Nachweispaket: Exporte für Prüfer
Ein Prüfer fragt nach dem Audit-Trail in vier Fragen: Wer hat wann was geändert, mit welchem alten und neuen Wert, und warum? LiteLog beantwortet diese Fragen mit acht Exporten. Jeder lässt sich im Portal erzeugen, als CSV oder Excel öffnen und gegen die anderen prüfen. Diese Seite erklärt, welcher Export welche Anforderung belegt, was jede Spalte bedeutet und wie die Dateien zusammenpassen.
:::info Voraussetzung Die Exporte verlangen die Berechtigung Rundgang Auswertung exportieren; einzelne zusätzlich Einstellungen anzeigen oder Berichte anzeigen. Jeder Lauf erscheint unter Export & Versand und lässt sich dort erneut herunterladen oder als wiederkehrender Versand planen. Höchstens 50 000 Zeilen je Datei; darüber grenzen Sie Zeitraum oder Bereich ein. :::
Welcher Export welche Anforderung belegt
| Anforderung | Nachweis | Export |
|---|---|---|
| Automatisch, vollständig, nicht editierbar | Audit-Tabellen sind in der Datenbank gegen Ändern und Löschen gesperrt. Eine Änderung ohne Audit-Zeile wird abgewiesen. Es gibt keine Bearbeitungsfunktion für Audit-Einträge. Aufgaben werden archiviert statt gelöscht. Signierte Erledigungen sind nach der Signatur nicht mehr veränderbar. | alle |
| An- und Abmeldevorgänge | Zugangsprotokoll: Anmeldung, Abmeldung, Fehlversuch mit Grund, Sitzungsverlängerung, Objektwechsel, Passwort, Signatur-PIN-Prüfung, je mit Benutzername und Zeit lokal/UTC | Verlauf |
| Audit-Trail während des Prozesses | Erledigung, eingereichtes Formular und elektronische Signatur als drei gegeneinander prüfbare Spuren, dazu der PDF-Nachweis | Signatur-Verlauf, Erledigungen, Berichte, Formular-PDF |
| Wer (Nutzername) | Klarname, Benutzername und Rolle in jeder Zeile; Personalnummer bei Erledigungen und Signaturen | alle |
| Wann (Zeitstempel) | Ortszeit mit Sekunden und UTC in jeder Zeile; bei Signaturen Geräte- und Serverzeit | alle |
| Alter Wert / neuer Wert | Eine Zeile je geändertem Feld bei Einstellungen, Stammdaten, Vorlagen und Konten | Einstellungs-Verlauf, Verlauf |
| Bezeichnung der Aktion | Spalte Ereignis (angelegt, geändert, deaktiviert, archiviert, Korrektur beantragt, Anmeldung, …) | alle |
| Änderungsbegründung | Spalte Begründung im Format [Code] Freitext; mit eingeschalteter Begründungspflicht wird der Grund beim Speichern erzwungen | Einstellungs-Verlauf, Verlauf, Änderungsanträge |
Die acht Exporte
| Export | Wo im Portal | Inhalt |
|---|---|---|
| Einstellungs-Verlauf | Verlauf › Ansicht Einstellungen › Export | Konfiguration, Kontrollpunkte, Vorlagen, Rollen und Aufgaben-Rhythmen je Feld mit Alt/Neu/Begründung |
| Verlauf (Aktivitäten) | Verlauf › Ansicht Aktivitäten › Export | Zugangsprotokoll, Konto-Änderungen je Feld und Einstellungs-Audit in einer Chronologie (höchstens 31 Tage je Datei) |
| Signatur-Verlauf | Verlauf › Ansicht Signaturen › Export | Alle elektronischen Signaturen mit Prüfsumme |
| Erledigungen | Aufgaben › Filterzeile Typ Erledigungen › Export | Jede Erledigung mit Person, Formular, Freigabe, Signatur und Storno |
| Berichte | Berichte › Export | Eingereichte Formulare und Meldungen mit Status, Freigabe und Signatur |
| Formular-PDF | Berichte › Formular öffnen › PDF | Der einzelne signierte Nachweis, so wie er dem Prüfer vorgelegt wird |
| Vorlagen-Stand und Änderungsanträge | Einstellungen › Vorlagen › Export und Einstellungen › Änderungsfreigabe › Export | Jeder Prüfpunkt jeder Vorlage heute, dazu jeder Antrag der Änderungsfreigabe mit Entscheidung |
| Benutzerliste | Mitarbeiter › Export | Alle Konten mit Rolle, Status, Anmeldearten und letzter Anmeldung |
Alle CSV-Dateien nutzen das Trennzeichen ; und UTF-8. Zeile 1 ist die Kopfzeile. Excel-Dateien liefern dieselben Spalten mit echten Datums- und Zahlenzellen.
