Schicht erstellen und bearbeiten
:::tip Viele Schichten auf einmal? Nutzen Sie den CSV/XLSX Import — laden Sie die Vorlage herunter, füllen Sie sie aus und importieren Sie alle Schichten in einem Schritt. :::
Der Dialog „Neue Schicht erstellen" ist die zentrale Eingabemaske der Planung. Sie legen darin Objekt, Zeiten, Besetzung, Wiederholung und die Anwesenheits-Kontrolle fest. Derselbe Dialog öffnet sich überall, wo Schichten entstehen oder bearbeitet werden: auf der Seite Zeit → Planen → Einsätze (Tabelle und Kalender), im Dienstplan (Matrix) und im Objekt-Tab Zeiterfassung.
:::info Voraussetzung Zum Erstellen benötigen Sie Zeiterfassung anlegen, zum Bearbeiten Zeiterfassung bearbeiten. :::
:::note Vorlage, Schicht, Einsatz Eine Vorlage ist der wiederverwendbare Schichttyp, eine Schicht die daraus angelegte (ggf. wiederkehrende) Serie, ein Einsatz der einzelne Termin. Mit dem Schalter „Wiederhole diese Schicht" wird aus einer einzelnen Schicht eine wiederkehrende Serie — beides nutzt denselben Dialog. :::
Der Erstellen-Dialog
Der Dialog „Neue Schicht erstellen" öffnet direkt das Formular. Eine Vorlage übernehmen Sie, indem Sie sie aus der Vorlagen-Leiste rechts im Kalender auf einen Tag ziehen — der Dialog startet dann mit Objekt, Zeiten und Einstellungen der Vorlage. Bis 17.09.2026 stand davor ein eigener Auswahl-Schritt („Ohne Vorlage starten / Vorlage wählen"); der ist entfallen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Objekt | Standort der Schicht |
| Name | Schichtname (z. B. „Nachtschicht") |
| Kundenauftrag (optional) | Verknüpft die Schicht mit einem Kundenauftrag — Soll-Leistungen und Besetzungsbedarf werden aus dem Auftrag übernommen. Das Feld erscheint nur mit dem LiteBill-Paket. |
| Datum / Beginn / Ende / Dauer | Datum und Uhrzeiten; Dauer zwischen 1 Minute und 24 Stunden |
| Mitarbeiter zuweisen (Besetzung) | Die geplante SOLL-Besetzung — mit Auslastungs-Anzeige je Person („verplante / Vertragsstunden" der Woche) und Warnungen bei Abwesenheit oder Doppel-Einteilung. Alternativ besetzen Sie später im Dienstplan. |
| Wiederhole diese Schicht | Schalter → macht aus der Schicht eine wiederkehrende Serie (siehe unten) |
„Wiederhole diese Schicht" (wiederkehrende Serie)
Mit dem Schalter erscheinen die Wiederholungsoptionen:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Wiederholung | Voreinstellungen Täglich, Mo–Fr, Sa–So, Wöchentlich oder Monatlich — bei Wöchentlich/Monatlich wählen Sie die Wochentage bzw. Monatstage |
| Wiederholen alle | Intervall in Tagen, Wochen oder Monaten (z. B. alle 2 Wochen) |
| An Feiertagen | Normal behandeln, An Feiertagen aussetzen oder Nur an Feiertagen |
| Endet | Nie oder Am Datum (Enddatum der Serie) |
Das System generiert die Einsätze der Serie automatisch für die nächsten 90 Tage im Voraus. Danach werden laufend neue Einsätze nachgeneriert. Doppelte Einträge werden verhindert.
Die folgenden Abschnitte erläutern die einzelnen Einstellungen im Detail.
Erweiterte Einstellungen: die Anwesenheits-Kontrolle
Unter „Erweiterte Einstellungen" öffnet sich der Block Anwesenheits-Kontrolle. Jede Zeile trägt rechts die Modus-Auswahl mit drei Zuständen: Standard (geerbt) (erbt den Wert aus den Schicht-Standards des Objekts bzw. der Haupteinstellungen — der Dialog zeigt an, woher der Wert stammt, und Standard bearbeiten führt dorthin), Eigener Wert oder Aus. Ohne eigene Auswahl gelten also die Standards — Sie müssen nichts konfigurieren.
