Touren verwalten

Eine Tour verbindet mehrere Objekte zu einer objektübergreifenden Revierfahrt: Ihr Team fährt die Stopps nacheinander ab und erledigt an jedem Objekt das, was dort ansteht. Typischer Anwendungsfall ist der Revierdienst im Sicherheitsgewerbe: eine Nachtrunde über mehrere Wachobjekte, gefahren von einer Person, dokumentiert als ein zusammenhängender Lauf.

Ein Stopp ist ein Objekt. Was dort zu tun ist, müssen Sie im Normalfall nicht einstellen: Vor Ort zeigt die LiteLog-App die offenen Aufgaben des Objekts, und die Person erledigt sie. Nur wenn am Stopp stattdessen eine feste Kontrollpunkt-Runde gelaufen werden soll, hinterlegen Sie als Detail einen Rundgang dieses Objekts.

Stopp	Was am Objekt passiert
Ohne Rundgang (Normalfall)	Die Person erledigt vor Ort die offenen Aufgaben des Objekts. Gibt es keine, bucht sie nur Ankunft und Abfahrt.
Mit Rundgang	Die Person läuft den hinterlegten Rundgang dieses Objekts ab — Scan für Scan, mit Protokoll.

:::tip Beim Planen ordnen Sie keine Aufgaben zu Sie wählen für einen Stopp keine einzelnen Aufgaben aus. Die LiteLog-App zeigt vor Ort schlicht die offenen Aufgaben des Stopp-Objekts — genau die, die auch sonst im Aufgaben-Feed dieses Objekts stehen. Das hat einen praktischen Grund: Zwischen dem Planen der Tour und dem Abfahren kommen Aufgaben dazu und fallen welche weg. Eine feste Zuordnung wäre schon bei der Abfahrt veraltet. :::

Touren wohnen im Bereich Aufgaben — es gibt keinen eigenen Navigations-Punkt:

• Tour-Läufe erscheinen in der Aufgaben-Liste (Aufgaben → Liste). Im linken Panel wählen Sie unter Art den Eintrag Touren, um nur Tour-Läufe zu sehen; in der Ansicht „Alle" stehen sie neben Aufgaben und Rundgängen.
• Planung — im Zeitplan (Aufgaben → Zeitplan) stehen die geplanten Touren je Tag als Ebene Touren (geplant); ein Klick auf eine Tour öffnet den Editor als Drawer über dem Zeitplan. Den Zeitplan mit nur dieser Ebene erreichen Sie über den Link „Zum Zeitplan" im Art-Filter Touren (wenn keine Läufe im Zeitraum liegen) oder über den Stift „Tour bearbeiten" in einem Tour-Lauf. Eine eigene Tour-Liste gibt es nicht mehr; die alte Adresse /tours/plans leitet in den Zeitplan.

:::info Die Tour ist die interne Klammer Am einzelnen Objekt ändert sich durch die Tour nichts: Aufgaben werden als ganz normale Aufgaben erledigt, Stopp-Rundgänge als ganz normale Rundgänge protokolliert. Sie erscheinen wie gewohnt in der Aufgaben-Liste und im Rundgang-Protokoll des Objekts — auch für den Kundenzugang. Die Tour ist die Klammer darüber: Sie ordnet die Arbeit einer Fahrt zu, ergänzt Ankunft, Abfahrt und übersprungene Stopps und liefert den Gesamtbericht. :::

Tour anlegen

Öffnen Sie Aufgaben → Liste und klicken Sie auf „+ Erstellen". Im Drawer wählen Sie unter „Details hinzufügen" den Knopf „Tour" — der Tour-Editor öffnet sich als Drawer über der Aufgabe (Ihre Eingaben bleiben erhalten) mit drei Abschnitten: Stammdaten, Stopps und Terminplanung.

Zwei weitere Wege führen in denselben Editor:

• Art-Filter Touren ohne Läufe im Zeitraum → Knopf „Neue Tour".
• Aufgaben → Zeitplan → „Erstellen" → Typ Tour; bestehende Touren bearbeiten Sie per Klick auf ihre Zeile im Zeitplan.