Zeitangaben und Akteure in allen Exporten
Zeit
- Zeitpunkt (lokal): Ereigniszeit in der Zeitzone des Objekts bzw. Mandanten, Format
TT.MM.JJJJ hh:mm:ss. - Zeitpunkt (UTC): dieselbe Ereigniszeit in UTC, ISO 8601 mit Millisekunden. Die UTC-Spalte ist die Referenz für Reihenfolge und Abgleich, die lokale Spalte dient dem Lesen.
- Die Zeit stammt von der Serveruhr. Sie ist NTP-synchronisiert und für Anwender nicht veränderbar. Wo ein Vorgang auf dem Gerät stattfand (Signatur), stehen Geräte- und Serverzeit nebeneinander. Für Erledigungen gilt die Gerätezeit nur, wenn sie höchstens eine Stunde hinter der Serverzeit und höchstens fünf Minuten vor ihr liegt; sonst gilt die Serverzeit.
Akteure
- Nutzer / Person / Signierender: Klarname des Kontos, das den Vorgang ausgeführt hat.
- Benutzername: Anmeldename dieses Kontos (kann eine E-Mail-Adresse sein).
- Rolle: Rolle dieses Kontos zum Zeitpunkt des Vorgangs. Eingriffe des Herstellers (Support-Aufschaltung) erscheinen als Plattform-Admin.
- Personalnummer: das vom Mandanten vergebene Personalkennzeichen des Kontos.
- Leere Akteur-Spalten kennzeichnen Systemvorgänge ohne angemeldetes Konto, zum Beispiel die Anlage der Standardrollen beim Einrichten des Mandanten oder die Annahme einer Einladung.
Unveränderbarkeit
Die zugrunde liegenden Audit-Tabellen sind auf Datenbankebene gegen Ändern und Löschen gesperrt. Es gibt im Portal, in der App und über die Schnittstelle keine Funktion zum Bearbeiten oder Entfernen von Audit-Zeilen. Eine fachliche Änderung, deren Audit-Zeile nicht geschrieben werden kann, wird abgewiesen und nicht gespeichert.
Einstellungs-Verlauf
Deckt ab: Audit-Trail der Konfiguration: Kontrollpunkte, Vorlagen, Rollen, Aufgaben-Rhythmen, Objekt- und Firmen-Einstellungen. Wer, wann, alter Wert, neuer Wert, Änderungsbegründung.
Was eine Zeile ist: Eine Zeile ist ein Feld eines Datensatzes. Ändert ein Speichervorgang mehrere Felder, entstehen mehrere Zeilen mit identischem Zeitpunkt (UTC), Nutzer und Bezug. Eine Neuanlage erzeugt je gesetztem Feld eine Zeile angelegt mit leerem altem Wert und der Begründung Erstanlage. Deaktivierungen und Korrekturanträge tragen kein Feld, sondern beschreiben den ganzen Datensatz.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Zeitpunkt (lokal) | Ereigniszeit in Ortszeit, mit Sekunden |
| Zeitpunkt (UTC) | Ereigniszeit UTC, ISO 8601, Millisekunden |
| Nutzer | Klarname des Kontos, das die Änderung gespeichert hat |
| Benutzername | Anmeldename dieses Kontos |
| Rolle | Rolle dieses Kontos zum Zeitpunkt der Änderung; leer bei Systemvorgängen ohne angemeldetes Konto |
| Bereich | Art des geänderten Datensatzes (Katalog unten) |
| Ereignis | Art des Vorgangs (Katalog unten) |
| Bezug | Betroffener Datensatz, lesbar: Objekt › Kontrollpunkt, Objekt › Aufgabe (bei Rhythmen), Vorlagenname, Rollenname, Regelname; Mandant = Firmen-Einstellungen des Mandanten |
| Feld | Bezeichnung des geänderten Feldes in Klartext, z. B. „Wiederholung", „Chip-ID", „Berechtigungen". Verschachtelte Einstellungen als Pfad mit „›", z. B. „GxP-Änderungskontrolle › Begründungspflicht". Bei Vorlagen steht hier der einzelne Prüfpunkt |
