Anwesenheitskontrolle
Mit der Anwesenheitskontrolle planen Sie wiederkehrende Schichten und überwachen automatisch, ob Ihre Mitarbeiter pünktlich und vollständig anwesend sind. Das System generiert aus Ihren Schicht-Serien einzelne Einsätze, protokolliert An- und Abmeldungen und bewertet jede Schicht automatisch.
:::info Voraussetzungen Zum Erstellen und Bearbeiten von Schichten benötigen Sie Zeiterfassung anlegen bzw. Zeiterfassung bearbeiten. Zum Auswerten reicht Zeiterfassung anzeigen. Falls Ihnen eine Funktion nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich an Ihren Administrator. :::
So funktioniert es
- Schicht anlegen — Legen Sie unter Zeit → Planen → Schichten eine Schicht an, auf Wunsch als wiederkehrende Serie: Schichtzeiten, Besetzung, Anmelde-/Abmeldefenster, Wiederholungsregeln und Anforderungen. → Erstellen & Bearbeiten
- Einsätze werden automatisch generiert — Das System erstellt aus jeder Serie einzelne Einsätze für die nächsten 90 Tage im Voraus. Doppelte Einträge werden verhindert.
- Mitarbeiter melden sich an und ab — Per App-Button, Kiosk-QR, statischem QR-Code oder NFC-Tag. Die verfügbaren Methoden konfigurieren Sie pro Objekt. → Anmelde- und Abmeldemethoden. Jede An- und Abmeldung wird mit Zeitstempel und Quelle (App, Kiosk, manuell) protokolliert.
- Bewertung erfolgt automatisch — Nach Ablauf des Abmeldefensters wird jede Schicht bewertet: Wurden die Anforderungen erfüllt? → Bewertung Erledigt (grünes Badge). Nicht erfüllt? → Unterbesetzt (rotes Badge). Keine Anforderungen konfiguriert? → Immer Erledigt.
Workflow für Objektleiter
In dieser Reihenfolge richten Sie die Anwesenheitskontrolle für ein neues Objekt ein:
| Schritt | Was Sie tun | Wo |
|---|---|---|
| 1. Methoden wählen | Festlegen, womit sich Mitarbeiter an- und abmelden (NFC, Kiosk, QR, App-Button) | Objekt → Zeiterfassung → Akkordeon „An- / Abmeldemethode" → Anmelde- und Abmeldemethoden |
| 2. Hardware vorbereiten | NFC-Tags beschreiben oder Kiosk-Gerät einrichten | App: NFC-Leser · Portal: Kiosk-Verwaltung |
| 3. Schichten planen | Schichten anlegen — visuell per Ziehen & Ablegen oder per Formular | Zeit → Planen → Schichten oder Erstellen & Bearbeiten |
| 4. Benachrichtigungen | Alarmkanäle pro Schicht konfigurieren | Benachrichtigungen |
| 5. Auswerten | Live-Status & Schichthistorie kontrollieren | Schichtprotokoll (Soll/Ist) · Vollansicht · Live |
:::tip Sicherheits-Branche Für Sicherheitsdienste sind NFC-Tags der Standard — manipulationssicher, offline-fähig und günstig. Details: Anmelde- und Abmeldemethoden. :::
Begriffsmodell: Phase, Status, Bewertung
In der Anwesenheitskontrolle gibt es drei voneinander unabhängige Dimensionen:
| Dimension | Was sie beschreibt | Mögliche Werte |
|---|---|---|
| Phase | Wo steht die Schicht im zeitlichen Ablauf? | Geplant, Anmeldefenster, Schicht läuft, Abmeldefenster, Abgeschlossen |
| Status | Was passiert gerade in der Schicht? | Offen (keine Anmeldungen), Aktiv (mindestens eine Anmeldung), Abgeschlossen |
| Bewertung | Wurden die Anforderungen erfüllt? (erst nach Abschluss) | Erledigt, Unterbesetzt |
Die Phase bestimmt die Farbe in der Tabellenansicht. Der Status zeigt den aktuellen Zustand. Die Bewertung ist das Endergebnis — sie wird erst vergeben, wenn die Schicht die Phase „Abgeschlossen" erreicht hat.