Anmelde- und Abmeldefenster
- Anmeldefenster — wie viele Minuten vor/nach Schichtbeginn die Anmeldung als pünktlich gilt.
- Anmeldung erforderlich — aktiviert die Bewertung: „Erwartet werden [Mindestens/Genau] N Anmeldungen". Bei Abweichung wird über die gewählten Kanäle benachrichtigt: Push-Benachrichtigung, E-Mail, SMS, Telefonanruf.
- Abmeldefenster — wie viele Minuten vor/nach Schichtende die Abmeldung als pünktlich gilt; optional „Abmelde-Anforderungen von Anmeldung übernehmen".
| Einstellung | Auswirkung |
|---|---|
| Anmeldefenster: 30 Min vorher | Anmeldungen ab 30 Minuten vor Schichtbeginn gelten als pünktlich |
| Abmeldefenster: 15 Min nachher | Abmeldungen bis 15 Minuten nach Schichtende gelten als pünktlich |
Die Fenster schränken nicht ein, wann sich jemand anmelden darf — sie bestimmen die Pünktlichkeitsbewertung.
Anforderungen (Soll-Anmeldungen)
Die Anforderung kennt zwei Modi:
| Modus | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Mindestens | Mindestens N Anmeldungen müssen erfolgen; früheres Kommen und späteres Gehen sind in Ordnung | „Mindestens 3 Personen müssen sich anmelden" |
| Genau | Genau N Anmeldungen werden erwartet — Abweichungen von den exakten Zeiten werden gemeldet | „Genau 2 Personen, keine Über- oder Unterbesetzung" |
Ohne aktivierte Anforderung gilt jede Schicht automatisch als erfolgreich (einfache Anwesenheitserfassung ohne Bewertung). Die Bewertung (Erledigt/Unterbesetzt) wird erst vergeben, wenn die Schicht die Phase „Abgeschlossen" erreicht hat. Eine vollständige Übersicht der Bewertungslogik finden Sie unter Anwesenheitskontrolle.
:::info Eine Soll-Zahl für alles Ist die Schicht mit einem Kundenauftrag verknüpft, kommt die Soll-Besetzung aus dessen Besetzungsbedarf. Die Ampel „X von Y Kräften besetzt" im Dienstplan, die automatische Besetzung und die Bewertung verwenden dieselbe Soll-Zahl. :::
Mindestdauer
Die Mindestdauer prüft, ob die Anwesenheit lang genug war:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Mindestdauer (Min.) | Der Wert, der erreicht werden muss. Leer = keine Prüfung. |
| Art | je Einsatz: jeder einzelne Einsatz (An- bis Abmeldung) muss den Wert erreichen. insgesamt je Schicht: die Summe aller Anwesenheitszeiten in der Schicht. |
| Toleranz (Min.) | Wartezeit nach Schichtende plus Auto-Abmeldung, bevor die Bewertung läuft — fängt verspätete Abmeldungen und Synchronisierungen ab. Ohne Angabe 15 Minuten. |
Unterschreitungen werden nach der Bewertung gemeldet. ⚠️ Ohne aktive Reaktionsregel für Verstöße wird bei Unterschreitung niemand benachrichtigt — der Dialog weist darauf hin und bietet an, eine Reaktionsregel zu wählen oder die Automatisierung zu öffnen.
Auto-Abmeldung
Automatische Abmeldung, wenn keine Abmeldung erfasst wird — das System meldet die Person X Minuten nach Schichtende automatisch ab. Liegt der automatische Abmeldezeitpunkt innerhalb des Abmeldefensters, gilt die Schicht als erfüllt; liegt er außerhalb, wird die Zeit gestoppt, aber als nicht erfüllt markiert und ggf. eine Benachrichtigung versendet.