| Alter Wert | Wert vor der Änderung. Leer bei angelegt. Schalter als „Ja" / „Nein", Rhythmen in Worten („täglich", „Mo, Di"), Berechtigungen als Liste der Rechte-Codes |
| Neuer Wert | Wert nach der Änderung |
| Begründung | Änderungsbegründung im Format [Code] Freitext (Codes: Korrektur, Neue Anforderung, Kundenwunsch, Fehlerbehebung, Periodische Überprüfung, Sonstiges). Erstanlage bei Neuanlagen. Bei Korrekturanträgen der Antragstext ohne Code |
Katalog „Bereich"
| Bereich | Was dort protokolliert wird |
|---|---|
| Aufgaben-Rhythmus | Wiederholung, Wochentage, Beginn, Zeitfenster und Toleranz einer Aufgabe; Bezug = Objekt › Aufgabe |
| Aufgabe | Anlage und Änderung einer Aufgabe (Bezeichnung, Kontrollpunkte, Zuständige, Formular) |
| Kontrollpunkt | Name, Chip-ID, Bereich, Notizen, Status eines Kontrollpunkts |
| Bereich (Kontrollpunkte) | Gruppierung der Kontrollpunkte |
| Formular-Vorlage | Name, Status, Geltungsbereich, Signaturpflicht und jeder einzelne Prüfpunkt |
| Rolle | Name, Hierarchie, Berechtigungen |
| Stammdaten | Name und Anschrift des Objekts |
| Firmen-Einstellungen | Mandantenweite Regeln: Änderungskontrolle, Freigaben, Aufbewahrung |
| Funktions-Schalter | Ein- und Ausschalten von Funktionen je Objekt (Dokumente, Chat, Statusgeber, Buchungen) |
| Automatisierungsregel | Regeln für Benachrichtigungen und Folgeaufgaben |
| API-Schlüssel | Anlage und Änderung von Schlüsseln der Schnittstelle |
Weitere Bereiche (Statusdefinition, Kategorie, Arbeitszeit-Einstellungen, Erledigung) erscheinen, sobald dort Änderungen stattfinden.
Katalog „Ereignis"
| Ereignis | Bedeutung |
|---|---|
| angelegt | Datensatz neu erstellt (nur neuer Wert) |
| geändert | Feld geändert (alt und neu) |
| deaktiviert | Datensatz außer Betrieb genommen, bleibt mit Verlauf erhalten (z. B. Automatisierungsregeln) |
| archiviert / wiederhergestellt | Datensatz ins Archiv verschoben bzw. reaktiviert (Aufgaben werden archiviert, nicht gelöscht) |
| Korrektur beantragt | Änderung unter Änderungsfreigabe eingereicht; wird erst nach Freigabe durch einen zweiten Administrator wirksam und erzeugt dann die Zeile geändert |
Lesehinweise
- Jede Vorlagenänderung erzeugt eine Zeile je Prüfpunkt. Ein Versionssprung trägt zusätzlich die Zeile
Version: v4 → v5. - Zeilen ohne Nutzer sind Systemvorgänge bei der Mandanten-Einrichtung (Standardrollen).
- Die Zeile, mit der die Begründungspflicht eingeschaltet wurde, trägt selbst keine Begründung: Die Pflicht gilt ab dem Speichern dieser Einstellung.
- Die Einrichtung des Mandanten (Kontrollpunkte, Vorlagen, Aufgaben) ist als Erstanlage protokolliert. Die anschließende Abstimmung zeigt sich als Folge von Änderungen an Vorlagen und Rhythmen, jede mit Begründung.
Verlauf (Aktivitäten, Anmeldungen, Konto-Änderungen)
Deckt ab: An- und Abmeldevorgänge (Zugangsprotokoll), Änderungen an Benutzerkonten mit Alt/Neu und, für die Gesamtchronologie, noch einmal den Einstellungs-Verlauf. Welche Quellen in der Datei stehen, bestimmen die Quellen im linken Menü des Verlaufs.
