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Aufgabe erstellen

Über den Button "Erstellen" öffnet sich die Erstellen-Seitenleiste ("Neue Aufgabe") über der aktuellen Ansicht — die Liste dahinter bleibt sichtbar, Sie verlieren den Kontext nicht. Für eine schnelle Aufgabe genügt der Name; alles Weitere ergänzen Sie über die Detail-Felder.

Funktionen im Überblick​

Name​

Das einzige Pflichtfeld. Geben Sie einen aussagekräftigen Titel ein (z.B. "Leuchtstoffröhre Tiefgarage ersetzen").

Das Namensfeld ist zugleich der Einstieg, um eine bestehende Aufgabe als Vorlage zu nutzen:

  • Als Vorlage übernehmen — ab zwei eingegebenen Zeichen erscheinen unter dem Feld passende bestehende Aufgaben, jeweils mit Objekt, letzter Nutzung und einem Kennzeichen, wenn die Aufgabe als Serie läuft. Die Reihenfolge richtet sich nach der Ähnlichkeit des Namens, dem gleichen Objekt, der Aktualität und der Häufigkeit. Ein Klick übernimmt die Aufgabe vollständig ins Formular: Checkliste, Nachweise, Wiederholung, Zuständige und Kategorien.
  • Zuletzt verwendet — ist das Feld leer, zeigt es beim Fokus die letzten fünf Aufgaben, die Sie auf diesem Gerät als Vorlage übernommen haben.

Haben Sie vor der Übernahme schon selbst etwas eingetragen, fragt das Formular „Eingaben überschreiben?". Bei reiner Vorbelegung (siehe Vorbelegte Felder) entfällt diese Rückfrage.

Nach „Aus Aufgabe übernehmen" prüft das Formular die übernommenen Werte gegen das Fälligkeitsdatum:

  • Sind übernommene Zuständige am Fälligkeitstag abwesend, steht ein Hinweis unter Zuständig.
  • Läuft die Quelle bereits als Serie, weist ein Hinweis darauf hin, dass beim Speichern eine zweite Serie entsteht.

Details hinzufügen​

Unter dem Namen liegt die Reihe "Details hinzufügen". Ein Klick blendet den jeweiligen Abschnitt ein, über "Entfernen" nehmen Sie ihn wieder heraus:

DetailInhalt
BeschreibungFreitext mit Details zur Aufgabe
ChecklisteEinzelne Erledigungspunkte, die später abgehakt werden — eine Arbeitshilfe, keine Abschluss-Bedingung: Die Aufgabe lässt sich auch mit offenen Punkten erledigen
Foto-NachweisFoto-Pflicht beim Abschließen aktivieren und Referenzfotos/Anhänge hochladen
Formular ausfüllenBindet eine Formular-Vorlage: Die Aufgabe wird durch das Einreichen des Formulars erledigt (erscheint nur, wenn aktive Vorlagen existieren)
Erwartetes MaterialMaterial-Vorbelegung der Aufgabe: je Artikel Menge und Richtung — Entnahme (Verbrauch aus dem Objektbestand beim Abschluss, z. B. Verbrauchsmaterial an einer Raststätte je Reinigungsdurchgang) oder Auffüllung (Nachschub ans Objekt). Schon beim Anlegen erfassbar und wird mit dem Speichern übernommen (nur mit Funktion Material und Berechtigung „Material bearbeiten")
KontrollrundgangWechselt in den Rundgang-Assistenten des Objekts, wenn statt einer Aufgabe ein Rundgang mit Kontrollpunkten entstehen soll

Eigenschaften​

Die rechte Spalte trägt den Bereich Eigenschaften in der Reihenfolge Objekt, Kontrollpunkte (Verknüpfung, siehe unten), Zuständig, Fällig am, Wiederholung, Priorität, Kategorien und Reaktion; der Status kommt an der gespeicherten Aufgabe ganz oben hinzu. Das Objekt steht zuerst, weil es Kontrollpunkte, Reaktions-Regeln, Vorschläge für Zuständige und die arbeitsfreien Tage einer Serie bestimmt. Alles ist bereits vor dem Speichern ausfüllbar — Sie legen die Aufgabe also in einem Zug vollständig an. Ohne eigene Wahl gilt die Priorität „Mittel"; die Reaktion folgt den Reaktions-Standards von Objekt und Mandant. Greift dort keine Regel, zeigt ein gelbes Warnsymbol neben der Reaktion, dass bei Überfälligkeit niemand benachrichtigt wird; ein Klick darauf öffnet die Wirkkette. Ein Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit ist erlaubt, das Label trägt dann ein Info-Symbol: Die Aufgabe ist sofort überfällig. Kategorien sind auf 20 je Aufgabe und 50 Zeichen begrenzt; Groß- und Kleinschreibung unterscheidet keine Kategorie („Sanitär" und „sanitär" sind dieselbe). Nach dem Speichern erscheint darunter der Kommentarbereich.