Dürfen Sie Touren anlegen, aber weder Aufgaben noch Rundgänge, heißt die Primäraktion in der Kopfzeile direkt „Neue Tour".

Stammdaten

• Name — Bezeichnung der Tour, z. B. „Nachtrevier Süd".
• Beschreibung — optionaler Freitext.
• E-Signatur beim Abschluss — nur sichtbar, wenn die Digitale Signatur für Ihre Firma aktiv ist. „Standard (Mandanten-Einstellung)" folgt dem Firmen-Schalter, „Immer erforderlich" verlangt beim Abschluss der Tour in der LiteLog-App eine Signatur der fahrenden Person (erneute Anmeldung per Passwort, NFC-Chip oder QR-Code), „Aus" schaltet sie für diese Tour ab. Das Ergebnis steht im Tour-Protokoll unter Signatur.

Stopps

Zuerst legen Sie die Reihenfolge der Stopps fest — zwei Modi:

• „Feste Reihenfolge": Die Stopps müssen in der geplanten Reihenfolge abgefahren werden. In der LiteLog-App ist dann immer nur der nächste offene Stopp aktiv.
• „Freie Reihenfolge": Die Stopps können in beliebiger Reihenfolge erledigt werden.

Fügen Sie über „Stopp hinzufügen" beliebig viele Stopps hinzu und sortieren Sie sie am Griff links per Drag & Drop oder über die Pfeile „Nach oben" / „Nach unten". Eine Tour braucht mindestens einen Stopp. Je Stopp wählen Sie das Objekt (Pflicht) — mehr braucht ein Stopp nicht.

Alles Weitere sind Details, die Sie über die Chips unter dem Objekt bei Bedarf hinzufügen (ein Klick klappt das Feld auf, das × am Feld entfernt es wieder):

• Rundgang — ein Rundgang dieses Objekts, der am Stopp gelaufen wird. Sobald das Detail offen ist, muss ein Rundgang gewählt sein; sonst lässt sich die Tour nicht speichern.
• Ankunft ab — Versatz in Minuten relativ zum Tour-Start: Ab wann soll die Person an diesem Stopp eintreffen? Über „Kürzeste Route" und die Fahrzeit-Vorschläge füllt der Editor diese Werte auf Wunsch selbst.
• Toleranz (Min.) — Minuten um die geplante Ankunft, in denen der Stopp als pünktlich gilt.
• Notiz — Freitext für die ausführende Person, z. B. „Tor 3 benutzen, Hund!".

Die Karte rechts zeigt die Stopps nummeriert in der geplanten Reihenfolge (Luftlinie, keine Fahrtroute).

Wann ein Rundgang?

• Ohne Rundgang — der Regelfall. Am Objekt steht konkrete Arbeit an: Mängel abarbeiten, Wartungen, Reinigungspunkte, Nachkontrollen. Voraussetzung ist nur, dass am Objekt Aufgaben gepflegt werden — die App holt sich den Rest. Gibt es gerade nichts, ist die Anfahrt selbst der Nachweis (Ankunft und Abfahrt werden gebucht).
• Mit Rundgang — wenn eine feste Kontrollpunkt-Runde gelaufen und lückenlos nachgewiesen werden soll (Scan für Scan, mit Protokoll für den Auftraggeber).

:::tip Rundgänge zuerst anlegen Das Detail „Rundgang" zeigt nur die Rundgänge des gewählten Objekts. Wie Sie einen Rundgang mit Kontrollpunkten aufbauen, beschreibt Rundgang erstellen. :::

Terminplanung

Der Schalter „Tour aktiv (es werden Fahrten geplant)" im Kopf der Karte entscheidet, ob aus dem Terminplan überhaupt Fahrten entstehen: Nur für aktive Touren erzeugt LiteLog künftige Läufe. Eine deaktivierte Tour bleibt mit allen Einstellungen erhalten und lässt sich auch ohne Termin speichern; es entstehen aber keine neuen Fahrten.