| Quelle | Inhalt |
|---|---|
| Anmeldung | Zugangsprotokoll: An- und Abmeldung, Fehlversuche, Objektwechsel, Passwort, Signatur-PIN-Prüfungen |
| Konto-Änderung | Anlage und Änderung von Benutzerkonten je Feld mit Alt/Neu und Begründung |
| Einstellungs-Audit | derselbe Datenbestand wie der Einstellungs-Verlauf, hier auf den Zeitraum begrenzt |
Der Aktivitäts-Export umfasst höchstens 31 Tage. Die Einrichtung des Mandanten steht vollständig im Einstellungs-Verlauf.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Zeitpunkt (lokal) / (UTC) | Ereigniszeit, siehe oben |
| Quelle | Anmeldung, Konto-Änderung, Einstellungs-Audit und die weiteren Quellen des Verlaufs |
| Ereignis | Art des Vorgangs (Kataloge unten) |
| Person | Klarname des handelnden Kontos. Bei Konto-Änderungen der Ausführende, nicht das betroffene Konto |
| Benutzername | Anmeldename des handelnden Kontos |
| Rolle | Rolle des handelnden Kontos zum Zeitpunkt; leer bei Systemvorgängen |
| Objekt | Objekt, in dessen Kontext der Vorgang stattfand (bei Anmeldungen das aktive Objekt) |
| Bezug | Betroffener Datensatz: bei Konto-Änderungen das betroffene Konto, bei Einstellungen der Datensatz, Mandant = Firmen-Einstellungen |
| Feld / Alter Wert / Neuer Wert | wie im Einstellungs-Verlauf, eine Zeile je Feld, Feldnamen in Klartext |
| Begründung | [Code] Freitext, z. B. [Korrektur] Anmeldung via QR-Code möglich machen |
| Detail | Bei Anmeldungen: Fläche, Methode und Fehlgrund (z. B. LiteLog-App · via QR-Code, Portal · via Passwort, via Signatur-PIN · Falsche Signatur-PIN). Bei Einstellungen der Bereich |
| Breitengrad / Längengrad | Gerätestandort, nur wenn die App Standortfreigabe hat |
Katalog „Ereignis", Quelle Anmeldung
| Ereignis | Bedeutung |
|---|---|
| Anmeldung | erfolgreicher Login; Detail nennt Fläche (Portal, LiteLog-App) und Methode (Passwort, QR-Code, NFC-Chip) |
| Anmeldung fehlgeschlagen | abgewiesener Login mit Fehlgrund im Detail (Falsches Passwort, Konto gesperrt, Konto deaktiviert, Lizenz abgelaufen) |
| Abmeldung | Logout durch den Nutzer, durch Inaktivität oder durch Sitzungsende nach Passwortwechsel |
| Sitzung verlängert | laufende Portal-Sitzung automatisch verlängert (Token-Erneuerung), kein neuer Login |
| Objekt-Wechsel | Nutzer wechselt in der App das aktive Objekt |
| Passwort geändert | Passwort durch den Nutzer geändert |
| Elektronische Signatur | Prüfung der Signatur-PIN beim Signieren (zweiter Faktor). Ohne Zusatz: erfolgreich. Mit Zusatz: Falsche Signatur-PIN bzw. Signatur-PIN vorübergehend gesperrt (zu viele Fehlversuche) |
| Signatur-PIN geändert | Signatur-PIN des Kontos neu gesetzt |
| Offline-Prüfschlüssel ausgegeben | Das Gerät hat einen Prüfschlüssel erhalten, mit dem die Signatur-PIN ohne Netzverbindung geprüft wird (Offline-Signatur); die Signatur selbst wird beim nächsten Abgleich übertragen |
Katalog „Ereignis", Quelle Konto-Änderung
| Ereignis | Bedeutung |
|---|---|
| Konto angelegt | Neues Konto, je gesetztem Feld eine Zeile (Name, Benutzername, Personalnummer, Status, Zuordnung, Rolle) |
| Stammdaten geändert | Je Feld eine Zeile: Name, Benutzername, Personalnummer, Status (aktiv/deaktiviert), Zuordnung (Mitarbeiter/Kunde), zugeordnete Objekte, Kontaktdaten, erlaubte Anmeldearten |
| Rolle geändert | Rolle des betroffenen Kontos alt/neu (die Spalte Rolle ist die Rolle des Ausführenden) |
| Einladung angenommen | Konto per Einladungslink aktiviert (ohne Person: der Eingeladene selbst) |
| Passwort zurückgesetzt | Rücksetzung durch einen Administrator (Person = Administrator) |
Signatur-Verlauf
Deckt ab: jede elektronische Signatur mit Signierendem, Zeit, Bedeutung, Methode und Prüfsumme (Audit-Trail während des Prozesses).