Tabs im Schichtprotokoll
Das Schichtprotokoll (Menüpunkt Zeit → Zeiten → Soll/Ist, siehe Schichtprotokoll) gruppiert Schichten in vier Tabs:
| Tab | Bedeutung |
|---|---|
| Alle | Sämtliche Schichten im aktuellen Zeitraum |
| Besetzt | Anforderung erfüllt — Badge ERLEDIGT (grün) |
| Unterbesetzt | Soll-Zahl noch nicht erreicht — Badge UNTERBESETZT (rot) |
| Läuft | Schicht ist aktuell aktiv — Badge LÄUFT (orange) |
Tab-Counter zeigen jeweils die Anzahl der Schichten im Tab (z. B. „Zu besetzen 16").
Schicht-Lebenszyklus
Jede Schicht durchläuft fünf Phasen:
| Phase | Was passiert | Mögliche Aktionen |
|---|---|---|
| Geplant | Die Schicht liegt in der Zukunft. | Schicht bearbeiten, Schicht löschen |
| Anmeldefenster | Das Zeitfenster vor Schichtbeginn ist offen. | Anmelden (App, Kiosk, manuell) |
| Schicht läuft | Die Schicht hat begonnen. | Anmelden, Abmelden |
| Abmeldefenster | Die Schichtzeit ist vorbei, das Abmeldefenster ist noch offen. | Abmelden |
| Abgeschlossen | Alle Zeitfenster sind geschlossen. Die Bewertung steht fest. | Nur noch: manuelle Korrektur, Export |
In der Detailansicht wird der Lebenszyklus als Fortschrittsleiste dargestellt: Anmeldung → Schicht → Abmeldung.
Anmelde- und Abmeldefenster
Jede Schicht definiert zwei Zeitfenster rund um die Schichtzeiten:
- Anmeldefenster — Ein Zeitraum vor und nach Schichtbeginn, in dem die Anmeldung als pünktlich gilt
- Abmeldefenster — Ein Zeitraum vor und nach Schichtende, in dem die Abmeldung als pünktlich gilt
Beispiel: Schicht 08:00–20:00, Anmeldetoleranz 10 Min. vor / 5 Min. nach, Abmeldetoleranz 10 Min. vor / 5 Min. nach
| Zeitfenster | Von | Bis |
|---|---|---|
| Anmeldefenster | 07:50 | 08:05 |
| Abmeldefenster | 19:50 | 20:05 |
:::tip Anmeldung jederzeit möglich Die Fenster schränken nicht ein, wann sich ein Mitarbeiter anmelden darf. Eine Anmeldung ist jederzeit möglich — auch weit vor dem Anmeldefenster oder danach. Die Fenster bestimmen lediglich die Pünktlichkeitsbewertung (zu früh, pünktlich, zu spät). :::
Pünktlichkeitsbewertung
Für jede An- und Abmeldung berechnet das System automatisch einen Pünktlichkeitsstatus und die Abweichung in Minuten gegenüber der Schichtzeit.
Anmeldung (Check-in)
Der Status wird am Schichtbeginn gemessen (nicht am Anmeldefenster):
| Ankunftszeit | Status | Abweichung | Erklärung |
|---|---|---|---|
| 07:30 | Zu früh | -30 Min. | Vor Schichtbeginn (08:00) |
| 07:55 | Zu früh | -5 Min. | Vor Schichtbeginn, aber im Anmeldefenster |
| 08:00 | Pünktlich | 0 Min. | Genau zum Schichtbeginn |
| 08:03 | Pünktlich | +3 Min. | Innerhalb der Toleranz nach Schichtbeginn |
| 08:10 | Zu spät | +10 Min. | Nach dem Anmeldefenster |
Abmeldung (Check-out)
Der Status wird am Schichtende gemessen:
| Abmeldezeit | Status | Abweichung | Erklärung |
|---|---|---|---|
| 19:40 | Zu früh | -20 Min. | Vor dem Abmeldefenster |
| 19:55 | Pünktlich | -5 Min. | Im Abmeldefenster |
| 20:00 | Pünktlich | 0 Min. | Genau zum Schichtende |
| 20:10 | Zu spät | +10 Min. | Nach dem Abmeldefenster |
Frühankünfte und Anforderungsbewertung
Ein Mitarbeiter, der sich vor dem Anmeldefenster anmeldet und bis zum Fensterbeginn weiterarbeitet, wird für die Anforderungsbewertung als anwesend gezählt. So entstehen keine Fehlalarme bei frühzeitigem Arbeitsbeginn.
Beispiel: Schicht ab 08:00, Anmeldefenster ab 07:50
- Mitarbeiter meldet sich um 07:30 an und arbeitet bis 20:00 → Arbeitszeit läuft um 07:50 noch → zählt als anwesend für die Anforderung
- Mitarbeiter meldet sich um 07:30 an und geht um 07:45 → Arbeitszeit endet vor 07:50 → zählt nicht als anwesend
24/7-Objekte und Schichtwechsel
Bei Objekten mit durchgehender Besetzung (z. B. zwei 12-Stunden-Schichten) ordnet das System jede Anmeldung automatisch der nächstliegenden Schicht zu.