Fügen Sie über „Termin hinzufügen" einen oder mehrere Terminplan-Einträge hinzu — das Muster entspricht der Zeitplanung eines Rundgangs. Eine aktive Tour braucht mindestens einen Termin. Je Eintrag:

• Startdatum — erster Tag der Serie; Tage vor dem heutigen Datum (in der Zeitzone Ihres Kontos) sind gesperrt.
• Zeitfenster (Start → Ende) — Uhrzeit-Fenster des Laufs, als Text eingetippt (z. B. „22:00"). Liegt das Ende vor oder auf dem Start, läuft das Fenster über Mitternacht (typisch für Nachtrunden); der Editor zeigt dann „Endet am Folgetag."
• Bezeichnung (optional) — Name des Termins. Bleibt das Feld leer, heißt der Termin „Termin 1", „Termin 2" ….
• Wiederholung — die geteilte Wiederholungs-Auswahl: täglich, Mo–Fr, Sa–So, wöchentlich (mit Wochentagen), monatlich (mit Monatstagen) oder ohne Wiederholung (einmalig); dazu die Feiertagsregel („Normal behandeln", „An Feiertagen aussetzen", „Nur an Feiertagen") und ein optionales Serien-Ende.
• Meldung bei verpasster Fahrt — welche Automatisierungs-Regel läuft, wenn die Fahrt oder ein Stopp verpasst wird (Regeln vom Typ Tour-Verstoß (Reaktions-Workflow)). „Standard" folgt dem Reaktions-Standard Touren Ihres Mandanten (Automatik → Standards). Was „verpasst" heißt, beschreibt Verpasste Fahrten.

Änderungen am Terminplan wirken nur auf künftige Fahrten — bereits laufende oder abgeschlossene Läufe bleiben unverändert.

Speichern mit Begründung

Entfallen durch eine Änderung bereits geplante Fahrten — etwa weil Sie einen Termin entfernen, das Zeitfenster verschieben oder die Tour deaktivieren —, öffnet „Speichern" den Dialog „Begründung erforderlich". Tragen Sie unter Begründung mindestens fünf Zeichen ein und bestätigen Sie mit „Mit Begründung speichern". Die Begründung landet zusammen mit der Zahl der entfallenen Fahrten im Änderungsprotokoll der Tour. Änderungen ohne Auswirkung auf geplante Fahrten speichern ohne Rückfrage.

Tour löschen

Im Tour-Editor einer bestehenden Tour öffnen Sie das ⋯-Menü in der Kopfzeile und wählen „Tour löschen". Der Dialog „Tour löschen?" verlangt eine Begründung (mindestens fünf Zeichen); erst dann ist „Löschen" möglich. Künftige geplante Fahrten entfallen; abgeschlossene Protokolle bleiben erhalten, und die Begründung steht im Änderungsprotokoll. Die Aktion setzt das Recht „Touren löschen" voraus.

Verpasste Fahrten

Der Server prüft alle fünf Minuten die geplanten Fahrten:

• Ein Lauf, der bis zum Ende seines Zeitfensters nicht gestartet wurde, wechselt auf den Status Verpasst; alle seine offenen Stopps werden ebenfalls als Verpasst markiert.
• Ein gestarteter Lauf, der 24 Stunden nach Fensterende immer noch nicht abgeschlossen ist, wechselt ebenfalls auf Verpasst. Bereits abgefahrene oder übersprungene Stopps bleiben, wie sie sind; nur die offenen Stopps werden als verpasst markiert.
• Wird ein Lauf abgeschlossen, obwohl noch Stopps offen sind, gelten diese Stopps als verpasst.

