Vorgabe erstellen und bearbeiten
:::tip Viele Vorgaben auf einmal? Nutzen Sie den CSV/XLSX Import — laden Sie die Vorlage herunter, füllen Sie sie aus und importieren Sie alle Vorgaben in einem Schritt. :::
Eine Vorgabe ist die zentrale Konfiguration für wiederkehrende Schichten. Sie legen Schichtzeiten, Anmelde-/Abmeldefenster, Wiederholungsregeln, Anforderungen und Benachrichtigungskanäle fest. Aus jeder Vorgabe generiert das System automatisch einzelne Schichten.
:::info Voraussetzung Zum Erstellen benötigen Sie Zeiterfassung anlegen, zum Bearbeiten Zeiterfassung bearbeiten. :::
:::note Schicht vs. Vorgabe Im Planer legen Sie über „Schicht erstellen" entweder eine einzelne Schicht an oder — mit aktiviertem Schalter „Wiederhole diese Schicht" — eine wiederkehrende Vorgabe, aus der das System fortlaufend Schichten generiert. Beides nutzt denselben Dialog. :::
Der Erstellen-Dialog (2 Schritte)
Schritt 1 — Vorlage wählen. Der Dialog „Neue Schicht erstellen" beginnt mit der Auswahl:
- Ohne Vorlage starten — eine Schicht von Grund auf anlegen, oder
- eine Vorlage wählen — aus der durchsuchbaren Liste (übernimmt Objekt, Zeiten und Einstellungen der Vorlage als Startwerte).
Schritt 2 — Schicht ausfüllen. Danach füllen Sie das Formular aus:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Objekt | Standort der Schicht |
| Name | Schichtname (z. B. „Nachtschicht") |
| Datum / Beginn / Ende / Dauer | Datum und Uhrzeiten; Dauer zwischen 1 Minute und 24 Stunden |
| Wiederhole diese Schicht | Schalter → macht aus der Schicht eine wiederkehrende Vorgabe (siehe unten) |
Unter „Erweiterte Einstellungen" öffnen Sie die Fenster- und Anforderungsoptionen:
- Anmeldefenster — wie viele Minuten vor/nach Schichtbeginn die Anmeldung möglich ist.
- Anmeldung erforderlich — aktiviert die Bewertung: „Erwartet werden mindestens N Anmeldungen". Bei Abweichung wird über die gewählten Kanäle benachrichtigt: Push-Benachrichtigung, E-Mail, SMS, Telefonanruf.
- Abmeldefenster — wie viele Minuten vor/nach Schichtende die Abmeldung möglich ist; optional „Abmelde-Anforderungen von Anmeldung übernehmen".
- Auto-Abmeldung — „Automatische Abmeldung, wenn keine Abmeldung erfasst wird".
„Wiederhole diese Schicht" (wiederkehrende Vorgabe)
Mit dem Schalter erscheinen die Wiederholungsoptionen:
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Wiederholung | Voreinstellungen Täglich, Mo–Fr, Sa–So, Wöchentlich oder Monatlich — bei Wöchentlich/Monatlich wählen Sie die Wochentage bzw. Monatstage |
| Wiederholen alle | Intervall in Tagen, Wochen oder Monaten (z. B. alle 2 Wochen) |
| An Feiertagen | Normal behandeln, An Feiertagen aussetzen oder Nur an Feiertagen |
| Endet | Nie oder Am Datum (Enddatum der Serie) |
Die folgenden Abschnitte erläutern die einzelnen Einstellungen im Detail.
Schritt 1: Grundinformationen
Geben Sie den Namen der Vorgabe ein und wählen Sie das Objekt. Der Name sollte eindeutig sein (z. B. „Nachtschicht Gebäude A" statt nur „Nachtschicht").
Schritt 2: Schichtzeiten
Legen Sie Start- und Enddatum sowie die Uhrzeiten fest.
:::warning Einschränkung Die Dauer pro Schicht muss zwischen 1 Minute und 24 Stunden betragen. :::
Schritt 3: Anmelde- und Abmeldefenster
Definieren Sie, wie viele Minuten vor Schichtbeginn die Anmeldung möglich ist und wie lange nach Schichtende die Abmeldung offen bleibt.
| Einstellung | Auswirkung |
|---|---|
| Anmeldefenster: 30 Min | Mitarbeiter können sich ab 30 Minuten vor Schichtbeginn anmelden |
| Abmeldefenster: 15 Min | Mitarbeiter können sich bis 15 Minuten nach Schichtende abmelden |
| Kein Anmeldefenster | Anmeldung ist erst ab Schichtbeginn möglich |
| Kein Abmeldefenster | Abmeldung ist nur während der Schicht möglich |
Schritt 4: Anforderungen
Optional legen Sie fest, welche Bedingungen für eine erfolgreiche Schicht erfüllt sein müssen.
