Kundenportal & Tickets

Diese Seite beschreibt die Sicht Ihres Auftraggebers. Sobald Sie einem Kunden einen Kundenzugang eingerichtet haben, meldet er sich mit seinen eigenen Zugangsdaten am Portal an und sieht eine reduzierte Oberfläche.

Wofür ist diese Ansicht?

Das Kundenportal ist der direkte Draht zwischen Ihrem Auftraggeber und Ihnen. Es vereinfacht die Kommunikation in beide Richtungen: Der Kunde schaut selbst nach, statt anzurufen — und meldet Anliegen, sobald sie auffallen, statt sie fürs Monatsgespräch zu sammeln. So entdecken Sie Probleme so früh wie möglich.

Drei Wege, wie Ihr Kunde Sie erreicht

1. Einsicht — er prüft Rundgänge, Meldungen und freigegebene Berichte live, immer nur für seine Objekte. Jede Sichtung ersetzt einen Rückfrage-Anruf.
2. Tickets — er meldet ein Anliegen mit Foto und Priorität; bei Ihnen kommt es als Aufgabe an, und den Bearbeitungsstand verfolgt er im geteilten Verlauf.
3. Ticket-QR — auch ohne Login und ohne App meldet jeder am Objekt per QR-Aushang. Die niedrigste Hürde, damit ein Problem Sie sofort erreicht.

Was der Kunde sieht

Der Kundenzugang zeigt ausschließlich die Objekte, die diesem Kunden zugeordnet sind. Welche Bereiche darin erscheinen, bestimmen Sie über die sichtbaren Bereiche — Rundgänge, Meldungen, Tickets, Material, Aufträge, Anwesenheitsnachweis sowie Berichte & Formulare.

Ein neu eingerichteter Zugang startet nur mit Rundgängen. Alles Weitere schalten Sie bewusst frei.

:::note Nicht sichtbar für Kunden Das KPI-Dashboard, das mandantenweit auswertet, bleibt dem Kunden verborgen. Ebenso die Rohdaten der Zeiterfassung Ihrer Mitarbeitenden: Anmeldemethode, Standort und Pausen. Der Anwesenheitsnachweis zeigt je Gang nur Beginn, Ende, Dauer und Abstand — und auch das nur, wenn Sie den Bereich freischalten. :::

Tickets

Ist der Bereich Tickets freigeschaltet, kann der Kunde nicht nur mitlesen, sondern selbst ein Anliegen melden.

Navigation (Kundensicht): Tickets

Ein Ticket eröffnen

Über Neues Ticket füllt der Kunde ein kurzes Formular aus:

Feld	Hinweis
Titel	Pflichtfeld — worum es geht
Objekt	Pflichtfeld. Hat der Kunde nur ein Objekt, ist es bereits vorausgewählt
Beschreibung	Freitext
Priorität	Hoch, Mittel oder Niedrig
Fotos	Beliebig viele Bilder als Anhang

Was bei Ihnen ankommt

Aus dem Ticket entsteht in Ihrem Portal eine Aufgabe — mit dem meldenden Kunden und dem Objekt bereits gesetzt. Sie bearbeiten sie wie jede andere Aufgabe. In der Aufgabenliste tragen solche Einträge in der Spalte Erstellt von einen Kunden-Hinweis.

Der Verlauf

Ticket und Aufgabe teilen sich einen Kommentar-Verlauf. Beiträge Ihres Teams erscheinen beim Kunden und lösen bei ihm eine Benachrichtigung aus; der Kunde sieht so den Bearbeitungsstand, ohne nachzufragen.

Meldet ein Mitarbeiter die Aufgabe als nicht durchführbar, zeigt das Ticket beim Kunden den Tag Nicht durchführbar: Grund — etwa „Nicht durchführbar: Zugang verwehrt". Die interne Begründung und das Foto der Meldung sieht der Kunde nicht. Verwerfen Sie die Meldung, verschwindet der Tag wieder.

