Einrichtung
Diese Anleitung richtet sich an Betreiber und Office-Verantwortliche, die LiteLog für ihre Ferienwohnungen oder Serviced Apartments einrichten.
1. Konto erstellen & sofort loslegen
Registrieren Sie sich unter portal.litelog.de/signup. Es fallen keine Einrichtungskosten an — Sie starten sofort mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase und können alle Funktionen uneingeschränkt nutzen.
Details: Registrierung, Onboarding
2. Struktur abbilden: Häuser und Wohnungen
LiteLog arbeitet mit einer zweistufigen Hierarchie: einer Hauptkategorie (Ebene 1) und darunter den Objekten (Ebene 2). Haben Sie im Onboarding die Branche „Ferienwohnungen / Serviced Apartments" gewählt, heißen die beiden Ebenen bereits „Haus" und „Wohnung" — Sie müssen nichts umbenennen. Für Ferienwohnungen bewährt sich diese Aufteilung:
- Jedes Haus legen Sie als Eintrag der Ebene 1 an.
- Jede Wohnung legen Sie als eigenes Objekt an und ordnen sie ihrem Haus zu. Alle Checklisten, Aufgaben, Zeiten und Berichte werden der jeweiligen Wohnung zugeordnet.
So können Sie im Portal nach Haus filtern und behalten trotzdem jede einzelne Wohnung im Blick.
Details: Objekte verwalten, Kundenliste
Jede Wohnung legen Sie einzeln im Karten-Assistenten an (Standort → Details → Bereich). Einen Import von Objekt-Stammdaten aus Excel gibt es nicht; wer viele Wohnungen aus einem Property-Management-System übernehmen will, nutzt POST /v1/properties der REST-API.
Mieter erfassen
Eine eigene Mieter-Datenbank gibt es nicht. Legen Sie Mieter in der Kundenliste als Privatkunden an, mit Name, Telefon, E-Mail und Adresse, und geben Sie ihnen die Kundenkategorie „Mieter" (Kundenkategorien). Die Häuser bleiben Geschäftskunden; über die Umschaltleiste oben in der Liste wechseln Sie zwischen Häusern und Mietern. Weil diese Liste die erste Hierarchie-Ebene ist, benennen Sie die Ebene am besten allgemeiner, z. B. „Häuser & Mieter" (siehe unten). Mit der Wohnung wird der Mieter dabei allerdings nicht verknüpft, und Angaben aus dem Übergabeprotokoll werden nicht automatisch übernommen. Legen Sie Mieter nicht als Mitarbeiter an: Mitarbeiter-Konten zählen bei der Lizenz mit, Privatkunden nicht.
Buchungskalender je Wohnung verbinden
Damit LiteLog die Reinigung je Abreise von allein anlegt, verbinden Sie je Wohnung den Buchungskalender: Wohnung öffnen → Panel-Eintrag Buchungen (Modul einschalten, falls ausgegraut) → Kalender verbinden → iCal-Link von Airbnb, Booking.com, Hospitable oder Ihrer Vermietungssoftware eintragen → in der Karte Aufgabe je Check-out Vorlage, zuständige Person und Uhrzeit festlegen. Für viele Wohnungen auf einmal schalten Sie das Modul unter Funktionen (/apps) auf der Karte Buchungen ein. Ablauf und Regeln: Anleitung für das Office → Buchungen, Buchungen (Objekt)
Hierarchie-Ebenen umbenennen (nur bei anderer Branchenwahl)
Haben Sie im Onboarding eine andere Branche gewählt, heißt die Hauptkategorie im Standard „Kunde" und die Unterkategorie „Objekt". Benennen Sie die beiden Ebenen dann unter Einstellungen → Hierarchie & Rollen um:
- Hauptkategorie: Wählen Sie Benutzerdefiniert und tragen Sie z. B. „Haus" ein.
- Unterkategorie: Behalten Sie „Objekt" oder wählen Sie einen eigenen Begriff wie „Wohnung".