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Zeitpunkt signiert (lokal) | Zeitpunkt der Signatur auf dem Gerät, Ortszeit |
| Zeitpunkt signiert (UTC) | derselbe Zeitpunkt in UTC |
| Zeitpunkt empfangen (UTC) | Serverzeit des Eingangs. Liegt sie deutlich nach „signiert", wurde offline signiert und später übertragen |
| Signierender | Klarname, eingefroren |
| Benutzername | Anmeldename, eingefroren |
| Personalnummer | Personalkennzeichen des Signierenden zum Zeitpunkt der Signatur |
| Rolle | Rolle des Signierenden zum Zeitpunkt der Signatur |
| Objektart | Was signiert wurde: Formular-Antwort (eingereichtes Formular), Aufgaben-Erledigung (Erledigung per Scan ohne Formular), Meldung, Tour, Freigabe-Antrag |
| Bezug | Titel des signierten Datensatzes (Vorlage, Aufgabe oder Meldung) |
| Objekt | Objekt |
| Objekt-UUID | Eindeutige ID des signierten Datensatzes; entspricht Formular-ID bzw. Erledigungs-ID im Erledigungs-Export und UUID im Berichte-Export |
| Bedeutung | Signaturbedeutung gemäß 21 CFR Part 11 §11.50: „Durchgeführt und bestätigt" (Ausführender), „Geprüft und freigegeben" (Prüfer bei Freigabe), „Änderung freigegeben" (Entscheid eines Antrags) |
| Methode | PIN = persönliche Signatur-PIN, zusätzlich zur Anmeldung eingegeben; im Portal auch Passwort, in der App auch NFC-Chip oder QR-Code |
| Status | Signiert (Prüfung erfolgreich), Abgelehnt (PIN falsch oder gesperrt), Fehlgeschlagen |
| Fehlgrund | bei Abgelehnt/Fehlgeschlagen der Grund |
| Prüfsumme (SHA-256) | Hash über den signierten Inhalt (Datensatz, Vorlage und Version, Signierender). Derselbe Hash steht im Erledigungs-Export und als Präfix im PDF-Nachweis |
| Gerät | Gerätekennung des signierenden Geräts; leer bei Signatur im Portal |
| IP | nur bei Signatur im Portal gefüllt |
| Manifest-ID | Eindeutige ID des Signaturereignisses |
Lesehinweise
- Signaturen sind untrennbar mit dem Datensatz verbunden: Die Tabelle ist unveränderbar, und ein signiertes Formular wird nicht mehr geändert. Eine Korrektur erzeugt eine neue Fassung mit neuer Signatur; das Original bleibt mit seiner Signatur als Ersetzt sichtbar.
- Beim Signieren wird eine Prüfsumme über den gespeicherten Datensatz abgelegt. Damit lässt sich jede spätere Änderung am signierten Datensatz nachweisen. Die Spalte Status zeigt das Ergebnis dieser Prüfung: Signiert (Datensatz unverändert), Nach Signatur geändert, Storniert, Ersetzt. Signaturen mit dem Zusatz „(v1, nicht nachrechenbar)" tragen eine ältere Prüfsummen-Fassung ohne Nachrechnung (siehe Signatur-Status).
- Abgelehnte PIN-Eingaben erscheinen in dieser Datei mit Status Abgelehnt und Fehlgrund und zusätzlich im Zugangsprotokoll (Ereignis „Elektronische Signatur" mit Fehlgrund).
Erledigungen
Deckt ab: wer welche Aufgabe an welchem Kontrollpunkt wann erledigt hat, mit Formular, Freigabe, Signatur und Storno (Prozessdaten).
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Art | Erledigt, oder Nicht durchführbar (mit Grund) |
| Aufgabe | Aufgabentitel |
| Objekt | Objekt |
| Kontrollpunkt | Bereich · Raum, an dem der Chip oder QR-Code gescannt wurde; leer bei einer Aufgabe ohne Kontrollpunkt |
| Termin | Geplanter Tag des Serientermins, dem die Erledigung zugeordnet ist |
| Erledigt am (lokal) / (UTC) | Zeitpunkt der Erledigung |
| Person / Benutzername / Personalnummer | Ausführende Person, eingefroren |
| Quelle | Formular = Erledigung über die ausgefüllte Formular-Vorlage; App-Scan = Erledigung durch Scan am Punkt ohne Formular |
| Formular-Status | Abgesendet (eingereicht), Entwurf; leer bei App-Scan |
| Freigabe | Freigabe ausstehend, Freigegeben, Abgelehnt; leer, wenn keine Freigabe vorgesehen |
| Checkliste | Abgehakte Punkte einer Aufgaben-Checkliste (nicht die Formular-Prüfpunkte) |
| Fotos | Anzahl der Fotos an der Erledigung |
| Verzögerungsgrund | Begründung bei Erledigung nach dem Zeitfenster |
| Grund (nicht durchführbar) | Begründung bei Art „Nicht durchführbar" |
| Notiz | Freitext der ausführenden Person |
| Signatur-Status | Signiert / Nicht signiert / Abgelehnt |
| Signiert von | Klarname (Benutzername) des Signierenden |
| Rolle (Signatur) | Rolle des Signierenden zum Zeitpunkt der Signatur |
| Signiert am | Signaturzeitpunkt lokal |
| Prüfsumme (SHA-256) | Hash der Signatur, identisch mit dem Signatur-Verlauf |
| Erledigungs-ID | Eindeutige ID der Erledigung |
| Formular-ID | ID des zugehörigen Formulars; identisch mit Objekt-UUID im Signatur-Verlauf und UUID im Berichte-Export |
| Storniert am / Storniert von / Storno-Grund | Bei stornierten Erledigungen Zeitpunkt, Konto und Grund [Code] Text; leer bei aktiven Zeilen |
Lesehinweise
- Termin ist der Kalendertag, für den die Erledigung zählt; Erledigt am ist die Uhrzeit der Erledigung (Gerätezeit, wenn sie höchstens eine Stunde hinter der Serverzeit und höchstens fünf Minuten vor ihr liegt, sonst Serverzeit). Stornierte Erledigungen bleiben mit Zeitpunkt, Konto und Grund in der Datei.