Melden ohne Login: der Ticket-QR-Aushang

Ergänzend zum Kundenzugang gibt es je Objekt den Ticket-QR-Aushang: ein QR-Code am Standort, über den jeder — auch ohne Kundenkonto und ohne App — ein Anliegen mit Beschreibung und Foto melden kann. Eingerichtet wird er im Objekt unter Meldungen & Formulare → Ticket-QR — oder für alle Objekte eines Kunden gesammelt über den Eintrag Ticket-QR auf der Kunden-Detailseite.

:::caution Interne Notizen bleiben intern Kommentare, die Sie als interne Notiz markieren, sind für den Kunden nicht sichtbar und lösen bei ihm keine Benachrichtigung aus. Alle übrigen Antworten erreichen ihn. :::

Material

Ist der Bereich Material freigeschaltet, sieht der Kunde den Materialbestand seiner Objekte — und zwar nur der Objekte, an denen die Funktion Material aktiviert ist. Die Ansicht ist rein lesend: Artikel, Einheit und aktueller Bestand; Einkaufspreise werden dem Kunden nicht angezeigt.

Navigation (Kundensicht): Material

Zusätzlich kann der Kunde selbst Material anfordern: Er wählt das Objekt, trägt je Artikel eine Menge ein und ergänzt optional eine Notiz. Die Anforderung landet bei Ihnen in der Freigabe unter Stammdaten → Material → Anforderungen; der Kunde verfolgt den Status (Offen, Freigegeben, Abgelehnt, Erfüllt) selbst und kann offene Anforderungen zurückziehen. Den Ablauf auf Ihrer Seite beschreibt die Seite Material (Objekt).

:::info Material ist gesondert freizuschalten Wie Tickets ist der Bereich Material ein Premium-Baustein: Der Schalter ist nur bedienbar, wenn die Funktion für Ihr Konto freigeschaltet ist — im Premium-Umfang enthalten oder einzeln buchbar. Andernfalls bleibt er deaktiviert und blendet den Grund ein. :::

Aufträge

Ist der Bereich Aufträge freigeschaltet, sieht der Kunde unter Meine Aufträge die Kundenaufträge, die Sie für ihn angelegt haben — rein lesend, die Pflege bleibt bei Ihnen.

Navigation (Kundensicht): Aufträge

Die Liste zeigt jeden Auftrag mit Titel, Status (Offen, Abgeschlossen, Abgerechnet), Objekt, Erfassungsdatum und Netto-Summe. Ein Klick öffnet die Detailansicht — zugleich die Leistungsnachweis-Sicht des Kunden:

• Kopf — Objekt, Erfasst am, ggf. Abgeschlossen am und Netto gesamt; bei gekündigten Aufträgen der Hinweis „Läuft aus am …" bzw. „Beendet …".
• Abrechnungspositionen — die vereinbarten Positionen mit Menge (oder „nach Aufwand"), Einzelpreis und MwSt.
• Erbrachte Leistungen — was tatsächlich geleistet wurde: erfasste Leistungen mit Minuten sowie verbrauchtes Material mit Menge.

So kann Ihr Auftraggeber Vereinbarung und erbrachte Leistung selbst abgleichen, ohne auf den Monatsbericht zu warten.

Anwesenheitsnachweis

Ist der Bereich Anwesenheitsnachweis freigeschaltet, prüft der Kunde selbst, ob die vereinbarten Einsätze an seinen Objekten stattgefunden haben — je Reinigungsgang mit Dauer und Abstand, gemessen an Ihren Vorgaben. Die Ansicht ist rein lesend.