Beispiel: Frühschicht 06:00–18:00, Nachtschicht 18:00–06:00
- Mitarbeiter kommt um 05:30 → wird der Frühschicht (06:00) zugeordnet, nicht der auslaufenden Nachtschicht
- Mitarbeiter kommt um 17:30 → wird der Nachtschicht (18:00) zugeordnet
So können sich Schichten nahtlos ablösen, auch wenn Mitarbeiter früher eintreffen.
Wann gilt eine Schicht als „Erledigt" oder „Unterbesetzt"?
Die Bewertung hängt ausschließlich von den konfigurierten Anforderungen ab:
Für die Anforderung zählen nur pünktliche Anmeldungen — also Anmeldungen im Anmeldefenster oder Frühankünfte, deren Arbeitszeit zum Fensterbeginn noch läuft:
| Situation | Bewertung | Grund |
|---|---|---|
| Keine Anforderungen konfiguriert | Erledigt | Ohne Anforderungen ist jede Schicht automatisch erledigt |
| Mindestanzahl pünktlicher Anmeldungen erreicht | Erledigt | Anforderung erfüllt |
| Mindestanzahl pünktlicher Anmeldungen nicht erreicht | Unterbesetzt | Zu wenig pünktliche Anmeldungen |
| Mitarbeiter meldet sich vor dem Anmeldefenster an und arbeitet weiter | Zählt für die Anforderung | Pünktlichkeitsstatus „Zu früh", zählt als anwesend, wenn die Arbeitszeit zum Fensterbeginn noch läuft |
| Mitarbeiter meldet sich nach dem Anmeldefenster an | Zählt nicht für die Anforderung | Pünktlichkeitsstatus „Zu spät" — die Anmeldung wird protokolliert, erfüllt die Anforderung aber nicht |
| Manuelle Anmeldung durch Vorgesetzten | Zählt nur bei Zeitstempel im Anmeldefenster | Wird im Protokoll als „manuell" gekennzeichnet; liegt der eingetragene Zeitstempel außerhalb des Fensters, erfüllt sie die Anforderung nicht |
| Automatische Abmeldung (Regel aktiv) | Abmeldung wird gezählt, wenn sie im Abmeldefenster liegt | Liegt der automatische Abmeldezeitpunkt außerhalb des Abmeldefensters, wird die Zeit gestoppt, aber als nicht erfüllt markiert |
| Feiertag mit Einstellung „An Feiertagen aussetzen" | Schicht wird nicht generiert | Kein Eintrag im Protokoll |
| Feiertag mit Einstellung „Normal behandeln" | Schicht wird normal generiert | Bewertung wie an jedem anderen Tag |
| Feiertag mit Einstellung „Nur an Feiertagen" | Schicht wird nur an Feiertagen generiert | Für Sonderbesetzungen, die ausschließlich an Feiertagen gelten |
Alarmierung bei Abweichung
LiteLog erkennt automatisch, wenn eine Schicht nicht planmäßig verläuft, und benachrichtigt die zuständigen Personen.
Empfänger, Regeln und Eskalationsstufen konfigurieren Sie pro Objekt im Bereich Automatik. Die Benachrichtigungskanäle der Schicht (Push, E-Mail, SMS, Anruf) bestimmen, welche Kanäle für diese Schicht aktiv sind.
Details: Automatik
Typische Abläufe
Wiederkehrende Schicht einrichten
- Öffnen Sie Zeit → Planen → Schichten und klicken Sie auf Schicht erstellen (Start: Ohne Vorlage starten oder eine Vorlage wählen)
- Vergeben Sie einen Namen (z. B. „Nachtschicht Gebäude A") und wählen Sie das Objekt
- Setzen Sie Datum, Beginn und Ende
- Aktivieren Sie „Wiederhole diese Schicht" und wählen Sie z. B. Wöchentlich mit den gewünschten Tagen
- Konfigurieren Sie unter Erweiterte Einstellungen die Anwesenheits-Kontrolle (z. B. Anmeldefenster und „Mindestens 2 Anmeldungen")
- Wählen Sie Benachrichtigungskanäle
- Weisen Sie die Besetzung zu — direkt im Dialog oder später im Dienstplan
- Speichern
Unterbesetzte Schicht analysieren
- Öffnen Sie das Schichtprotokoll (Zeit → Zeiten → Soll/Ist), stellen Sie den Zeitraum auf die Vergangenheit und wählen Sie den Tab Ohne Anmeldung
- Klicken Sie auf die betroffene Schicht → Vollansicht
- Prüfen Sie die Fortschrittsleiste: In welcher Phase fehlte die Anmeldung?