Die Umbenennung wirkt im ganzen System — in Listen, Filtern und sogar in den Berechtigungs-Namen. Auch mit der Branche Ferienwohnungen können Sie umbenennen, etwa die erste Ebene in „Häuser & Mieter", wenn Sie Mieter in der Kundenliste führen.
Details: Hierarchie & Rollen
3. Formular-Vorlagen: mitgelieferte Entwürfe aktivieren oder eigene Checklisten übernehmen
Die fünf mitgelieferten Vorlagen
Mit der Branchenwahl „Ferienwohnungen / Serviced Apartments" im Onboarding legt LiteLog fünf Formular-Vorlagen automatisch als Entwurf an. Entwürfe zählen nicht gegen das Vorlagen-Kontingent; Sie aktivieren nur, was Sie brauchen:
| Vorlage | Inhalt |
|---|---|
| Liegenschafts-Stammdaten | Stammdatenblatt je Wohnung: Identifikation, Gebäude, Versicherung, Technik, Zugang und Kontakte |
| Reinigungscheckliste | Reinigung je Raum mit Pflichtfotos und Fertigmeldung an das Übergabeteam |
| Housekeeping-Abnahme | Reinigungsabnahme, Ausstattung, Technik & Zugänge, Mängel und Freigabe vor jeder Übergabe |
| Übergabeprotokoll Einzug | OK/Mangel je Raum (bei Mangel Notiz und Foto Pflicht), Zählerstände mit Foto, Inventar- und Schlüsselabgleich, Vorschäden, digitale Unterschriften |
| Rücknahmeprotokoll Auszug | Dieselben Positionen wie beim Einzug, Zählerstände mit Foto, Schlüsselrückgabe, Feld „Offene Mängel aus dem Einzugsprotokoll", Inventarabgleich, Kautionsabrechnung — beide Protokolle lassen sich im Bericht vergleichen |
So aktivieren Sie eine Vorlage:
- Im Portal unter Einstellungen → Formular-Vorlagen im Reiter In Verwendung die Vorlagen mit Status Entwurf suchen
- Die Vorlage über Bearbeiten im Vollseiten-Editor öffnen und bei Bedarf anpassen: Prüfpunkte ergänzen oder streichen, Foto-Pflichten und Hilfetexte an Feldern setzen (Hilfetexte werden beim Ausfüllen angezeigt)
- Mit Speichern & veröffentlichen freigeben — oder in der Liste den Status von „Entwurf" auf Aktiv stellen. Erst dann erscheint die Vorlage in der LiteLog-App
Bei der Branchenwahl „Hotel" oder einer anderen Branche werden diese fünf Vorlagen nicht angelegt. Sie holen sie dann über Aus Bibliothek hinzufügen (Bereich „Ferienwohnungen") nach.
:::tip Wiederholbare Räume Übergabe- und Rücknahmeprotokoll nutzen wiederholbare Blöcke für Raumtypen, die mehrfach vorkommen (z. B. Bad). Beim Ausfüllen heißen die Einträge „Bad 1", „Bad 2" usw. In einen wiederholbaren Block können Sie auch eine Checkliste (Feld Aufgabe) legen; mit der Option „Erzeugt echte Aufgabe bei Abgabe" entsteht dann je Eintrag eine eigene Aufgabe, z. B. „Bad 2 – Nacharbeiten". :::
Eigene Checklisten per KI-Import übernehmen
Haben Sie bereits eigene Reinigungs- und Abnahme-Checklisten als Excel-Datei oder PDF, müssen Sie sie nicht neu aufbauen: LiteLog übernimmt sie per KI-Import als digitale Formular-Vorlagen.
