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LLMs.md

Einrichtung

Diese Anleitung richtet sich an Geschäftsführung, Disponenten und Admins, die LiteLog für ihr Reinigungsunternehmen einrichten.

1. Konto erstellen & sofort loslegen​

Registrieren Sie sich unter portal.litelog.de/signup. Es fallen keine Einrichtungskosten an — Sie starten sofort mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase.

Im Onboarding-Assistenten wählen Sie „Gebäudereinigung" (oder „Hausmeister / Facility") als Branche und legen direkt Ihren ersten Kunden und Ihr erstes Objekt an.

Details: Registrierung, Onboarding

2. Kunde erstellen​

Legen Sie Ihre Auftraggeber als Kunden an — so können Objekte, Berichte und Zugänge automatisch zugeordnet werden. Optional können Sie Ihren Kunden auch einen eigenen Kundenzugang einrichten. Welche der sieben Funktionen Rundgänge, Meldungen, Tickets, Berichte, Material, Aufträge und Anwesenheitsnachweis sichtbar sind, legen Sie je Zugang fest; ein neuer Zugang startet nur mit Rundgängen.

Details: Kunden verwalten, Kundenzugang

3. Objekt erstellen​

Jedes Reinigungsobjekt — Bürogebäude, Schule, Klinik oder Industrieanlage — wird als eigener Standort in LiteLog abgebildet. Pro Objekt werden Zeiten, Anwesenheiten und Meldungen separat erfasst.

Details: Objekte verwalten

4. Mitarbeiter erstellen & Zugang vergeben​

Legen Sie Ihre Reinigungskräfte, Vorarbeiter und Objektleiter als Mitarbeiter an. Zum Anlegen reicht der Name — eine E-Mail-Adresse ist optional.

Mehrere Mitarbeiter auf einmal? Importieren Sie Ihre Mitarbeiterliste per CSV-Datei, statt jeden einzeln anzulegen.

Details: Konten verwalten, CSV-Import, Rollen & Rechte

Anmeldemöglichkeiten​

Mitarbeiter können sich auf verschiedenen Wegen anmelden:

ZugangMethode
Web-PortalBenutzername und Passwort
Mobile AppQR-Code, Benutzername + Passwort oder NFC-Chip

:::tip QR-Code bevorzugen Die Anmeldung per QR-Code ist besonders praktisch in der Reinigung — Ihre Mitarbeiter müssen sich kein Passwort merken und Sie vermeiden „Passwort vergessen"-Anfragen. :::

5. App herunterladen​

Ihre Mitarbeiter installieren die LiteLog App aus dem App Store (iOS) oder Google Play Store (Android).

Geben Sie die Anleitung für Reinigungskräfte an Ihre Mitarbeiter weiter — sie erklärt App-Einrichtung, QR-Code-Scan und Zeiterfassung in einfacher Sprache.

Details: Mobile App

6. Geräte​

Es können sowohl Firmenhandys als auch private Smartphones verwendet werden. Beachten Sie bei privaten Geräten, dass die Live-Standortanzeige im Portal ggf. deaktiviert werden sollte.

Firmenhandy am Objekt​

Wenn ein Firmenhandy dauerhaft am Objekt verbleibt, können Sie im Portal unter Einstellungen → Geräte in den Gerätedetails unter „Zuordnung" den eingeschränkten Zugang zu Objekten aktivieren. Damit haben alle Mitarbeiter, die sich über dieses Gerät anmelden, automatisch nur Zugriff auf die zugewiesenen Objekte. Das verhindert Falschanmeldungen und erleichtert die Bedienung für Mitarbeiter.

Private Handys​

Bei privaten Geräten melden sich Mitarbeiter mit ihrem eigenen Smartphone an und wählen das Objekt selbst aus. Stellen Sie sicher, dass die Standortfreigabe in den Objekteinstellungen Ihren Datenschutzanforderungen entspricht. Das automatische Ausloggen sollte bei privaten Geräten deaktiviert werden.

:::tip Automatisches Ausloggen Bei fest am Objekt verbleibenden Firmenhandys sollte das automatische Ausloggen aktiviert sein — so wird sichergestellt, dass sich jeder Mitarbeiter mit seinem eigenen Konto anmeldet. Bei privaten Handys sollte es deaktiviert sein, da der Mitarbeiter dauerhaft eingeloggt bleibt. :::

:::info NFC-Scan: iOS vs. Android Bei Android werden NFC-Tags automatisch im Hintergrund erkannt — einfach das Smartphone an den Tag halten. Bei iOS muss der NFC-Scanner erst geöffnet werden: von rechts nach links wischen. Die QR-Code-Kamera öffnet sich durch Wischen von links nach rechts. :::

Details: Geräte verwalten

7. QR-Code für Zeiterfassung erstellen & anbringen​

Die Zeiterfassung per QR-Code ist die Hauptfunktion von LiteLog in der Reinigung. Den QR-Code erzeugen Sie im Portal am Objekt im Tab „Zeiterfassung" per Knopfdruck.