Bei Zuständig und Kategorien ist die ganze Zeile Klickfläche: Ein Klick irgendwo in der Zeile öffnet die Auswahl, nicht nur der Eintrag „+ zuweisen" bzw. „+ Kategorie".

Mehrere Zuständige, eine Erledigung: Ist eine Aufgabe mehreren Mitarbeitern zugewiesen, etwa einer Kolonne oder einem Trupp, muss nicht jeder einzeln abschließen. Ein Mitarbeiter erledigt die Aufgabe stellvertretend für alle, und sie gilt damit für die gesamte Kolonne als erledigt. In der Erledigung und im Verlauf steht, wer sie wann abgeschlossen hat. Feste Kolonnen als wiederverwendbare Gruppe gibt es nicht: Sie wählen die beteiligten Mitarbeiter je Aufgabe unter Zuständig aus. Gespeichert wird der Zeitpunkt des Abschlusses; ein Beginn-Zeitpunkt wird an der Aufgabe nicht erfasst, die Arbeitszeit sehen Sie über die Zeiterfassung der Schicht.

Die Zuständigkeit ist ein Hinweis für das Team, keine Sperre: In der App sehen alle Mitarbeiter mit Zugriff auf das Objekt die offenen Aufgaben und dürfen sie mit der Berechtigung „Aufgaben abschließen" erledigen. Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum erscheinen in der Liste nur innerhalb des gewählten Zeitraums (Standard: letzte 7 Tage ab Erstelldatum) — vergeben Sie ein Fälligkeitsdatum, wenn die Aufgabe dauerhaft sichtbar bleiben soll. Solange weder Fälligkeit noch Wiederholung gesetzt sind, trägt das Label Fällig am ein kleines Info-Symbol; der Tooltip erinnert daran, dass die Aufgabe ohne Fälligkeit oder Wiederholung nicht im Zeitplan erscheint. Sobald eines von beiden gesetzt ist, verschwindet das Symbol.

Vorbelegte Felder​

Felder, die das Formular selbst befüllt hat, tragen den Marker „vorbelegt"; der Tooltip nennt die Herkunft:

  • Aus dem Kontext — Sie haben das Formular von der Objektseite, aus einem Tag im Zeitplan oder von einem Kontrollpunkt geöffnet; Objekt, Fällig am oder Kontrollpunkte sind entsprechend gesetzt.
  • Automatisch — der Mandant hat nur ein Objekt; es ist bereits gewählt.
  • Aus deinen Vorgaben — der Wert stammt aus Ihren persönlichen Standardwerten (siehe Meine Vorgaben).
  • Vorschlag — der Wert stammt aus der Historie, den Verantwortlichen des Objekts oder dem Dienstplan (siehe unten).

Eigene Eingaben werden von Vorbelegungen nie überschrieben. Wechseln Sie im Zeitplan bei offenem Formular den Objektfilter, bleiben getippte Werte stehen.

Treffen mehrere Quellen auf dasselbe Feld, gilt diese Rangfolge: Kontext (Objektseite, Zeitplan-Tag, Kontrollpunkt) vor eigener Eingabe, vor „Aus Aufgabe übernehmen", vor Meine Vorgaben, vor Vorschlag, vor der automatischen Wahl des einzigen Objekts.

Vorschläge für Zuständige und Kategorien​

Sobald Objekt oder Fälligkeit stehen, schlägt das System Zuständige und Kategorien vor. Als Zuständige kommen die Verantwortlichen des Objekts in Frage, die am Fälligkeitstag im Dienstplan eingeplant sind; wer an diesem Tag abwesend ist, wird ausgelassen, ohne dass der Grund genannt wird. Sichere Vorschläge trägt das Formular direkt ein (Marker „vorbelegt"); unsichere erscheinen als Link „Vorschlag übernehmen: …" unter der jeweiligen Zeile und werden erst durch Klick übernommen.

