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Anleitung für Objektleiter

Diese Anleitung erklärt Schritt für Schritt, wie Sie LiteLog an einem Reinigungsobjekt einrichten: QR-Code für Zeiterfassung anbringen, Rundgänge mit Aufgaben anlegen und Zeiterfassungsregeln konfigurieren.

1. Was Sie benötigen​

Bevor Sie beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes haben:

  • Smartphone (Android oder iOS) mit der LiteLog App
  • LiteLog-Zugang mit einer Rolle, die Objekte und Kontrollpunkte verwalten darf (z. B. „Objektleiter")
  • Ausgedruckter QR-Code für die Zeiterfassung (im Portal generiert)
  • Optional: NFC-Tags und/oder QR-Codes für Kontrollpunkte (falls Rundgänge gewünscht)

2. Objekt anlegen​

Falls das Objekt noch nicht im Portal existiert, legen Sie es an:

  1. Im Portal unter Objekte auf Erstellen klicken — der Karten-Assistent öffnet sich
  2. Mit der Kartensuche den Standort finden — Name und Adresse werden automatisch ausgefüllt
  3. Grundstück definieren — Objektgrenzen im Karten-Assistenten einzeichnen (wählen Sie einen etwas größeren Bereich, damit Check-ins auf dem gesamten Gelände erkannt werden)

Details: Objekte verwalten

3. Geräte​

Sowohl Firmenhandys als auch private Smartphones können verwendet werden. Falls Sie private Geräte akzeptieren, sollte die Live-Standortanzeige im Portal ggf. deaktiviert werden.

Firmenhandy am Objekt​

Wenn ein Firmenhandy dauerhaft am Objekt verbleibt, können Sie im Portal unter Einstellungen → Geräte in den Gerätedetails unter „Zuordnung" den eingeschränkten Zugang zu Objekten aktivieren. Alle Mitarbeiter, die sich über dieses Gerät anmelden, haben automatisch nur Zugriff auf die zugewiesenen Objekte. Das verhindert Falschanmeldungen und erleichtert die Bedienung.

Private Handys​

Bei privaten Geräten melden sich Mitarbeiter mit ihrem eigenen Smartphone an und wählen das Objekt selbst aus. Stellen Sie sicher, dass die Standortfreigabe Ihren Datenschutzanforderungen entspricht.

:::info NFC-Scan: iOS vs. Android Bei Android werden NFC-Tags automatisch im Hintergrund erkannt — einfach das Smartphone an den Tag halten. Bei iOS muss der NFC-Scanner erst geöffnet werden: von rechts nach links wischen. Die QR-Code-Kamera öffnet sich durch Wischen von links nach rechts. :::

Details: Geräte verwalten

4. QR-Code für Zeiterfassung anbringen​

Der QR-Code für die Zeiterfassung ist die zentrale Funktion — Reinigungskräfte scannen ihn bei Ankunft und Abgang.

  1. QR-Code im Portal am Objekt im Tab „Zeiterfassung" herunterladen
  2. Ausdrucken und am Objekteingang oder einem festen Punkt im Gebäude anbringen
  3. Laminieren oder in eine Hülle stecken, um den Code vor Abnutzung zu schützen

:::tip Platzierung Der QR-Code sollte dort hängen, wo Reinigungskräfte das Objekt betreten — z. B. am Haupteingang, im Materialraum oder an der Putzmittelkammer. Bei mehreren Eingängen kann der gleiche QR-Code mehrfach ausgedruckt werden. :::

:::tip Zeiterfassung und Rundgänge trennen Der QR-Code für die Zeiterfassung und Kontrollpunkte für Rundgänge sind getrennte Funktionen. Der Zeiterfassungs-QR-Code dient nur dem Check-in/Check-out, nicht der Rundgangskontrolle. :::

Details: Zeiterfassung & Check-in-Einstellungen

5. Objektunterlagen​

Im Portal können Sie am Objekt im Tab „Ablage" Unterlagen hochladen — z. B. PDFs oder Bilder. Mitarbeiter sehen diese Unterlagen direkt in der App. Typische Inhalte sind Reinigungspläne, Arbeitsanweisungen, Schlüsselprotokolle oder Kontaktlisten.