- Im Portal unter Einstellungen → Formular-Vorlagen auf Vorlage erstellen klicken
- Im Start-Schritt über den Plus-Knopf am Eingabefeld PDF hochladen oder Excel/CSV hochladen wählen
- Die Felder werden automatisch erkannt und übernommen
- Im Vollseiten-Editor nacharbeiten: Pflichtfelder, Foto-Pflichten (z. B. Foto-Pflicht bei „Mangel") und Bedingungen festlegen
Sollen eigene Einzugs- und Auszugsprotokolle vergleichbar sein, müssen die Prüfpositionen in beiden Vorlagen dieselben Feld-Kennungen tragen — am einfachsten, indem Sie die mitgelieferten Vorlagen als Ausgangspunkt nehmen.
Rezepte für die Reinigungscheckliste
Foto-Pflicht nur bei Mangel. Ein Foto je Prüfpunkt kostet Zeit; oft soll es nur dann Pflicht sein, wenn etwas nicht in Ordnung ist. Dafür gibt es im Formular-Editor zwei Wege:
- Am Feld vom Typ OK/Mangel die Option Bei Mangel verlangen einschalten und Foto (und/oder Notiz) anhaken. Bei „OK" geht es ohne Foto weiter, bei „Mangel" verlangt die App das Foto.
- Ein eigenes Foto-Feld unter den Prüfpunkt legen und ihm die Bedingung Pflicht wenn geben — z. B. „Pflicht wenn Bad = Mangel". Mit Sichtbar wenn blenden Sie das Feld zusätzlich aus, solange alles in Ordnung ist. Dieser Weg passt, wenn das Foto von einer anderen Antwort abhängen soll als vom Prüfpunkt selbst.
Handtücher (oder Bettwäsche, Schlüssel) zählen. Legen Sie ein Feld vom Typ Zahl an („Handtücher vorhanden", mit Validierung Minimum 0) und daneben ein Feld vom Typ Foto („Foto Handtuchstapel"). Soll der Bestand belegt sein, setzen Sie das Foto-Feld auf Pflichtfeld; soll es nur bei Abweichung Pflicht sein, verwenden Sie Pflicht wenn mit der Bedingung auf der Zahl (z. B. „kleiner als 4"). Die Zahl erscheint im Bericht und im Vergleich zweier Protokolle mit Differenz.
Erst prüfen, dann fotografieren. Aktivieren Sie an Foto-Feldern Nur mit Kamera aufnehmbar, wenn das Bild zwingend vor Ort entstehen soll; Galerie und Datei-Upload sind dann gesperrt.
Details: Formularvorlagen, Formular-Editor
4. An- und Abmeldemethoden pro Wohnung festlegen
Sie legen pro Objekt fest, womit sich Ihre Teams an- und abmelden. Für Ferienwohnungen bieten sich an:
| Methode | So funktioniert es |
|---|---|
| QR-Code | Ausgedruckter QR-Code in der Wohnung (z. B. im Flur oder Abstellraum) wird mit der App gescannt |
| Standort-Vorschlag | Befindet sich die Reinigungskraft im Objektbereich der Wohnung, hebt die App das Objekt als Vorschlag hervor — ein Tipp genügt |
| Beacon | Ein Bluetooth-Beacon in der Wohnung; ist das Smartphone in Reichweite, schlägt die App das Anmelden vor — bestätigt wird immer per Tipp |
:::info Kein automatisches Stempeln Standort- und Beacon-Vorschlag nehmen Ihren Teams die Objektsuche ab — es gibt aber kein automatisches An- oder Abmelden im Hintergrund. Der Vorschlag wird immer von der Person selbst bestätigt. :::
Details: Anmeldemethoden, An- / Abmeldemethode im Objekt, Beacons
Standortprüfung (optional)
Wählen Sie optional in der Zeiterfassung des Objekts im Abschnitt „Nachweis" die Standortprüfung „GPS-Zone": An- und Abmelden ist dann nur innerhalb des gezeichneten Wohnungsbereichs möglich — außerhalb blockiert die App die Buchung. Unabhängig davon kennzeichnet das System jede Buchung als ONSITE (vor Ort) oder OFFSITE (außerhalb).