Reaktion bei Verstoß
Bestimmt, wer bei Verstößen wie benachrichtigt wird (fehlende An-/Abmeldung, Vorgabe verfehlt, Mindestdauer unterschritten). Ohne Auswahl greift der Standard („Aufsicht benachrichtigen") bzw. der geerbte Reaktions-Standard des Objekts oder Mandanten. Über „Workflow bearbeiten" springen Sie direkt in den Workflow-Editor.
Lebendmeldung (Alleinarbeit)
Fordert während der Schicht in regelmäßigen Abständen eine Lebendmeldung der allein arbeitenden Person an. Sie stellen den Abstand zwischen Lebendmeldungen und die Karenzzeit vor Eskalation ein; die Zeile Reaktion bei Alarm bestimmt, wer beim Lebendmeldungs-Alarm wie benachrichtigt wird (ohne Auswahl greift die Standard-Eskalationskette). Details: Lebendmeldung.
Anweisungen
Freitext, der den eingeteilten Personen in der LiteLog-App am Einsatz angezeigt wird — z. B. „Schlüssel an der Pforte abholen". Die Anweisung der Serie gilt für alle Termine; beim Bearbeiten eines einzelnen Termins ergänzen Sie zusätzlich eine Anweisung „Nur für diesen Tag".
Feiertags-Behandlung
Legen Sie fest, wie Feiertage und Sondertage des Objekts berücksichtigt werden:
| Einstellung | Auswirkung |
|---|---|
| Normal behandeln | Schichten finden auch an Feiertagen statt |
| An Feiertagen aussetzen | An Feiertagen wird keine Schicht generiert |
| Nur an Feiertagen | Schichten finden ausschließlich an Feiertagen statt |
:::warning Feiertage im Objekt pflegen Die Feiertags-Behandlung greift nur, wenn in den Objekteinstellungen Feiertage und Sondertage gepflegt sind. Ohne gepflegte Feiertage hat diese Einstellung keine Wirkung. :::
Benachrichtigungen
Konfigurieren Sie Alarmkanäle (Push, E-Mail, SMS, Anruf), Nachrichtenvorlagen mit Platzhaltern und Empfänger für diese Schicht. Telefonnummern, E-Mail-Empfänger und Nachrichtenvorlagen lassen sich direkt aus dem Dialog anlegen — ohne in den Bereich Automatik zu wechseln.
→ Vollständige Anleitung: Benachrichtigungen & Alarmkanäle
Bestehende Schicht bearbeiten (Geltungsbereich)
Beim Bearbeiten eines Termins aus einer wiederkehrenden Serie wählen Sie oben im Dialog, worauf die Änderung wirkt:
| Option | Auswirkung |
|---|---|
| Nur dieser Tag | Erstellt eine Ausnahme für diesen Termin — andere Termine bleiben unverändert. Serien-Einstellungen (Anforderungen, Kanäle, Auto-Abmeldung) sind in diesem Modus gesperrt. |
| Ab diesem Tag | Ändert die Serie ab dem gewählten Datum — alle künftigen Termine werden neu generiert. Bereits abgeschlossene Schichten bleiben unverändert. |
Vergangene, laufende oder bereits gestartete Schichten (mit Anmeldungen) öffnen sich in einer Nur-Lese-Ansicht.
Serie beenden und wieder aufnehmen
Über „Serie beenden" legen Sie den Tag der letzten Ausführung fest — alle geplanten Einsätze nach diesem Tag werden storniert und die Serie endet. Eine beendete Serie trägt das Kennzeichen „Beendet am …" und lässt sich über „Serie wieder aufnehmen" ab einem gewählten Datum im gewohnten Rhythmus fortsetzen.
Schicht duplizieren
Über das Kontextmenü einer Schicht im Kalender (Bearbeiten · Stornieren · Duplizieren) nutzen Sie eine bestehende Schicht als Ausgangspunkt für eine ähnliche Konfiguration — passen Sie anschließend Name, Zeiten und Objekt an. Jede wiederkehrende Schicht steht außerdem automatisch als Vorlage in Schritt 1 des Dialogs (und in der Vorlagen-Seitenleiste des Kalenders) zur Auswahl.