- Die Formular-Prüfpunkte selbst (OK/Mangel je Fläche) stehen im Berichte-Export (Spalte Inhalt) und vollständig im Formular-PDF.
- Das System weist jede nachträgliche Ergänzung an einer signierten Erledigung ab (Notiz, Checkliste, Fotos). Die Signatur bleibt mit dem signierten Inhalt verknüpft.
Berichte (eingereichte Formulare und Meldungen)
Deckt ab: jedes eingereichte Formular mit Vorlage, Status, Freigabe, Signatur und Kurzinhalt, dazu die Meldungen.
Aufbau der Datei: Zeile 1 ist die Kopfzeile. Nach der letzten Datenzeile folgt, durch eine Leerzeile getrennt, ein Kennzahlen-Block. Beim Öffnen in Excel: Tabelle ab Zeile 1, Kennzahlen am Ende gesondert lesen.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Zeitpunkt | Einreichung, Ortszeit, mit Sekunden |
| Zeitpunkt (UTC) | Einreichung in UTC |
| Art | Formular (ausgefüllte Vorlage) oder Meldung |
| Titel | Bei Formularen der Name der Formular-Vorlage, mit der das Formular ausgefüllt wurde; bei Meldungen der Textauszug |
| Objekt | Objekt |
| Person | Klarname der einreichenden Person |
| Nummer | Personalnummer dieser Person |
| Status | Abgesendet (eingereicht), Entwurf, Ersetzt (durch Korrekturfassung abgelöst), Storniert; leer bei Meldungen |
| Freigabe | Freigabe ausstehend, Freigegeben, Abgelehnt; leer bei Meldungen |
| Freigegeben von / Freigegeben am | Entscheider und Zeitpunkt der Prüfer-Freigabe |
| Signatur | Signiert / Nicht signiert |
| Signiert von | Klarname des Signierenden |
| Signiert am | Signaturzeitpunkt lokal |
| Kategorie | Kategorie der Vorlage bzw. Meldung; „Ohne Kategorie", wenn keine vergeben |
| Inhalt | Kurzfassung der ausgefüllten Prüfpunkte; Mängel und Fotos vollständig im Formular-PDF |
| UUID | Eindeutige ID des Datensatzes; nur in CSV und Excel, nicht im PDF der Liste |
Lesehinweise
- Ein eingereichtes Formular wird nicht mehr verändert. Eine Korrektur erzeugt eine neue Fassung; die alte bekommt den Status Ersetzt und behält ihre Signatur.
- Welche Version der Vorlage zum Zeitpunkt des Ausfüllens galt, belegt der Einstellungs-Verlauf: Bereich Formular-Vorlage, Zeile
Version: v4 → v5mit Zeitpunkt und Begründung.
Formular-PDF
Deckt ab: der einzelne, signierte Nachweis so, wie er dem Prüfer vorgelegt wird.
| Abschnitt | Inhalt |
|---|---|
| Kopf | Vorlage, Kontrollpunkt und Objekt, Zeitpunkt der Erfassung, ausführende Person |
| Hinweisbanner | „Mängel erfasst", wenn mindestens ein Prüfpunkt mit Mangel abgeschlossen wurde |
| Prüfpunkte | Je Fläche oder Vorgang das Ergebnis: OK, oder Mangel mit Mangelart und Notiz |
| Freigabe | Status der Prüfer-Freigabe: Ausstehend, Freigegeben, Abgelehnt (nur bei Vorlagen mit Prüfer-Freigabe) |
| Digitale Signatur (Part 11) | Status, Klarname, Benutzername und Rolle des Signierenden, Methode (PIN), Bedeutung („Durchgeführt und bestätigt"), Signaturzeitpunkt mit Sekunden und Zeitzone, Hash-Präfix. „Anmeldung: offline (Gerät)" bedeutet: Die PIN wurde auf dem Gerät geprüft und beim Übertragen vom Server bestätigt |
Lesehinweise
- Der vollständige SHA-256-Hash zu jedem Nachweis steht im Signatur-Verlauf und im Erledigungs-Export; das PDF zeigt die ersten 16 Zeichen.