Der Anforderungstyp heißt im Dialog „Typ" und kennt drei Modi:
| Modus | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Optional | Keine Anforderung — jede Schicht gilt automatisch als erfolgreich | Einfache Anwesenheitserfassung ohne Bewertung |
| Mindestens | Mindestens X Anmeldungen müssen erfolgen; früheres Kommen und späteres Gehen sind in Ordnung | „Mindestens 3 Mitarbeiter müssen sich anmelden" |
| Genau | Genau X Anmeldungen werden erwartet — Abweichungen von den exakten Zeiten werden gemeldet | „Genau 2 Mitarbeiter, keine Über- oder Unterbesetzung" |
Die Bewertung (Erledigt/Unterbesetzt) wird erst vergeben, wenn die Schicht die Phase „Abgeschlossen" erreicht hat. Eine vollständige Übersicht der Bewertungslogik finden Sie unter Anwesenheitskontrolle.
Schritt 5: Regeln
Aktivieren Sie automatische Abmeldung und weitere Regeln:
- Automatische Abmeldung — Wird keine Abmeldung erfasst, meldet das System Mitarbeiter automatisch ab: X Minuten nach Schichtende (einstellbar, Standard 10 Minuten). Liegt der automatische Abmeldezeitpunkt innerhalb des Abmeldefensters, gilt die Schicht als erfüllt; liegt er außerhalb, wird die Zeit gestoppt, aber als nicht erfüllt markiert und ggf. eine Benachrichtigung versendet.
Schritt 6: Wiederholung
Konfigurieren Sie, wie oft die Schicht stattfinden soll. Ohne den Schalter „Wiederhole diese Schicht" ist sie einmalig; mit Schalter wählen Sie eine Voreinstellung:
| Voreinstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Täglich | Wiederholt sich jeden Tag (Intervall über „Wiederholen alle N Tage" anpassbar) |
| Mo–Fr / Sa–So | Nur unter der Woche bzw. am Wochenende |
| Wöchentlich | Wiederholt sich an ausgewählten Wochentagen |
| Monatlich | Wiederholt sich an ausgewählten Monatstagen |
Das System generiert Schichten automatisch für die nächsten 90 Tage im Voraus. Danach werden laufend neue Schichten nachgeneriert. Doppelte Einträge werden verhindert.
Schritt 7: Feiertags-Behandlung
Legen Sie fest, wie Feiertage und Sondertage des Objekts berücksichtigt werden:
| Einstellung | Auswirkung |
|---|---|
| Normal behandeln | Schichten finden auch an Feiertagen statt |
| An Feiertagen aussetzen | An Feiertagen wird keine Schicht generiert |
| Nur an Feiertagen | Schichten finden ausschließlich an Feiertagen statt |
:::warning Feiertage im Objekt pflegen Die Feiertags-Behandlung greift nur, wenn in den Objekteinstellungen Feiertage und Sondertage gepflegt sind. Ohne gepflegte Feiertage hat diese Einstellung keine Wirkung. :::
Schritt 8: Benachrichtigungen
Konfigurieren Sie Alarmkanäle (Push, E-Mail, SMS, Anruf), Nachrichtenvorlagen mit Platzhaltern und Empfänger für diese Vorgabe.
→ Vollständige Anleitung: Benachrichtigungen & Alarmkanäle
Kalendervorschau
Die Live-Vorschau zeigt die nächsten generierten Schichten. Prüfen Sie hier, ob Zeiten, Wiederholung und Feiertags-Behandlung korrekt konfiguriert sind, bevor Sie speichern.
Bestehende Vorgabe bearbeiten
Beim Bearbeiten einer bestehenden Vorgabe wählen Sie, ab wann die Änderung wirksam wird:
| Option | Auswirkung |
|---|---|
| Sofort | Die alte Konfiguration wird ersetzt. Bereits abgeschlossene Schichten bleiben unverändert im Protokoll. |
| Ab einem Datum | Die alte Konfiguration bleibt bis zum gewählten Datum aktiv. Ab dem Datum gelten die neuen Einstellungen. Keine Protokolle gehen verloren. |
Vorgabe duplizieren
Nutzen Sie eine bestehende Vorgabe als Vorlage, um schnell eine ähnliche Konfiguration zu erstellen. Alle Einstellungen werden übernommen — passen Sie anschließend Name, Zeiten und Objekt an.