Jede Markierung schreibt eine Zeile ins Änderungsprotokoll des Laufs („Verpasst am" im Protokoll). Anschließend läuft die Regel, die Sie am Termin unter „Meldung bei verpasster Fahrt" gewählt haben — bzw. der Reaktions-Standard Touren. Die mitgelieferte Standardregel „Bei Tour-Verstoß: Aufsicht benachrichtigen" (E-Mail, Push und In-App an den Erstadmin) ist bei bestehenden Konten abgeschaltet; schalten Sie sie unter Automatik ein oder hinterlegen Sie eine eigene Regel, sonst bleibt eine verpasste Fahrt ohne Meldung. Verpasste Läufe erscheinen in der Aufgaben-Liste, im Zeitplan und in der LiteLog-App mit dem Status Verpasst.

Berechtigungen

Die Tourenplanung hat eigene Berechtigungen (Einstellungen → Hierarchie, Rollen-Editor):

Berechtigung	Wirkung
„Tourenplanung anzeigen"	Macht den Art-Filter Touren in der Aufgaben-Liste und die Touren-Ebene im Zeitplan sichtbar (lesend).
„Touren anlegen" / „Touren bearbeiten" / „Touren löschen"	Pflege der Touren im Editor. „Touren bearbeiten" deckt zusätzlich das Quittieren, die Korrektur von Stopp-Stempeln und den Archiv-Antrag im Protokoll ab; „Touren löschen" die Aktion „Tour löschen" mit Begründung.

Standardmäßig haben Admin-Rollen alle vier Rechte; die Objektleiter-Rolle sieht die Tourenplanung, pflegt sie aber nicht. Das Ausführen einer Tour in der LiteLog-App hängt am bestehenden Lauf-Recht „Freien Rundgang und Festgelegten Rundgang laufen" (RUN_TOURS) — Planen und Laufen sind bewusst getrennte Rechte.

Protokolle: Tour-Läufe auswerten

In der Aufgaben-Liste mit Art Touren zeigt jede Zeile den Tour-Namen mit dem Stopp-Fortschritt („x/y Stopps"), das Zeitfenster, die Anzahl der Objekte und den Status. Der Status durchläuft Geplant → Laufend → Abgeschlossen; nicht zu Ende geführte Läufe stehen auf Abgebrochen, nicht gefahrene auf Verpasst (siehe Verpasste Fahrten). Zum Eingrenzen nutzen Sie die Filterleiste der Aufgaben-Liste (u.a. Zeitraum).

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht des Laufs (sie klappt rechts auf und ist direkt verlinkbar). Sie zeigt das Zeitfenster, Abgeschlossen am, den Vermerk Quittiert (von wem, wann) und die Signatur (Prüfstatus der E-Signatur, sofern verlangt) sowie die Stopp-Timeline: je Stopp

• Objekt, Modus (Aufgaben / Rundgang / Nur Check-in) und Status (Offen / Angekommen / Abgefahren / Übersprungen / Verpasst),
• Gebucht von — die Person, die Ankunft, Abfahrt oder das Überspringen tatsächlich gebucht hat (das angemeldete Konto des Geräts, keine Angabe der App),
• bei Aufgaben-Stopps den Zähler „3 von 5 Aufgaben erledigt" (Angabe der App beim Abfahren) und daneben „2 erfasst" — die Zahl der Erledigungen, die der Server diesem Stopp zugerechnet hat; darunter die Liste Erledigte Aufgaben mit Titel, Uhrzeit und Person,
• Ankunft und Abfahrt mit Uhrzeit sowie die Quelle der Ankunft — „per Scan" (Kontrollpunkt-Scan am Objekt), „manuell gebucht" (Knopf in der App ohne frischen Standort) oder „per GPS gebucht" (Knopf in der App mit frischem Standort; die Koordinaten stehen im Tooltip),
• bei übersprungenen Stopps den erfassten Grund, dazu den optionalen Kommentar und die Nachweisfotos der fahrenden Person,
• bei verpassten Stopps „Verpasst am",
• bei Rundgang-Stopps einen Link auf das zugehörige Rundgang-Protokoll des Objekts.