- Nach einer Prüfer-Freigabe erhält das PDF einen zweiten Signaturblock mit der Bedeutung „Geprüft und freigegeben".
- Das PDF ist eine Darstellung des Datensatzes. Maßgeblich ist der Datensatz mit seiner Signatur in der Datenbank. Beide bleiben zusammen abrufbar.
Vorlagen-Stand und Änderungsanträge
Deckt ab: Welche Prüfpunkte jede Formular-Vorlage heute hat, in welcher Version, und welche Änderungen beantragt, entschieden oder noch nicht wirksam sind. Der Vorlagen-Stand beantwortet die Frage „Welche Prüfpunkte hat Formular X heute?", der Einstellungs-Verlauf die Frage „seit wann und warum?".
Vorlagen-Stand: ein Feld je Zeile, der Vorlagenkopf wiederholt sich je Zeile.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Vorlage | Name der Formular-Vorlage |
| Beschreibung | Beschreibungstext der Vorlage |
| Version | Laufende Versionsnummer; jede Inhaltsänderung erhöht sie um 1 |
| Status | Aktiv (in der App nutzbar), Entwurf, Archiviert |
| Art | Formular oder Meldung (System-Vorlage) |
| Prüfer-Freigabe | Ja: Eingereichte Formulare dieser Vorlage warten auf eine Freigabe durch einen Prüfer |
| Signaturpflicht | Regel für die elektronische Signatur. „E-Signatur: wie Objekt" = die Pflicht wird am Objekt bzw. an der Aufgabe gesetzt. „Unterschrift (gezeichnet)" = die Vorlage enthält zusätzlich ein Feld für eine gezeichnete Unterschrift |
| Objekt-Zuordnung | „Alle Objekte" = Vorlage gilt für alle Objekte des Mandanten; nach dem Doppelpunkt die Objekte, denen sie ausdrücklich zugeordnet ist |
| Zuletzt geändert (lokal / UTC) | Zeitpunkt der letzten Versionsänderung |
| Vorlagen-ID | Eindeutige ID, identisch mit der Vorlagen-ID in Formular- und Signatur-Exporten |
| Schritt | Überschrift des Abschnitts, zu dem das Feld gehört (leer, wenn die Vorlage keine Abschnitte hat) |
| Prüfpunkt | Text des Prüfpunkts bzw. Felds |
| Feldtyp | OK/Mangel = Prüfpunkt mit Ergebnis OK oder Mangel; Ja/Nein; Überschrift; Foto; Langtext; Kurztext; Datum; Uhrzeit; Zahl; Auswahl; Mehrfachauswahl; Unterschrift; Objektauswahl; Kontrollpunkt; Wiederholbarer Block |
| Pflicht | Muss vor dem Absenden beantwortet werden (leer bei Überschriften) |
| Bedingt | Feld erscheint oder wird Pflicht nur unter einer Bedingung |
| n/a erlaubt | Darf mit „nicht zutreffend" übersprungen werden (nur OK/Mangel-Felder) |
| Mangel-Arten | Auswahl bei „Mangel"; „Sonstiges" mit Pflichttext hängt die App automatisch an |
| Notiz bei Mangel Pflicht / Foto bei Mangel Pflicht | Ob bei „Mangel" eine Notiz bzw. ein Foto erzwungen wird |
| Auswahloptionen | Optionen bei OK/Mangel-, Ja/Nein- und Auswahlfeldern, getrennt durch senkrechten Strich; mit * markierte Optionen gelten als Mangel |
| Feld-ID | Technische Kennung des Feldes |
Änderungsanträge: alle Anträge der Änderungsfreigabe. Jeder beantragte Inhalt erscheint mit Antragsteller, Begründung und Inhalt (alt → neu). Beantragte, noch nicht entschiedene Inhalte sind nicht wirksam.
