rechte, Kundenzugang

Besonderheiten von LiteLog​

  • Buchungskalender je Wohnung — iCal-Links von Airbnb, Booking.com, Hospitable oder anderen Vermietungsprogrammen verbinden; je Check-out entsteht die Reinigungsaufgabe von allein, siehe Buchungen (Objekt)
  • Fünf Vorlagen liegen bereit — bei der Branchenwahl „Ferienwohnungen / Serviced Apartments" im Onboarding legt LiteLog die Formular-Vorlagen „Liegenschafts-Stammdaten", „Reinigungscheckliste", „Housekeeping-Abnahme", „Übergabeprotokoll Einzug" und „Rücknahmeprotokoll Auszug" automatisch als Entwurf an; die Hierarchie heißt dann „Haus" und „Wohnung"
  • Funktioniert auch ohne Internet (offline) — wichtig in Kellern, Tiefgaragen oder Häusern mit schlechtem Empfang
  • Einfache Bedienung — auch für Teams ohne Technik-Erfahrung, in der Sprache der jeweiligen Person
  • Bestehende Checklisten übernehmen — Excel-Checklisten werden per KI-Import zu digitalen Formular-Vorlagen
  • Offene REST-API — für Property-Management-Systeme ohne iCal-Export oder für Rückmeldungen aus LiteLog, siehe REST-API-Referenz

Kurz gesagt: LiteLog sorgt dafür, dass jede Wohnung nach der Abreise zuverlässig gereinigt, abgenommen und übergeben wird — nachvollziehbar dokumentiert über alle Häuser hinweg.

Anleitungen nach Zielgruppe​

ZielgruppeAnleitungInhalt
Betreiber & Office (Einrichtung)EinrichtungHäuser und Wohnungen anlegen, mitgelieferte Vorlagen aktivieren oder eigene Checklisten importieren, Anmeldemethoden, Rollen
ReinigungskräfteAnleitung für ReinigungskräfteAn der Wohnung anmelden, Reinigungsaufgabe mit Checkliste offline ausfüllen, Mängel erfassen
Housekeeping / ÜbergabeteamAnleitung für HousekeepingAbnahme, Mängel als Aufgabe zuweisen, Übergabeprotokoll Einzug, Rücknahmeprotokoll Auszug mit Vergleich
OfficeAnleitung für das OfficeBuchungskalender verbinden, Reinigungsaufgaben anlegen, Hausmeister-Wartungsplan als Serie, Berichte vergleichen, korrigieren und versenden, Exporte, REST-API, Kundenzugang für Eigentümer

Hardware und Einführung​

Was Sie benötigen

  • Smartphones (Android oder iOS) für Reinigungskräfte, Housekeeping und Hausmeister — eigene Firmenhandys oder die privaten Geräte der Personen, jeweils mit der LiteLog-App aus dem App Store bzw. Google Play Store. Ein Tablet ist nicht nötig; auch die Unterschrift des Gastes wird auf dem Smartphone geleistet. Wenn Sie Geräte neu anschaffen, ist ein Einsteiger-Android wie das Samsung Galaxy A16 ausreichend.
  • Portal-Zugang für das Office über den Browser — es wird nichts installiert.
  • QR-Codes zum Anmelden an der Wohnung: im Portal am Objekt erzeugen, ausdrucken und in der Wohnung anbringen (z. B. Flur oder Abstellraum). Alternativ nutzen Sie den Standort-Vorschlag per GPS, dann ist gar keine Hardware in der Wohnung nötig.
  • Optional: NFC-Chips oder Bluetooth-Beacons in der Wohnung, wenn Sie statt QR-Code eine Berührung oder einen Vorschlag in Reichweite wollen. Beides ist Zubehör, keine Voraussetzung.

So läuft die Einführung

  1. Testphase starten — Registrierung unter portal.litelog.de/signup, 14 Tage kostenlos mit vollem Funktionsumfang, ohne Einrichtungskosten.
  2. Einrichten — Häuser und Wohnungen anlegen, Vorlagen aktivieren, Buchungskalender verbinden, Personen anlegen: Schritt für Schritt in der Einrichtung.
  3. Team einweisen — der Branchenfilm zeigt die Kette in 90 Sekunden; die Anleitungen für Reinigungskräfte und Housekeeping geben Sie an die Teams weiter. Die App führt in der jeweiligen Sprache der Person.
  4. Begleitung nach Absprache — Fragen zur Einführung klären Sie mit dem LiteLog-Team per E-Mail an info@litelog.de oder über eine Demo-Anfrage auf litelog.de; einen Pflicht-Einführungstermin gibt es nicht.

Häufige Fragen

Brauchen meine Reinigungskräfte ein Firmenhandy? Nein. Die LiteLog-App läuft auf jedem aktuellen Android- oder iOS-Smartphone, auch auf privaten Geräten. Ob Sie Firmengeräte ausgeben, entscheiden Sie.

Muss ich NFC-Chips kaufen? Nein. Für Ferienwohnungen reicht ein ausgedruckter QR-Code je Wohnung oder der Standort-Vorschlag per GPS. NFC ist eine Option für Betriebe, die bereits Chips einsetzen.

Kann sich eine Person automatisch anmelden, sobald sie die Wohnung betritt? Nein. Standort und Beacon liefern nur einen Vorschlag, den die Person mit einem Tipp bestätigt. Ein Anmelden ohne Gerät oder ohne Bestätigung gibt es nicht.

Wie lange dauert die Einrichtung? Für ein Haus mit einer Handvoll Wohnungen einen Nachmittag: Struktur anlegen, die mitgelieferten Vorlagen aktivieren, Buchungskalender verbinden, Personen anlegen. Eigene Excel-Checklisten übernimmt der KI-Import.

Verwandte Seiten​