Dienstplan (Matrix)
Der Dienstplan (Menüpunkt Planung → Dienstplan) ist die Besetzungs-Ansicht der Planung: eine Matrix mit den Tagen als Spalten und Ihren Personen oder Objekten als Zeilen. Jede Zelle enthält die Einsätze des Tages als kompakte Karten mit Uhrzeit, Bezeichnung und Besetzung. Damit beantwortet die Seite die Frage der morgendlichen Besetzungsrunde auf einen Blick: Wer ist diese Woche wo eingeteilt — und wo fehlt noch jemand?
:::info Zwei Brillen, eine Datenbasis Planung → Schichten plant das Was und Wann (Kalender mit Vorlagen, Serien und Import) — der Dienstplan plant das Wer. Beide Seiten zeigen dieselben Einsätze; ein Klick auf eine Karte öffnet denselben Schicht-Dialog. Details zum Kalender: Schichten planen. :::
Achsen & Zeitraum
- Achsen-Umschalter „Personen" / „Objekte" — Über die beiden Symbole in der Kopfzeile wählen Sie die Zeilenachse: Personen (Standard) für Auslastung und Verfügbarkeit des Teams, Objekte für die Abdeckung je Objekt.
- Zeitraum „Tag" / „Woche" — Standard ist die ISO-Kalenderwoche (Montag bis Sonntag). Für die Feinplanung schalten Sie auf einen einzelnen Tag um; die Kennzahlen im Zeilenkopf bleiben dabei wochenbezogen.
- Blättern — Mit den Pfeilen wechseln Sie zur vorherigen bzw. nächsten Woche, „Heute" springt zurück. Die Kopfzeile zeigt die Kalenderwoche (z. B. „KW 35") und den Datumsbereich.
Achse, Zeitraum und Datum werden in der URL gespeichert (matrixAxis, matrixRange, date) — der Link lässt sich teilen und öffnet die Matrix beim Empfänger in derselben Einstellung. Der Objekt-Filter der linken Seitenleiste gilt auch hier; zusätzlich filtert die Ecke der Tabelle die Zeilen (Mitarbeiter bzw. Objekte), auf der Personen-Achse auch nach freien Merkmalen.
Wochenstunden-Kopf auf der Personen-Achse
Neben jedem Namen steht die Summe der geplanten Stunden dieser Woche, bei hinterlegtem Arbeitszeitmodell als Verhältnis zu den Vertragsstunden (z. B. „32 h /40 h"). Über- und Unterlastung erkennen Sie so ohne Nachrechnen.
Schicht zuweisen
- Karte anklicken öffnet den Schicht-Dialog — dort teilen Sie die Besetzung ein (bei vergangenen oder gestarteten Einsätzen als Nur-Lese-Ansicht).
- Karte auf eine andere Personen-Zeile ziehen ändert die Besetzung direkt in der Matrix. Ein Dialog fragt den Geltungsbereich ab: „Nur dieser Einsatz", „Bis einschließlich …" oder „Unbefristet (ganze Serie)". Einsätze mit bereits erfassten Anmeldungen bleiben unverändert.
- Leere Zelle anklicken legt einen neuen Einsatz an — auf der Objekt-Achse sind Tag und Objekt bereits vorbelegt. In vergangenen Zellen ist die Neuanlage gesperrt.
- Kontextmenü „Als Ausfall kennzeichnen" entfernt eine Person nur für diesen Termin aus der Besetzung — bei Mehrfachbesetzung bleibt der Rest bestehen. Längere Ausfälle erfassen Sie als Abwesenheit.
- Über das Aufklapp-Menü „Erstellen" legen Sie einen einmaligen Einsatz, eine wiederkehrende Schicht (Serie) oder eine Abwesenheit an.
Mehrfachauswahl (Massenaktionen)
Der Drei-Punkte-Knopf in der Kopfzeile aktiviert die Mehrfachauswahl: Einsätze anklicken, um sie zu markieren — eine schwebende Leiste zeigt den Zähler und zwei Aktionen:
- Besetzung ändern — Personen für alle markierten Einsätze hinzufügen oder austragen. Die Änderung gilt nur für die ausgewählten Einsätze; bei Einsätzen mehrerer Objekte werden Personen ohne Objekt-Zuordnung übersprungen.
- Absagen — storniert die markierten Einsätze. Das Häkchen „Mitarbeiter benachrichtigen" steuert, ob die eingeteilten Personen informiert werden.
Einsätze mit bereits erfassten Check-ins werden bei beiden Aktionen übersprungen und einzeln gemeldet.
Abwesenheits-Band
Auf der Personen-Achse markiert ein durchgehendes Band Tage mit genehmigter Abwesenheit — neutral als „Abwesend", ohne Typ oder Grund (Datenschutz). So sehen Sie beim Einteilen sofort, wer nicht verfügbar ist; ein Klick auf das Band öffnet die Detail-Ansicht.
Konflikt- und Warn-Hinweise
Die Matrix markiert problematische Einsätze direkt auf der Karte (Legende Konflikt / Warnung in der Kopfzeile):
| Hinweis | Bedeutung |
|---|---|
| Konflikt (rot) | Eine eingeteilte Person ist an diesem Tag abwesend oder hat zeitgleich einen weiteren Einsatz (Doppelbelegung) |
| Warnung (Warn-Ton) | ArbZG-Hinweise: Ruhezeit unter 11 Stunden zum angrenzenden Einsatz, über 10 Stunden Arbeitszeit am Tag oder über 48 Stunden in der Woche |
| Unterbesetzt | Weniger Personen eingeteilt als benötigt — bei verknüpftem Kundenauftrag als Soll-Ampel „X von Y Kräften besetzt" |
| Durchgestrichen / gedämpft | Stornierte bzw. vergangene Einsätze |
Sammelzeile „Ohne Ausführer"
Am unteren Rand sammelt die Zeile „Ohne Ausführer" alle unbesetzten Einsätze des sichtbaren Zeitraums — der schnellste Überblick, was noch zu verteilen ist. Die Höhe der Zeile lässt sich am Trenner anpassen. Ziehen Sie eine Karte aus dieser Zeile auf eine Personen-Zeile, um sie zu besetzen — oder nutzen Sie „Automatisch besetzen": Der Knopf (mit Zähler der offenen Einsätze) rechnet einen Besetzungsvorschlag für die offenen Einsätze, den Sie prüfen und ganz oder teilweise übernehmen.
:::info Woche kopieren Eine bewährte Woche übernehmen Sie mit „Woche kopieren nach …" — die Funktion sitzt im Aufklapp-Menü der Seite Planung → Schichten (nur in der Wochenansicht) sowie in der Einsatzliste. Kopiert werden Besetzungen und einzelne Einsätze der angezeigten Woche in eine oder mehrere Zielwochen; eine Vorschau zeigt vorab, was aktualisiert, neu angelegt oder storniert wird. :::
Berechtigungen
| Aktion | Berechtigung |
|---|---|
| Dienstplan aufrufen | Zeiterfassung anzeigen |
| Einsätze anlegen | Zeiterfassung anlegen |
| Besetzung ändern, Mehrfachauswahl | Zeiterfassung bearbeiten |
| Einsätze absagen | Zeiterfassung löschen |