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Antrag erstellt (lokal / UTC) | Zeitpunkt der Antragstellung |
| Beantragt von / Benutzername | Antragsteller, eingefroren zum Antragszeitpunkt. Zusatz „(aktuell)": Der Antrag stammt aus der Zeit vor dem Einfrieren des Namens, der Name stammt aus dem heutigen Konto |
| Art | Konfigurationsänderung oder Datensatz-Archivierung |
| Bereich | Formular-Vorlage, Rolle, Aufgaben-Rhythmus, … |
| Betrifft | Betroffener Datensatz mit Namen, bei Statuswechseln mit Zielstatus |
| Objekt | Objekt, falls der Datensatz einem Objekt gehört |
| Begründung | Begründung des Antragstellers |
| Änderung | Inhalt des Antrags als Feld: alt → neu, mehrere Felder durch senkrechten Strich getrennt; hinzugefügte Prüfpunkte mit Typ und Pflicht |
| Status | Offen, Freigegeben, Abgelehnt |
| Entschieden von / Benutzername (Entscheider) / Entschieden am (lokal / UTC) | Freigeber und Zeitpunkt der Entscheidung (leer bei offenen Anträgen) |
| Entscheidungs-Notiz | Notiz des Freigebers bzw. Systemgrund bei automatischer Ablehnung, beginnend mit Automatisch abgelehnt |
| Signatur-Status / Signatur-Bedeutung / Prüfsumme (SHA-256) / Manifest-ID | Elektronische Signatur der Entscheidung; Keine Signatur bei offenen oder nicht signaturpflichtigen Anträgen |
| Antrags-ID / Batch-ID | Eindeutige Kennung des Antrags und des Antragsstapels, in dem er eingereicht wurde |
Die Freigabe erfolgt im Portal unter Einstellungen → Änderungsfreigabe durch einen zweiten Administrator mit Signatur. Die Entscheidung (wer, wann, Notiz, Signatur) erscheint dann in dieser Datei und im Einstellungs-Verlauf.
Benutzerliste
Deckt ab: alle Benutzerkonten des Mandanten mit Rolle, Status, erlaubten Anmeldearten und letzter Anmeldung (Zugriffskontrolle).
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Name | Klarname des Kontos |
| Benutzername | Anmeldename (eindeutig, persönlich; keine geteilten Konten) |
| Personalnummer | Personalkennzeichen des Mandanten |
| Rolle | Rolle des Kontos |
| Status | Aktiv, Deaktiviert, Einladung offen, Archiviert |
| Zugang | Alle Objekte oder nur ausgewählte Objekte |
| Objekte | Zugeordnete Objekte, wenn der Zugang eingeschränkt ist |
| Anmeldemethoden | Erlaubte Anmeldearten (Passwort, NFC-Chip, QR-Code, Microsoft, Passkey) |
| Microsoft verknüpft | Konto mit Microsoft-Anmeldung verbunden |
| Zwei-Faktor | Zweiter Faktor für die Anmeldung aktiv |
| Letzte Anmeldung (lokal / UTC) | Zeitpunkt der letzten erfolgreichen Anmeldung |
| Angelegt (lokal / UTC) | Zeitpunkt der Kontoanlage |
| Gehört zu | Übergeordnetes Konto (z. B. Subunternehmer), sonst leer |
| Sprache | Sprache der Oberfläche |
| Konto-ID | Eindeutige ID des Kontos |
Lesehinweise
- Kundenzugänge (reine Lesezugänge) sind nicht enthalten.
- Die Signatur-PIN ist je Konto persönlich und erscheint nirgends im Klartext. Ihre Prüfungen stehen im Zugangsprotokoll.
- Jede Anlage und Änderung eines Kontos ist mit Alt/Neu im Verlauf nachvollziehbar (Quelle Konto-Änderung).
Gegenprüfung über die Dateien hinweg
- Formular-ID (Erledigungen) = Objekt-UUID (Signatur-Verlauf) = UUID (Berichte).
- Prüfsumme im Signatur-Verlauf = Prüfsumme in den Erledigungen = Hash-Präfix im Formular-PDF.
- Jede Signatur im Signatur-Verlauf hat eine PIN-Prüfung („Elektronische Signatur") im Zugangsprotokoll (Verlauf) zur selben Zeit.
- Jede Änderung im Einstellungs-Verlauf erscheint im Verlauf unter Quelle „Einstellungs-Audit" zur selben UTC-Zeit (innerhalb der 31 Tage).
- Titel und Kategorie im Berichte-Export verweisen auf den Vorlagen-Stand; die Versionsgeschichte im Einstellungs-Verlauf belegt, wer die Version wann und warum erzeugt hat.
- Rolle und Personalnummer je Konto (Benutzerliste) stimmen mit den Angaben in Erledigungen und Signaturen überein.
Maschinelle Gegenprüfung
Derselbe Änderungsverlauf ist über die REST-API v1 abrufbar (Leserecht audit:read):
| Methode & Pfad | Zweck |
|---|---|
GET /api/v1/config-changes?include=values | Einstellungs-Verlauf mit alten und neuen Werten, Begründung und Benutzername |
GET /api/v1/change-requests | Änderungsanträge mit Status und Entscheidung |
GET /api/v1/form-templates/{id} | Vorlage mit Prüfpunkten und Version (Scope form_templates:read) |