Kundenportal & Tickets

Diese Seite beschreibt die Sicht Ihres Auftraggebers. Sobald Sie einem Kunden einen Kundenzugang eingerichtet haben, meldet er sich mit seinen eigenen Zugangsdaten am Portal an und sieht eine reduzierte Oberfläche.

Wofür ist diese Ansicht?

Das Kundenportal ist der direkte Draht zwischen Ihrem Auftraggeber und Ihnen. Es vereinfacht die Kommunikation in beide Richtungen: Der Kunde schaut selbst nach, statt anzurufen — und meldet Anliegen, sobald sie auffallen, statt sie fürs Monatsgespräch zu sammeln. So entdecken Sie Probleme so früh wie möglich.

Drei Wege, wie Ihr Kunde Sie erreicht

1. Einsicht — er prüft Rundgänge, Aufgaben, Meldungen und freigegebene Berichte live, immer nur für seine Objekte. Jede Sichtung ersetzt einen Rückfrage-Anruf.
2. Tickets — er meldet ein Anliegen mit Foto und Priorität; bei Ihnen kommt es als Ticket in der Aufgabenliste an (Art „Ticket", mit Absender und Eingangszeit), und den Bearbeitungsstand verfolgt er im geteilten Verlauf.
3. Ticket-QR — auch ohne Login und ohne App meldet jeder am Objekt per QR-Aushang. Die Meldung landet bei Ihnen unter Berichte → Meldungen; daraus erstellen Sie bei Bedarf eine Aufgabe. Die niedrigste Hürde, damit ein Problem Sie sofort erreicht.

Was der Kunde sieht

Der Kundenzugang zeigt ausschließlich die Objekte, die diesem Kunden zugeordnet sind. Welche Bereiche darin erscheinen, bestimmen Sie über die sichtbaren Bereiche — Rundgänge, Aufgaben, Meldungen, Tickets, Material, Aufträge, Anwesenheitsnachweis sowie Berichte. Im Bereich Berichte sieht der Kunde nur abgesendete Formular-Berichte mit gültigem Nachweis: Entwürfe, stornierte Berichte und Berichte mit dem Kennzeichen „Nachweis ungültig“ (Signatur abgelehnt, Pflicht-Signatur fehlt oder Erledigung storniert) erscheinen dort nicht, auch nicht im Export und nicht über einen alten Link.

Die Objektakte gehört nicht zum Kundenzugang. Der Kunde wählt seine Objekte als Filter in den freigeschalteten Bereichen, öffnet aber weder die Objektliste noch ein einzelnes Objekt: Stammdaten, Einstellungen, Kennzahlen und Kontakte eines Objekts bleiben bei Ihnen. Ruft er die Adresse eines Objekts direkt auf, landet er auf seiner Startseite.

Ein neu eingerichteter Zugang startet nur mit Rundgängen. Alles Weitere schalten Sie bewusst frei.

Rundgänge

Ist der Bereich Rundgänge freigeschaltet — der Standard eines neuen Zugangs —, sieht der Kunde die Rundgänge an seinen Objekten mit Zeitpunkt und Ergebnis, rein lesend und ohne Mitarbeiternamen.

Navigation (Kundensicht): Aufgaben → Umschalter Rundgänge

Rundgänge liegen für den Kunden in derselben Liste wie die Aufgaben: Über den Umschalter Aufgaben | Rundgänge wechselt er die Art; Objekt- und Zeitraum-Filter bleiben erhalten. Ist nur der Bereich Rundgänge aktiv, öffnet der Menüpunkt die Liste direkt mit Rundgängen. Die frühere eigene Kundenseite Rundgänge (/portal/rounds) leitet auf diese Liste um — alte Lesezeichen funktionieren weiter. Details: Aufgaben im Kundenzugang.

{/* TODO Screenshot: Kundensicht, Liste im Modus Rundgänge mit Umschalter „Aufgaben | Rundgänge" */}

Tickets

Ist der Bereich Tickets freigeschaltet, kann der Kunde nicht nur mitlesen, sondern selbst ein Anliegen melden.

