Ablage / Dokumente (Objekt)
Auf diesem Tab („Ablage") legen Sie Dokumente für das Objekt ab — z. B. Dienstanweisungen, Objektinformationen oder Sonderregeln. Die Dateien stehen den Mitarbeitern in der mobilen App zur Verfügung und können optional vom KI-Assistenten genutzt werden.
Navigation: Stammdaten → Objekte → Objekt auswählen → Panel-Eintrag „Ablage" (Gruppe „Verwaltung")
Wofür ist diese Ansicht?
Die Ablage ist der Dokumentenspeicher eines Objekts. Sie entscheiden hier, welche Unterlagen vorliegen, wo sie sichtbar sind (nur dieses Objekt oder alle Objekte) und ob der KI-Assistent (Hannah) sie zum Beantworten von Fragen heranziehen darf. Letzteres ist die Brücke zur Wissenssuche: Nur freigegebene Dokumente fließen in die KI-Wissensbasis ein.
Die Liste hat zwei Bereiche:
- Sichtbar in allen Objekten — globale Dokumente, die in jedem Objekt erscheinen (zentral gepflegt).
- Sichtbar nur in <Objektname> — Dokumente, die ausschließlich für dieses Objekt gelten.
Dokument hochladen
Über Dokument hochladen öffnet sich ein Dialog in drei Schritten:
- Zuordnung — Alle Objekte („Dokument wird in allen Objekten angezeigt") oder nur dieses Objekt („…nur in dem ausgewählten Objekt").
- Hochladen — per Drag & Drop oder Auswahl. Erlaubt: nur
.png,.jpg/.jpegund.pdf, kleiner als 50 MB. Dazu ein Name für das Dokument. - KI-Assistent — Schalter „Vom KI-Assistenten (Hannah) verarbeiten lassen". Ist er an, kann der KI-Assistent dieses Dokument nutzen, um Fragen von Mitarbeitern zu beantworten. Standardmäßig deaktiviert (Datenschutz: Freigabe ist eine bewusste Entscheidung).
Dokument-Aktionen
Beim Überfahren einer Dokument-Karte erscheinen vier Aktionen:
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Herunterladen | Lädt die Datei herunter. |
| Bearbeiten | Öffnet „Dokument bearbeiten" — umbenennen und die KI-Assistent-Freigabe nachträglich ein-/ausschalten. |
| Zuordnung wechseln | Verschiebt das Dokument zwischen den Bereichen: „Nur diesem Objekt zuweisen" (global → objektbezogen) bzw. „Allen Objekten zuweisen" (objektbezogen → global). |
| Löschen | Entfernt das Dokument (mit Sicherheitsabfrage). |
Konfiguration
Unten steuert der Schalter Ablage aktiv („Sichtbar für Nutzer in der App"), ob die Ablage für dieses Objekt überhaupt angezeigt wird. Ist sie aus, erscheint der Dokumente-Bereich in der App nicht.
KI-Assistent & Datenschutz
Markieren Sie ein Dokument für die KI-Verarbeitung, wird es in die Wissensbasis des Assistenten eingebettet und kann von Hannah bei passenden Fragen herangezogen werden (über die Objekt-Dokumenten-Suche). Wichtig:
- Opt-in, Standard aus — ohne ausdrückliche Freigabe verlässt kein Dokument das Objekt-Portal Richtung KI (Privacy by Default, Art. 25 DSGVO).
- Bei Bildern (
.png/.jpg) wird kein Text extrahiert — für die Wissenssuche eignen sich vor allem PDFs. - Die Freigabe lässt sich jederzeit über Bearbeiten widerrufen.
Berechtigungen
:::info Berechtigung Um die Ablage zu sehen, benötigen Sie Dokumente anzeigen oder Objekte Einstellungen bearbeiten. Kontaktieren Sie Ihren Administrator, falls Sie keinen Zugang haben. :::
| Aktion | Berechtigung |
|---|---|
| Dokument hochladen | Dokumente anlegen |
| Umbenennen / KI-Freigabe / Zuordnung ändern | Dokumente bearbeiten |
| Dokument löschen | Objektdokumente löschen |
| „Ablage aktiv" umschalten | Objekte Einstellungen bearbeiten |