Meine Vorgaben​

Rechts neben der Überschrift Eigenschaften liegt ein Zahnrad — nur beim Anlegen, nicht in der Detailansicht. Es öffnet Meine Vorgaben: persönliche Standardwerte, die nur für Ihr Konto gelten und nur beim Anlegen neuer Aufgaben greifen. Sie legen fest:

  • Objekt — das Objekt, das neue Aufgaben ohne anderen Kontext erhalten.
  • Zuständige — die Mitarbeiter, die standardmäßig eingetragen werden.
  • Fälligkeit — leer, heute, morgen oder in einer Woche, jeweils bezogen auf den Tag des Anlegens.
  • Kategorien — die Aufgaben-Kategorien, die standardmäßig gesetzt werden.

Speichern wendet die Vorgaben sofort auf das offene Formular an, füllt dabei aber nur Felder, die noch leer sind; alles andere gilt ab dem nächsten Öffnen. Zurücksetzen löscht alle persönlichen Vorgaben wieder. Felder, die aus den Vorgaben stammen, tragen den Marker „vorbelegt" mit der Herkunft „aus deinen Vorgaben".

In der App: Dieselben Vorgaben gelten auch beim Anlegen in der LiteLog-App — dort über das Menü ⋮ oben rechts im Formular „Neue Aufgabe" → Meine Vorgaben. Die App bearbeitet Objekt, eine zuständige Person und die Fälligkeit; weitere Zuständige und Kategorien aus dem Portal bleiben dabei erhalten. Die Vorgaben werden auf dem Gerät gespiegelt und greifen auch offline. Eine in der App angelegte Aufgabe wird zuerst auf dem Gerät gespeichert und erscheint im Portal, sobald die App sie übertragen hat.

Meine Vorgaben ersetzen nicht die Standards des Mandanten: Reaktion, Kategorien und Status pflegen Sie weiterhin unter Einstellungen — der Dialog verlinkt dorthin (Reaktions-Standards, Aufgaben-Kategorien, Aufgaben-Phasen).

Kontrollpunkte verknüpfen und „Erledigen nur am Punkt"​

Unter Kontrollpunkte wählen Sie einen oder mehrere Kontrollpunkte des gewählten Objekts. Eine Aufgabe kann an mehrere Punkte gebunden sein, und ein Punkt kann mehrere Aufgaben tragen. Kontrollpunkte gehören immer zum Objekt der Aufgabe: Wechseln Sie das Objekt, fragt das Portal nach und löst die Kontrollpunkte des bisherigen Objekts; eine Reaktion, die nur für das bisherige Objekt galt, fällt auf den Standard zurück. Der Mitarbeiter sieht die Aufgabe nach dem Scan des Punkts in der App — eine Aufgabe mit Uhrzeit erst ab zwei Stunden vor dieser Uhrzeit, Überfälliges immer; im geplanten Rundgang gilt sie mit dem Scan als erledigt, sofern kein Foto- oder Formular-Nachweis verlangt ist. Ohne Scan lässt sich die Aufgabe trotzdem erledigen — im Portal wie in der App.

Soll die Erledigung zwingend vor Ort erfolgen, aktivieren Sie „Erledigen nur am Punkt" (in der Eigenschaften-Karte kurz Nur am Punkt, der volle Begriff steht im Info-Symbol): Die App erlaubt das Erledigen dann nur nach dem Scan eines verknüpften Kontrollpunkts. Im Portal bleibt das Erledigen möglich, die Erledigung erhält aber den Vermerk „ohne Scan erledigt". Ohne verknüpfte Kontrollpunkte ist der Schalter wirkungslos.

Serien (wiederkehrende Aufgaben)​

Unter Wiederholung legen Sie eine Wiederholungsregel fest — daraus entsteht eine Serie. Zur Auswahl stehen Täglich, Mo–Fr, Sa–So, Wöchentlich, 14-tägig, Monatlich, Quartalsweise, Halbjährlich und Jährlich; Quartalsweise und Halbjährlich sind Monats-Rhythmen mit Abstand 3 bzw. 6, Jährlich ist der 12-Monats-Rhythmus, und das Feld daneben zählt in Jahren. Beim wöchentlichen Rhythmus wählen Sie die gewünschten Wochentage aus; für typische Muster gibt es die Schnellwahlen Mo–Fr und Sa–So. Die Serie bleibt eine Aufgabe in der Liste; jeder Termin wird einzeln erledigt, und die Spalte „Erledigt (30T)" zeigt, wie viele der letzten Termine erledigt wurden. Ein ausgelassener Termin bleibt als Lücke in dieser Quote sichtbar, der nächste Termin kommt trotzdem. Vergeben Sie bei einer Serie kein festes „Fällig am" — sonst gilt die Aufgabe nach diesem Datum dauerhaft als überfällig.