- Wechseln Sie zum Tab Protokoll für die chronologische Ereignisliste
- Bei Bedarf: Mitarbeiter manuell anmelden (mit Begründung)
Heutige Probleme schnell erkennen
- Öffnen Sie das Schichtprotokoll (Zeit → Zeiten → Soll/Ist)
- Filtern Sie auf Ab heute und wählen Sie den Tab Zu besetzen; für einen bereits vergangenen Zeitraum die Tabs Ohne Anmeldung oder Läuft
- Die Dashboard-Übersicht zeigt die Gesamtanzahl pro Bewertung
- Klicken Sie auf kritische Schichten für Details
Die Seitenleiste links
Die Zeit-Themen verteilen sich auf mehrere Bereiche der Seitenleiste — Zeiterfassung (die Ist-Seite), Planung (die Soll-Seite), die Live-Liste und das Protokoll unter Dashboard (Gruppen „Jetzt" und „Nachweise"):
| Bereich | Eintrag | Führt zu |
|---|---|---|
| Zeiterfassung | Erfassung | Die Arbeitszeiten — was tatsächlich gearbeitet wurde. |
| Zeiterfassung | Soll/Ist | Das Schichtprotokoll — was geplant war, mit Besetzungs- und Erfüllungs-Status. |
| Dashboard | Jetzt → Anwesend | Die Anwesenheitsliste (Live) — wer gerade vor Ort ist. |
| Dashboard → Nachweise | Verlauf | Das Protokoll jeder Anmeldung und Abmeldung. |
| Planung | Kundenaufträge | Die mit dem Kunden vereinbarten Aufträge — der Rahmen der Planung. |
| Planung | Einsätze | Jede geplante Schicht als Tabelle — mit Umschalter zum Planungs-Kalender (Vorlagen, Serien). |
| Planung | Dienstplan | Die Besetzungs-Matrix der Woche. |
| Planung | Abwesenheiten | Die Abwesenheiten & Krankmeldungen. |
:::info Eigene Bezeichnungen Die Beschriftung Erfassung lässt sich pro Konto umbenennen. Heißen die Einträge bei Ihnen anders, ist das die Einstellung Ihres Unternehmens — die Funktion dahinter bleibt dieselbe. :::
Unter den Ansichten liegt der Abschnitt Filter mit der Objekt-Auswahl. Ein Klick auf ein Objekt grenzt die Ansicht sofort ein, Alle Objekte hebt die Einschränkung wieder auf; die Lupe durchsucht lange Listen. Einzige Ausnahme sind die Planungs-Seiten Schichten und Dienstplan: dort wählen Sie mehrere Objekte gleichzeitig aus.
Ist die Seitenleiste eingeklappt, erreichen Sie sie über den Pfeil am linken Rand.
Unterseiten
| Seite | Beschreibung |
|---|---|
| Anmelde- und Abmeldemethoden | NFC, Kiosk, QR, App-Button — Vergleich, Branchenempfehlung, Konfiguration |
| Schichten planen (Kalender) | Visuelle Planung mit Ziehen & Ablegen über alle Objekte |
| Dienstplan (Matrix) | Besetzungsplanung als Wochen-Matrix mit Personen- oder Objekt-Zeilen |
| Erstellen & Bearbeiten | Schichten anlegen und konfigurieren — Schichtzeiten, Fenster, Wiederholung, Anforderungen |
| Schichtprotokoll (Soll/Ist) | Alle Schichten im Überblick mit Filtern und Status-Tabs |
| Auswerten als Vollansicht | Einzelne Schicht mit Fortschrittsleiste, Mitarbeiterliste und Ereignisprotokoll |
| Benachrichtigungen & Alarmkanäle | Kanäle, Vorlagen, Telefonnummern und E-Mail für Schicht-Alarme |
Berechtigungen
| Aktion | Berechtigung |
|---|---|
| Schichten ansehen und auswerten | Zeiterfassung anzeigen |
| Schichten erstellen, Mitarbeiter manuell anmelden | Zeiterfassung anlegen |
| Schichten bearbeiten, Mitarbeiter manuell abmelden | Zeiterfassung bearbeiten |
| Daten als CSV exportieren | Zeiterfassung exportieren |