Navigation (Kundensicht): Anwesenheitsnachweis

Der Kunde wählt ein Objekt und einen Zeitraum von höchstens 92 Tagen. Die Liste zeigt je Gang:

Spalte	Inhalt
Datum, Beginn, Ende	Wann der Einsatz begann und endete. Ein noch laufender Gang zählt bis jetzt und trägt das Kennzeichen Läuft
Dauer	Einsatzzeit ohne Pausen
Abstand	Zeit seit dem Ende des vorigen Gangs am selben Objekt; überlappende Gänge sind als parallel gekennzeichnet
Urteil	Ergebnis gegen die Vorgaben des Objekts: Mindestdauer je Einsatz, Mindestabstand nach Tagesart (Werktag oder Wochenende) und geplantes Zeitfenster. Ist keine Vorgabe hinterlegt, steht keine Vorgabe
Mitarbeiter	Standardmäßig eine feste Kennung wie „MA-7F3K" — siehe Kennung oder Name
Kennzeichen	Nachträglich erfasst (von Hand statt über die App), Geändert, Gelöscht und Freigegeben (von Ihnen bestätigt)

Gelöschte Gänge verschwinden nicht aus der Liste, sondern bleiben mit dem Kennzeichen Gelöscht einsehbar. Ein Klick auf einen geänderten Gang öffnet Änderungen an diesem Gang: jede Korrektur mit altem und neuem Wert, Zeitpunkt, Person und Grund. So kann Ihr Auftraggeber nachvollziehen, dass Korrekturen nur als gekennzeichneter Vorgang stattfinden.

Kennung oder Name

Mitarbeitende erscheinen dem Kunden standardmäßig pseudonymisiert: Jede Person trägt eine feste Kennung wie „MA-7F3K", die über alle Zeiträume gleich bleibt, aber keinen Rückschluss auf den Namen zulässt. Dieselbe Kennung gilt für die Person, die eine Korrektur vorgenommen hat. Ob der Kunde stattdessen Namen sieht, entscheiden Sie je Zugang mit dem Schalter Pseudonymisiert | Mit Namen unter den sichtbaren Bereichen; der Schalter erscheint erst, wenn der Bereich freigeschaltet ist.

:::info Freischaltung durch Sie Der Anwesenheitsnachweis ist im Kundenzugang enthalten und nicht gesondert zu buchen. Ein neuer Zugang startet trotzdem ohne ihn: Sie schalten den Bereich je Zugang frei und setzen den Namensschalter. :::

Gut zu wissen

:::tip Hinweis

• Ein Kunde sieht immer nur seine eigenen Tickets, nie die anderer Auftraggeber.
• Erledigte und abgebrochene Tickets bleiben in der Liste sichtbar, werden aber als abgeschlossen gekennzeichnet.
• Wird der Kundenzugang über Zugang deaktivieren stillgelegt oder der Kunde archiviert, entfällt der Zugriff. Die entstandenen Aufgaben bleiben bei Ihnen erhalten. :::

Berechtigungen

:::info Berechtigung Die Rechte eines Kundenzugangs ergeben sich aus den freigeschalteten Bereichen — Sie vergeben sie nicht einzeln. Der Bereich Tickets erlaubt dem Kunden das Ansehen und das Erstellen eigener Tickets. :::

Aktion	Voraussetzung
Kundenzugang einrichten	Kundendaten bearbeiten
Bereiche freischalten	Kundendaten bearbeiten
Tickets ansehen und erstellen (Kunde)	Bereich Tickets aktiv
Bestand ansehen und Material anfordern (Kunde)	Bereich Material aktiv
Aufträge und Leistungsnachweis ansehen (Kunde)	Bereich Aufträge aktiv
Anwesenheitsnachweis ansehen (Kunde)	Bereich Anwesenheitsnachweis aktiv

Verwandte Seiten

• Kundenansicht — Kundenzugang einrichten und Bereiche freischalten
• Kundenliste — Übersicht aller Kunden
• Aufgabenliste — wo die Tickets bei Ihnen landen
• Kundenaufträge — die Betreiber-Sicht auf Aufträge