Details: Standortprüfung (GPS-Zone)
5. Personen anlegen & Rollen vergeben
Legen Sie Ihre Personen unter Stammdaten → Mitarbeiter an. Zum Anlegen reicht der Name — eine E-Mail-Adresse ist optional. Mehrere Personen importieren Sie per CSV-Datei; das ist der einzige Import in LiteLog (Objekte werden nicht importiert). Auch unterwegs geht das Anlegen: In der LiteLog-App unter Mehr → Einstellungen → Personen legen Sie eine Person samt Rolle, Sprache und Wohnungen an und binden gleich ihre NFC-Karte oder ihren QR-Code an, siehe Verwaltung in der App.
:::info Personen sehen nur ihre zugeordneten Wohnungen Bei jeder Person legen Sie fest, ob sie Alle Objekte sieht oder nur bestimmte. Eine Reinigungskraft, der Sie zwei Häuser zuordnen, sieht in der App nur die Wohnungen dieser Häuser — Aufgaben, Checklisten und Anmeldung beschränken sich darauf. Office-Konten bekommen in der Regel „Alle Objekte". Ordnen Sie beim Anlegen einer neuen Wohnung die zuständigen Personen zu, sonst bleibt die Wohnung für sie unsichtbar. :::
Typische Rollen für Ferienwohnungs-Betreiber
| Rolle | Berechtigungen |
|---|---|
| Office | Vollzugriff: Aufgaben, Berichte, Exporte, Konfiguration |
| Reinigungskraft | An der Wohnung anmelden, Formulare ausfüllen, Meldungen erstellen |
| Housekeeping / Übergabeteam | Formulare ausfüllen, Aufgaben erstellen und zuweisen, Berichte versenden |
| Hausmeister | Zugewiesene Aufgaben einsehen und abschließen |
Wer darf wem eine Aufgabe zuweisen? Rollen haben in LiteLog einen Rang. Im Zuweisungs-Picker einer Aufgabe stehen alle Personen mit gleichrangiger oder niedrigerer Rolle — zwei Office-Konten mit derselben Rolle können sich also gegenseitig Aufgaben zuweisen, und das Housekeeping weist dem Hausmeister zu. Nach oben sieht niemand: Eine Reinigungskraft kann dem Office keine Aufgabe zuweisen. Die Verwaltungsliste unter Mitarbeiter zeigt Gleichrangige ebenfalls, aber nur zur Ansicht — bearbeiten, sperren oder archivieren lassen sich nur Rollen unterhalb der eigenen.
:::tip Portal- und App-Zugang kombinierbar Jede individuelle Rolle kann die Berechtigungen Portal-Login und App-Login einzeln oder kombiniert erhalten. Eine Housekeeping-Leitung kann so z. B. in der App abnehmen und im Portal Aufgaben verwalten — mit einem einzigen Konto. :::
Details: Konten verwalten, Rollen & Rechte, Verwaltung in der App
6. App herunterladen
Ihre Teams installieren die LiteLog-App aus dem App Store (iOS) oder Google Play Store (Android). Zur Anmeldung genügt je nach Vorgabe QR-Code, Benutzername + Passwort oder NFC-Chip.
Welches Gerät für Übergaben?
Ein Smartphone reicht für alles, auch für die Unterschrift des Gastes. Für Übergaben ist ein Tablet bequemer, weil der Gast auf dem großen Bildschirm unterschreibt und das Protokoll besser lesbar ist. Wer ein fertig eingerichtetes Gerät möchte, findet im LiteLog-Shop das Samsung Galaxy A16 LiteLog Edition; es hat NFC und eine Ultraweitwinkel-Kamera. Eine SIM-Karte braucht ein Tablet nicht, wenn die Wohnung WLAN hat. Damit sich das Tablet in jeder Wohnung schnell verbindet, hängen Sie dort einen WLAN-QR-Code auf; die meisten Android-Geräte verbinden sich, sobald man ihn mit der Kamera scannt. Die Zugangsdaten legen Sie zusätzlich in der Ablage der Wohnung ab. Ohne Netz füllen Sie das Protokoll trotzdem aus, die App überträgt es, sobald wieder eine Verbindung besteht (Offline-Modus). Eine SIM-Karte lohnt sich nur für Wohnungen ohne WLAN.