:::note Zwei Aufgaben-Zähler, zwei Aussagen Der Zähler „x von y Aufgaben erledigt" ist die Angabe der App beim Abfahren: erledigte gegen bei der Ankunft offene Aufgaben des Objekts. Der Wert „n erfasst" zählt die Erledigungen, die am angekommenen Stopp gebucht und ihm serverseitig zugerechnet wurden. Beide Werte bleiben nebeneinander stehen; keiner überschreibt den anderen. Der Zähler ist informativ und blockiert nichts: Ihr Team darf einen Stopp auch dann verlassen, wenn noch Aufgaben offen sind — etwa weil Material fehlt. Ist der Zähler leer, hatte das Objekt bei der Ankunft keine offene Aufgabe; bei Rundgang- und Check-in-Stopps entfällt er ganz. Auch Tour-Läufe von vor der Umstellung zeigen keinen Zähler. :::

Quittieren

Beendete Läufe (Abgeschlossen, Abgebrochen oder Verpasst) quittiert die Aufsicht im Kopf der Detailansicht mit „Quittieren" (Recht „Touren bearbeiten"). Danach steht dort „Quittiert von …" mit Zeitpunkt, und die fahrende Person sieht in der LiteLog-App den Hinweis „Von der Aufsicht quittiert.". Die Quittierung ist die Bestätigung, dass jemand das Protokoll gesichtet hat — Voraussetzung für den Archiv-Antrag. Eine Signatur der Aufsicht ist dafür nicht nötig; signiert wird ausschließlich in der App beim Abschluss.

Stopp korrigieren

Hat die fahrende Person eine Buchung vergessen, war das Gerät ausgefallen oder stimmt eine Uhrzeit nicht, korrigieren Sie den Stopp-Stempel im Protokoll: Der Stift am abgefahrenen oder übersprungenen Stopp öffnet „Stopp korrigieren: Objekt" (Recht „Touren bearbeiten"). Dort ändern Sie

• den Status — Abgefahren oder Übersprungen; bei Übersprungen mit „Grund des Überspringens" (mindestens drei Zeichen),
• Ankunft (Datum / Uhrzeit) und Abfahrt (Datum / Uhrzeit),
• den Grund der Korrektur — Vorlage „Buchung vergessen", „Gerät ausgefallen", „Falsche Uhrzeit gebucht" oder „Sonstiges", dazu die Begründung (mindestens fünf Zeichen).

„Korrektur speichern" schreibt die Änderung mit altem und neuem Wert, Person, Zeitpunkt und Begründung ins Änderungsprotokoll und leitet den Lauf-Status neu ab. Es gelten die Regeln der Zeiterfassungs-Korrektur: Korrekturen sind bis 30 Tage nach Ende des Zeitfensters möglich (ein späterer Versuch wird abgewiesen und als abgelehnter Versuch protokolliert), Zeiten dürfen nicht in der Zukunft liegen, die Abfahrt nicht vor der Ankunft, und archivierte Läufe lassen sich nicht mehr ändern.

Archivieren

Abgeschlossene und quittierte Läufe können Sie über das ⋯-Menü der Detailansicht mit „Archivierung beantragen" zur Archivierung vorschlagen — mit Begründung, nach dem Vier-Augen-Prinzip wie bei Meldungen und Berichten: Wirksam wird der Antrag erst, wenn eine zweite Person ihn freigibt. Nicht quittierte Läufe lehnt der Server ab („Tour-Lauf ist noch nicht quittiert"). Archivierte Läufe tragen den Vermerk Archiviert, bleiben lesbar und exportierbar, sind aber weder korrigier- noch quittierbar.