Navigation (Kundensicht): Tickets

Ein Ticket eröffnen

Über Neues Ticket füllt der Kunde ein kurzes Formular aus:

Was bei Ihnen ankommt

Aus dem Ticket entsteht in Ihrem Portal eine Aufgabe der Art „Ticket" — mit Absender (dem meldenden Kunden), Eingangszeit und Objekt bereits gesetzt. Sie nehmen es an, weisen es zu und erledigen es wie jede andere Aufgabe. In der Aufgabenliste tragen solche Einträge in der Spalte Erstellt von einen Kunden-Hinweis.

Der Verlauf

Ticket und Aufgabe teilen sich einen Kommentar-Verlauf. Beiträge Ihres Teams erscheinen beim Kunden und lösen bei ihm eine Benachrichtigung aus; der Kunde sieht so den Bearbeitungsstand, ohne nachzufragen.

Meldet ein Mitarbeiter die Aufgabe als nicht durchführbar, zeigt das Ticket beim Kunden den Tag Nicht durchführbar: Grund — etwa „Nicht durchführbar: Zugang verwehrt". Die interne Begründung und das Foto der Meldung sieht der Kunde nicht. Verwerfen Sie die Meldung, verschwindet der Tag wieder. Den Nachweis aller Aufgaben an seinen Objekten — nicht nur seiner Tickets — sieht der Kunde erst mit dem Bereich Aufgaben.

Melden ohne Login: der Ticket-QR-Aushang

Ergänzend zum Kundenzugang gibt es je Objekt den Ticket-QR-Aushang: ein QR-Code am Standort, über den jeder — auch ohne Kundenkonto und ohne App — ein Anliegen mit Beschreibung und Foto melden kann. Diese Meldung landet im Bereich Berichte → Meldungen, nicht in der Aufgabenliste; eine Aufgabe erstellen Sie daraus bei Bedarf. Eingerichtet wird er im Objekt unter Meldungen & Formulare → Ticket-QR — oder für alle Objekte eines Kunden gesammelt über den Eintrag Ticket-QR auf der Kunden-Detailseite.

Material

Ist der Bereich Material freigeschaltet, sieht der Kunde den Materialbestand seiner Objekte — und zwar nur der Objekte, an denen die Funktion Material aktiviert ist. Die Ansicht ist rein lesend: Artikel, Einheit und aktueller Bestand; Einkaufspreise werden dem Kunden nicht angezeigt.

Navigation (Kundensicht): Material

Zusätzlich kann der Kunde selbst Material anfordern: Er wählt das Objekt, trägt je Artikel eine Menge ein und ergänzt optional eine Notiz. Die Anforderung landet bei Ihnen in der Freigabe unter Stammdaten → Material → Anforderungen; der Kunde verfolgt den Status (Offen, Freigegeben, Abgelehnt, Erfüllt) selbst und kann offene Anforderungen zurückziehen. Den Ablauf auf Ihrer Seite beschreibt die Seite Material (Objekt).

Aufträge

Ist der Bereich Aufträge freigeschaltet, sieht der Kunde unter Meine Aufträge die Kundenaufträge, die Sie für ihn angelegt haben — rein lesend, die Pflege bleibt bei Ihnen.

Navigation (Kundensicht): Aufträge

Die Liste zeigt jeden Auftrag mit Titel, Status (Offen, Abgeschlossen, Abgerechnet), Objekt, Erfassungsdatum und Netto-Summe. Ein Klick öffnet die Detailansicht — zugleich die Leistungsnachweis-Sicht des Kunden:

• Kopf — Objekt, Erfasst am, ggf. Abgeschlossen am und Netto gesamt; bei gekündigten Aufträgen der Hinweis „Läuft aus am …" bzw. „Beendet …".
• Abrechnungspositionen — die vereinbarten Positionen mit Menge (oder „nach Aufwand"), Einzelpreis und MwSt.
• Erbrachte Leistungen — was tatsächlich geleistet wurde: erfasste Leistungen mit Minuten sowie verbrauchtes Material mit Menge.

So kann Ihr Auftraggeber Vereinbarung und erbrachte Leistung selbst abgleichen, ohne auf den Monatsbericht zu warten.

Aufgaben

Ist der Bereich Aufgaben freigeschaltet, sieht der Kunde den Nachweis aller Aufgaben an seinen Objekten: je Termin den Status Erledigt (mit Uhrzeit, Kontrollpunkt und Erledigungs-Fotos), Nicht durchführbar (nur der Grund), Nicht erledigt oder Geplant. Die Ansicht ist rein lesend und zeigt weder Mitarbeiternamen noch interne Kennungen.