Details: Objektdokumente

6. Rundgänge einrichten (optional)​

Für größere Objekte oder Treppenhäuser können Sie Rundgänge mit Kontrollpunkten einrichten. Damit stellen Sie sicher, dass Reinigungskräfte tatsächlich alle Bereiche abgelaufen sind.

Kontrollpunkt erstellen​

  1. In der LiteLog App anmelden
  2. Objekt auswählen (falls nicht bereits ausgewählt)
  3. Den Tab Mehr öffnen
  4. Unter Einstellungen auf Kontrollpunkte tippen
  5. Neuer Kontrollpunkt antippen
  6. Typ auswählen: Für Rundgang
  7. Name eingeben (z. B. „Treppenhaus 3. OG", „Tiefgarage Ebene 2")
  8. NFC-Tag an das Smartphone halten — der Tag wird dem Kontrollpunkt zugeordnet
  9. Alternativ: QR-Code im Portal generieren und ausdrucken

Aufgaben an Kontrollpunkten​

An jeden Kontrollpunkt können Sie Aufgaben anhängen, die der Mitarbeiter vor Ort erledigen soll — z. B. „Treppe wischen", „Mülleimer leeren" oder „Fenster prüfen". Die Aufgaben werden beim Scannen des Kontrollpunkts in der App angezeigt.

Freie Rundgänge & Vorlagen​

  • Freie Rundgänge: Sobald Kontrollpunkte verknüpft sind, können Mitarbeiter sofort einen freien Rundgang starten — in beliebiger Reihenfolge
  • Rundgang-Vorlagen: Im Portal festlegen, welche Kontrollpunkte wann, wie oft und in welcher Reihenfolge gescannt werden müssen

Details: Rundgang erstellen, Kontrollpunkte verwalten

7. Zeiterfassungsregeln konfigurieren​

Regeln werden pro Objekt festgelegt:

  • Automatische Pausen: Nach einer bestimmten Arbeitsdauer wird eine Pause automatisch abgezogen
  • Schichtlogik: Schichtzeiten definieren, Zuordnung erfolgt automatisch

Details: Zeiterfassung & Check-in-Einstellungen

8. Anwesenheit auswerten (optional)​

Wenn Anwesenheitskontrolle eingerichtet ist, können Sie im Portal prüfen, ob Ihre Reinigungskräfte pünktlich und vollständig am Objekt erschienen sind. Im Schichtprotokoll sehen Sie alle Schichten im Überblick — filtern Sie nach dem Status „Unterbesetzt", um Abweichungen schnell zu erkennen.

Details: Schichtprotokoll, Anwesenheitskontrolle

9. Qualitätskontrolle mit Formular und Punktzahl (optional)​

Für Objekte mit Qualitätsvorgaben im Vertrag (z. B. nach DIN EN 13549):

  1. Formular-Vorlage anlegen: Im Formular-Editor eine Sichtkontrolle mit Bewertungsfeldern erstellen — z. B. Sanitär, Böden, Müll. Antworten zählen Punkte, in der Vorlage legen Sie die Schwelle (Prozentwert) fest.
  2. Automatisierung aktivieren: Unter Automatisierung die Vorlage „QK-Score unter Schwelle → Eskalation" übernehmen. Fällt eine Kontrolle unter die Schwelle, wird die Objektleitung benachrichtigt, eine Nachreinigungs-Aufgabe direkt aus der Kontrolle erstellt und bei ausbleibender Erledigung an die Leitung eskaliert.
  3. Kontrolle durchführen: Nach der Reinigung das Formular am Objekt ausfüllen — mit Bewertung, Foto und Bemerkung pro Bereich.

Die Ergebnisse fließen in das Prüfprotokoll je Objekt und Zeitraum, das Sie dem Auftraggeber als PDF senden.

Details: Automatisierung, Formular-Vorlagen

Checkliste: Objekt einsatzbereit?​

  • Objekt im Portal angelegt und Grundstück definiert
  • QR-Code für Zeiterfassung ausgedruckt und am Objekt angebracht
  • Erster Check-in / Check-out getestet
  • Zeiterfassungsregeln konfiguriert (Pausen, Schichten)
  • Optional: Kontrollpunkte mit Aufgaben erstellt und Rundgang getestet
  • Optional: Sichtkontroll-Formular mit Punktzahl und Automatisierungs-Regel eingerichtet
  • Anleitung für Reinigungskräfte ausgedruckt und verfügbar

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