Abgelehnte Ereignisse

Weist der Server ein Ereignis der App ab — zum Beispiel, weil vor dem Hochladen das Konto gewechselt wurde, weil ein Stopp außerhalb des Zugriffs lag oder weil das Ereignis nicht mehr zum Stand des Stopps passte —, verschwindet es nicht. Die Detailansicht zeigt dann den Hinweis „n abgelehnte Ereignisse"; ausgeklappt sehen Sie je Ereignis die Aktion (Ankunft, Abfahrt, Überspringen, Abschluss), den Zeitpunkt und den Grund der Ablehnung, etwa „Konto stimmt nicht mit der Anmeldung überein". So bleibt die Aufzeichnung vollständig, auch wenn ein Ereignis nicht ins Protokoll übernommen wurde.

Änderungsprotokoll

Am Ende der Detailansicht steht das Änderungsprotokoll — für den Plan der Tour (angelegt, geändert, entfallene Fahrten mit Begründung, gelöscht) und für den Lauf (Korrekturen mit altem und neuem Wert, Verpasst-Markierungen, Archivierung). Jede Zeile trägt Person, Zeitpunkt und Begründung. Das Protokoll lässt sich weder bearbeiten noch löschen.

Tour-Bericht exportieren

Über „Tour-Bericht herunterladen" — in der Liste wie in der Detailansicht — exportieren Sie den Tour-Bericht als PDF oder CSV. Der Bericht enthält je Lauf Gestartet von, Quittiert von / Quittiert am und die Signatur sowie je Stopp Gebucht von (mit Personal-Nr.), Stopp-Art, Ankunftsquelle, Aufgaben erledigt / Aufgaben gesamt und den Kommentar. Der Export erfordert das Export-Recht (im Rollen-Editor: „Rundgang Auswertung exportieren"). Die erzeugten Dateien finden Sie wie alle Exporte auch unter Meine Exporte wieder.

:::tip Nachvollziehbarkeit nach ALCOA+ Gebucht-von je Stopp, Begründungspflicht bei Änderung, Korrektur und Löschung, Quittierung, Signatur beim Abschluss, Verpasst-Erkennung, sichtbare abgelehnte Ereignisse und ein unveränderliches Änderungsprotokoll: Damit erfüllen Tour-Protokolle dieselben Anforderungen wie Zeiterfassung, Rundgänge und Meldungen — siehe Datenintegrität & ALCOA+. :::

Touren im Zeitplan

Der Zeitplan unter Aufgaben zeigt Touren als eigene Ebene: Touren (geplant) aus dem Terminplan der Tour, Touren (gefahren) aus den Protokollen. Da eine Tour nicht an ein Objekt gebunden ist, steht in der Objektspalte „3 Objekte" mit der Stopp-Reihenfolge im Tooltip, und in der Matrix Objekte × Tage zählt die Tour an jedem ihrer Stopps. Ein Klick öffnet den Tour-Editor (geplant) bzw. das Tour-Protokoll (gefahren).

Ausführung in der LiteLog-App

Wie die geplante Tour im Dashboard der App erscheint, wie der Start funktioniert (einmal Internet nötig, danach offline), wie Ankommen, Aufgaben erledigen, Rundgang, Abfahren und Überspringen je Stopp ablaufen und wie der Abschluss — bei Bedarf mit Signatur — funktioniert, beschreibt Tour ausführen (App).

Was sich für bestehende Touren ändert

Frühere Fassungen des Editors kannten je Stopp einen Modus („Aufgaben", „Rundgang", „Nur Check-in"). Der Modus ist als Auswahl weggefallen — ein Stopp ohne Rundgang erledigt die offenen Aufgaben, und ein Stopp ohne offene Aufgaben ist automatisch der reine Check-in. Für Ihre bestehenden Touren gilt:

• Stopps mit Rundgang zeigen das Detail „Rundgang" geöffnet. Am Ablauf ändert sich für sie nichts.
• Stopps, die auf „Nur Check-in" standen, werden beim nächsten Speichern der Tour zu normalen Stopps (offene Aufgaben des Objekts, sonst nur Ankunft und Abfahrt).
• Abgeschlossene Tour-Protokolle bleiben unverändert; dort steht weiterhin der Modus, mit dem der Stopp gefahren wurde.