So bringen Sie den QR-Code an:

  1. QR-Code im Tab „Zeiterfassung" herunterladen und ausdrucken
  2. Am Objekteingang oder an einem festen Punkt im Gebäude anbringen (z. B. Materialraum, Putzmittelkammer)
  3. Laminieren oder in eine Hülle stecken, um den Code vor Witterung und Abnutzung zu schützen

:::tip Platzierung Der QR-Code sollte dort hängen, wo Reinigungskräfte das Objekt betreten — ein fester Ort sorgt für konsistente Check-ins. Bei mehreren Eingängen kann der gleiche QR-Code mehrfach ausgedruckt werden. :::

Details: Zeiterfassung & Check-in-Einstellungen

8. Zeiterfassungsregeln konfigurieren​

Regeln werden pro Objekt festgelegt:

  • Automatische Pausen: Nach einer bestimmten Arbeitsdauer wird eine Pause automatisch abgezogen (z. B. 30 Minuten nach 6 Stunden)
  • Schichtlogik: Schichtzeiten definieren (z. B. Frühschicht 06:00–14:00), Zuordnung erfolgt automatisch

Details: Zeiterfassung & Check-in-Einstellungen

9. Anwesenheitskontrolle einrichten (optional)​

Zusätzlich zur Zeiterfassung können Sie automatisch prüfen lassen, ob Ihre Reinigungskräfte pünktlich am Objekt erscheinen. Legen Sie pro Objekt unter Zeit → Planen → Schichten eine wiederkehrende Schicht mit Einsatzzeiten (z. B. Mo–Fr, 8:00–16:00), Anforderungen (z. B. „mindestens 2 Anmeldungen") und Benachrichtigungskanälen. Wenn um 8:30 noch niemand eingecheckt hat, werden Sie automatisch benachrichtigt.

Das System bewertet jede Schicht automatisch als Besetzt oder Unterbesetzt.

Details: Anwesenheitskontrolle, Schicht erstellen

10. Objektunterlagen​

Im Portal können Sie am Objekt im Tab „Ablage" Unterlagen hochladen — z. B. PDFs oder Bilder. Mitarbeiter sehen diese Unterlagen direkt in der App. Typische Inhalte sind Reinigungspläne, Arbeitsanweisungen, Schlüsselprotokolle oder Kontaktlisten.

Details: Objektdokumente

11. Rundgänge einrichten (optional)​

Für größere Objekte oder Treppenhäuser können Sie Rundgänge mit Kontrollpunkten einrichten. Damit stellen Sie sicher, dass Reinigungskräfte tatsächlich alle Bereiche abgelaufen sind.

Kontrollpunkte mit Aufgaben​

An jeden Kontrollpunkt können Sie Aufgaben anhängen, die der Mitarbeiter vor Ort erledigen soll — z. B. „Treppe wischen", „Mülleimer leeren" oder „Fenster prüfen". Die Aufgaben werden beim Scannen des Kontrollpunkts in der App angezeigt.

QR-Codes und NFC-Tags​

Kontrollpunkte werden mit QR-Codes oder NFC-Tags verknüpft. QR-Codes erstellen Sie im Portal, NFC-Tags werden über die App verknüpft.

:::warning NFC-Tags nicht auf Metall kleben NFC-Technologie funktioniert auf Metalloberflächen deutlich schlechter. Verwenden Sie spezielle On-Metal-Tags oder bringen Sie die Tags auf nicht-metallischen Untergründen an. :::

Freie Rundgänge & Vorlagen​

  • Freie Rundgänge: Mitarbeiter starten sie in der App über „Spontan starten" und scannen Kontrollpunkte in beliebiger Reihenfolge
  • Rundgang-Vorlagen: Im Portal festlegen, welche Kontrollpunkte wann, wie oft und in welcher Reihenfolge gescannt werden müssen

Details: Rundgang erstellen, Kontrollpunkte verwalten

12. Meldungen​

Mitarbeiter können Auffälligkeiten direkt vor Ort per App dokumentieren — mit Fotos, GPS-Standort und Kontrollpunkt-Zuordnung. Funktioniert auch offline. Damit zuständige Personen automatisch informiert werden, aktivieren Sie unter Automatisierung die mitgelieferte Regel „Meldung erstellt → E-Mail".

Details: Meldungen, Automatisierung

13. Daten auswerten​

Die erfassten Zeiten, Meldungen und Rundgänge können Sie auf verschiedenen Wegen auswerten:

  • Mobile App — Einsatzhistorie und Meldungen direkt auf dem Smartphone einsehen
  • Web-Portal — Alle Daten zentral im Bereich „Berichte" filtern und auswerten
  • Download — Auswertungen als PDF oder CSV herunterladen
  • Automatischer Versand — Berichte periodisch per E-Mail an Auftraggeber senden
  • Kundenzugang — Auftraggebern einen eigenen Login einrichten und je Zugang festlegen, welche der sieben Bereiche Rundgänge, Meldungen, Tickets, Berichte, Material, Aufträge und Anwesenheitsnachweis sichtbar sind

Details: Berichte, Automatischer Versand, Kundenzugang

Checkliste: Einrichtung abgeschlossen?​

  • Konto erstellt und Testphase gestartet
  • Kunden (Auftraggeber) angelegt
  • Objekte angelegt und Kunden zugeordnet
  • Mitarbeiter angelegt (einzeln oder per CSV-Import)
  • App installiert und Login getestet
  • QR-Code für Zeiterfassung ausgedruckt und am Objekt angebracht
  • Zeiterfassungsregeln (Pausen, Schichten) konfiguriert
  • Testlauf: Ein Mitarbeiter checkt per App am Objekt ein und aus
  • Optional: Kontrollpunkte und Rundgänge eingerichtet

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