Hinter der Uhrzeit können Sie über + Ende eine Endzeit setzen, etwa 17:00 bis 21:00 Uhr. Bis dahin gilt der heutige Termin als offen, erst danach als überfällig — in der Liste, im Dashboard und in der App. Ohne Endzeit wird ein Termin wie bisher ab seiner Uhrzeit rot. Das Ende muss nach der Uhrzeit liegen; entfernen Sie die Uhrzeit, entfällt auch das Ende. Listen und Zeitplan zeigen die Spanne als „17:00–21:00“.

Dasselbe Ende steht auch einer Einmalaufgabe ohne Wiederholung zu: Eine Aufgabe „Fenster putzen", fällig am 13.10. von 12:00 bis 14:00 Uhr, gilt bis 14:00 als offen („fällig bis") und wird erst danach rot. Ohne Ende wird sie wie bisher ab ihrer Uhrzeit überfällig. Das Ende lässt sich im Formular wie in der Schnell-Anlage des Zeitplans hinter der Uhrzeit setzen; wird die Uhrzeit hinter das Ende verschoben, entfällt das Ende.

Bezug: fester Termin oder nach Erledigung​

Unter Bezug legen Sie fest, worauf sich der Abstand bezieht:

  • Fester Termin (Standard) — die Termine stehen im Kalender fest und ergeben sich aus dem Startdatum. Eine verspätete Erledigung verschiebt nichts.
  • Nach Erledigung — der nächste Termin zählt ab der letzten tatsächlichen Erledigung. Wird eine monatliche Aufgabe erst am 3. Februar erledigt, ist der nächste Termin der 3. März.

Nach Erledigung ist überall dort richtig, wo der Abstand zur letzten Ausführung zählt und nicht das Kalenderdatum — Grundreinigung, Filterwechsel, Wartung. Weil dabei kein fester Kalendertag mehr gilt, entfallen in diesem Modus die Auswahl von Wochen- und Monatstagen, die Feiertagsregel sowie das Serien-Ende "Nach X Vorkommen".

:::info Eine offene Aufgabe zur Zeit Bei Nach Erledigung ist immer nur der nächste Termin offen — die Serie läuft erst weiter, wenn tatsächlich erledigt wurde. Bleibt eine Aufgabe liegen, entsteht kein Folgetermin, und die Überfälligkeit wird einmalig gemeldet statt an jedem verpassten Tag. :::

Bestehende Serien bleiben unverändert auf Fester Termin — der neue Bezug gilt nur, wenn Sie ihn selbst umstellen.

Fälligkeit: genau am Tag oder als Zeitraum​

Bei Fester Termin legen Sie unter Fälligkeit fest, wann eine Erledigung als pünktlich zählt:

  • Genau am Tag (Standard) — nur der Termin selbst.
  • ± Tage — der Termin plus die angegebene Zahl Tage davor und danach. Zwei Zeiträume dürfen sich nicht überlappen; wird die Toleranz für den gewählten Rhythmus zu groß, weist das Feld darauf hin.
  • Ganzer Monat — der Kalendermonat des Termins. Diese Wahl gibt es nur bei monatlicher Wiederholung.

Eine Erledigung an einem beliebigen Tag im Zeitraum schließt den Termin. Überfällig wird er erst nach dem letzten Tag des Zeitraums. Eine wiederkehrende Aufgabe mit Spielraum (± Tage) oder Monatsfenster erscheint unter Heute und Diese Woche an jedem Tag ihres Zeitraums, bis sie erledigt oder als nicht durchführbar gemeldet ist.

Termine an arbeitsfreien Tagen​

Unter Fällt der Termin auf einen arbeitsfreien Tag verschieben Sie Termine, die auf einen arbeitsfreien Wochentag des Objekts oder auf einen Feiertag fallen:

  • Auf den Arbeitstag davor — der Termin rückt auf den vorherigen Arbeitstag. Läge dieser im Vormonat, rückt er stattdessen auf den nächsten Arbeitstag.
  • Auf den Arbeitstag danach — der Termin rückt auf den nächsten Arbeitstag.

Fallen mehrere Termine auf denselben Arbeitstag, entsteht dort ein einziger Termin. Ist eine Verschiebung gewählt, entfällt die Auswahl An Feiertagen, denn pro Tag gilt eine Regel. Aufgaben ohne Objekt rechnen mit Montag bis Freitag und ohne Feiertage. Zeitplan, Aufgabenliste und Erledigungsquote zeigen jeweils den verschobenen Tag.

Nächste Termine​

Unter den Einstellungen zeigt Nächste Termine, welche Tage die Wiederholung ergibt, noch bevor Sie speichern. Verschobene Termine tragen den Zusatz „verschoben von …", bei einem Zeitraum steht er daneben.