Navigation (Kundensicht): Aufgaben

Der Bereich ist standardmäßig aus und unabhängig von Tickets: Ein Kunde, der eigene Tickets melden darf, sieht dadurch nicht automatisch die Aufgaben. Alle Einzelheiten — Status-Bedeutungen, Filter, Detailansicht mit Fotos und was bewusst verborgen bleibt — beschreibt die Seite Aufgaben im Kundenzugang.

{/* TODO Screenshot: Kundensicht, Aufgaben-Liste mit Status-Spalte */}

Anwesenheitsnachweis

Ist der Bereich Anwesenheitsnachweis freigeschaltet, prüft der Kunde selbst, ob die vereinbarten Einsätze an seinen Objekten stattgefunden haben — je Einsatz mit Dauer und Abstand, gemessen an Ihren Vorgaben. Die Ansicht ist rein lesend. Dieselbe Ansicht sehen Sie als Betreiber mit Klarnamen unter Dashboard → Nachweise → Leistungsnachweis → Anwesenheit; hier im Kundenzugang entscheiden Sie nur, ob und wie der Kunde sie bekommt.

Navigation (Kundensicht): Anwesenheitsnachweis

Der Kunde wählt ein Objekt und einen Zeitraum von höchstens 92 Tagen. Die Liste zeigt je Gang:

Gelöschte Gänge verschwinden nicht aus der Liste, sondern bleiben mit dem Kennzeichen Gelöscht einsehbar. Ein Klick auf einen geänderten Gang öffnet Änderungen an diesem Gang: jede Korrektur mit altem und neuem Wert, Zeitpunkt, Person und Grund. So kann Ihr Auftraggeber nachvollziehen, dass Korrekturen nur als gekennzeichneter Vorgang stattfinden.

Personalnummer oder Name

Mitarbeitende erscheinen dem Kunden standardmäßig ohne Namen: Jede Person steht mit ihrer Personalnummer in der Liste — der Nummer aus dem Mitarbeiterkonto (Profil → Personalnummer), wie sie auch auf dem Stundenzettel steht. Ist bei einer Person keine Personalnummer hinterlegt, erscheint stattdessen ein fester Code wie „MA-7F3K", der über alle Zeiträume gleich bleibt, aber keinen Rückschluss auf den Namen zulässt. Dieselbe Angabe gilt für die Person, die eine Korrektur vorgenommen hat. Vergeben Sie Personalnummern eindeutig: tragen zwei Konten dieselbe Nummer, erscheinen beide unter dieser Nummer. Ob der Kunde stattdessen Namen sieht, entscheiden Sie je Zugang mit dem Schalter Personalnummer | Mit Namen unter den sichtbaren Bereichen; der Schalter erscheint erst, wenn der Bereich freigeschaltet ist.

Nachweisart je Objekt

Welchen Nachweis ein Kunde sieht, hängt nicht am Zugang, sondern am Objekt: Unter Objekt → Einstellungen → Leistungsnachweis legen Sie je Objekt die Nachweisart fest — Anwesenheitsnachweis, Rundgänge, Aufgabennachweis oder Berichte — und die Kundensicht: Personalnummer (Standard), mit Namen oder nicht sichtbar. Der Kundenzugang bekommt genau die Nachweis-Bereiche, die seine Objekte tragen; ein Objekt mit Kundensicht „nicht sichtbar" erscheint in keinem Nachweis. In den sichtbaren Bereichen des Zugangs sind die vier Nachweis-Bereiche deshalb nur noch lesend, mit einem Hinweis je Objekt. Ob Namen erscheinen, folgt ebenfalls der Kundensicht des Objekts; der alte Schalter Personalnummer | Mit Namen am Zugang gilt nur noch für Altobjekte ohne Nachweisart. Bei „Alle Objekte" trägt jede Zeile das Label ihres Objekts — Namen und Personalnummern können in einer Liste stehen; der Spaltentitel „Mitarbeiter" erscheint erst, wenn alle Objekte Namen freigeben.

Gut zu wissen

Berechtigungen

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