Terminvorschau im Plan​

Rechts neben den Einstellungen liegt die Terminvorschau: die Planungsmatrix aller Objekte (dieselbe Ansicht wie im Aufgabenplan) für eine Woche oder einen Tag. Das gewählte Objekt steht angeheftet und blau markiert in der ersten Zeile, darunter folgen die übrigen Objekte mit ihren Terminen — Rundgänge, Aufgaben, Touren, Schichten. Zwischen den bestehenden Terminen liegen die neuen Termine dieser Aufgabe als gestrichelte Karten mit dem Chip Neu. Nur beplante ist eingeschaltet, sodass Objekte ohne Termine im Zeitraum ausgeblendet sind; ein Klick auf den Haken zeigt alle. Unter der Matrix erklärt die Legende Ebenen und Zeichen wie im Aufgabenplan. So sehen Sie vor dem Speichern, wo die Aufgabe im Plan landet und ob sie mit anderen Terminen zusammenfällt. Mit den Pfeilen blättern Sie durch die Zeiträume, Heute springt zurück, Zum ersten Termin zur Woche des ersten Vorkommens. Ohne Objekt stehen die neuen Termine in der Zeile Ohne Objekt. Die Karten sind reine Anzeige; ändern lässt sich in der Vorschau nichts.

Beim Bearbeiten einer bestehenden Serie sind deren eigene Termine ausgeblendet — Sie sehen nur den neuen Stand.

Das Ende der Serie bestimmen Sie über das Feld "Endet":

  • Am Datum — die Serie läuft bis zu einem festen Enddatum.
  • Nach X Vorkommen — die Serie endet nach einer festgelegten Anzahl von Vorkommen.

Mit "Nie" läuft die Serie weiter, bis Sie sie beenden oder den Plan entfernen. Beides erledigen Sie in der Detailansicht unter Wiederholung: Ende setzen, den Plan deaktivieren oder „Plan entfernen". Änderungen gelten immer für die ganze Serie — ein „nur dieser Termin" gibt es nicht.

:::info An Kontrollpunkte gebundene Aufgaben Aufgaben, die an Kontrollpunkte gebunden sind, haben keinen eigenen Serienplan: Sie werden pro Rundgang-Durchlauf erledigt, in dem der Punkt gescannt wird; ohne laufenden Rundgang zählt der Tag des Scans. Eine eigene Wiederholungsregel und die Bindung an Kontrollpunkte schließen sich gegenseitig aus. Details: Kontrollpunkte verwalten. :::

Digitale Signatur​

Verlangt das gewählte Objekt unter Manipulationsschutz für Aufgaben eine Digitale Signatur (Erforderlich), blendet das Formular den Bereich Digitale Signatur automatisch ein und zeigt den Hinweis „Vom Objekt: erforderlich". Die Aufgabe erbt die Pflicht vom Objekt; die Auswahl bleibt auf Vom Objekt erben, ein Übersteuern ist nicht nötig. Beim Erledigen bestätigt die ausführende Person dann ihre Identität — im Portal per Passwort, in der LiteLog-App per Passwort, NFC-Chip oder QR-Code. Was die Signatur leistet und wie die Kaskade aus Funktion, Firmen-Schalter, Objekt und Aufgabe zusammenspielt, steht unter Digitale Signatur.

Speichern​

Mit "Aufgabe erstellen" wird die Aufgabe angelegt und erscheint sofort in der Liste. Die Erstellung wird automatisch in der Änderungshistorie der Aufgabe protokolliert.

Gut zu wissen​

:::tip Hinweis

  • Priorität und Reaktion setzen Sie nach dem Speichern in der Detailansicht. Ohne eigene Wahl gilt die Priorität „Mittel" — für Aufgaben aus dem Portal ebenso wie für Tickets aus dem Kundenportal.
  • Wenn Sie die Seitenleiste aus dem Aufgaben-Tab eines Objekts öffnen, ist das Objekt bereits vorbelegt (Herkunft „aus dem Kontext").
  • Die Liste „Zuletzt verwendet" im Namensfeld gilt nur für dieses Gerät; auf einem anderen Gerät beginnt sie leer.
  • Meine Vorgaben gelten dagegen für Ihr Konto auf allen Geräten — aber nur beim Anlegen; Kontext und eigene Eingaben gehen immer vor. :::

Berechtigungen​

:::info Berechtigung Um Aufgaben zu erstellen, benötigen Sie die Berechtigung Aufgaben anlegen. Kontaktieren Sie Ihren Administrator, falls Sie keinen Zugang haben. :::

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