Für Fotos in kleinen Bädern hilft der Weitwinkel (0,5×). Die App bietet ihn allerdings nur an, wenn das Gerät eine eigene Ultraweitwinkel-Kamera hat, und vielen günstigen Tablets fehlt sie. Prüfen Sie das vor dem Kauf im Datenblatt.
Geben Sie die passende Anleitung an Ihre Teams weiter:
Details: Mobile App
Das gibt es nicht (und was Sie stattdessen tun)
| Wunsch | Gibt es nicht | Stattdessen |
|---|---|---|
| Zielbild-Foto je Zimmer — die App zeigt beim Prüfpunkt ein Referenzfoto, wie das Zimmer aussehen soll | Es gibt kein Bildfeld in der Vorlage, das ein Soll-Foto neben dem Prüfpunkt anzeigt | Beschreiben Sie den Soll-Zustand im Hilfetext des Feldes („Kissen gestapelt, Decke gefaltet am Fußende, Fernbedienung auf dem Nachttisch") — er erscheint beim Ausfüllen direkt unter dem Feld. Referenzfotos legen Sie als Dokument in der Ablage der Wohnung ab; die Reinigungskraft öffnet sie in der App unter Unterlagen. Details: Objektunterlagen |
| Mängel-Sammelstelle als eigener Feldtyp — ein Bereich, in dem alle Mängel der Wohnung zusammenlaufen | Einen Feldtyp „Mängelliste" gibt es nicht | Bauen Sie am Ende der Checkliste einen Block „Mängel" mit einem Freitext-Feld und einem Foto-Feld (bis zu 8 Fotos). Für mehrere Mängel je Durchgang machen Sie den Block wiederholbar („Mangel 1", „Mangel 2" …). Alles, was an einem Prüfpunkt als „Mangel" markiert wurde, ist ohnehin im Bericht sichtbar; und im nächsten Protokoll holt das Feld Offene Mängel die noch nicht behobenen Mängel aus früheren Protokollen derselben Wohnung herein. Die eigentliche Sammelstelle über alle Wohnungen ist die Aufgaben-Liste im Portal, gefiltert nach Haus |
| Objekt-Stammdaten aus Excel importieren | Es gibt nur den CSV-Import für Personen | Wohnungen einzeln im Karten-Assistenten anlegen oder per REST-API POST /v1/properties aus dem Property-Management-System übernehmen |
| Anmelden ohne Gerät (die Wohnung „merkt", dass jemand da ist) | Es gibt keine Anwesenheit ohne Smartphone und ohne Bestätigung | QR-Code in der Wohnung scannen oder den Standort-/Beacon-Vorschlag mit einem Tipp bestätigen |
| Status-Tafel „bezugsfertig" je Wohnung | Es gibt keine eigene Ampel je Wohnung | Aufgaben-Liste und Berichte nach Wohnung filtern: Reinigung erledigt, Abnahme vorhanden, keine offene Mangel-Aufgabe — dann ist die Wohnung bezugsfertig |
Checkliste: Einrichtung abgeschlossen?
- Konto erstellt und Testphase gestartet
- Hierarchie-Ebenen heißen „Haus" / „Wohnung" (automatisch bei Branchenwahl Ferienwohnungen, sonst umbenennen)
- Häuser angelegt und jede Wohnung als Objekt erfasst
- Buchungskalender je Wohnung verbunden und „Aufgabe je Check-out" festgelegt (oder Reinigungsaufgaben von Hand angelegt)
- Mitgelieferte Vorlagen aktiviert (Reinigungscheckliste, Housekeeping-Abnahme, Übergabeprotokoll Einzug, Rücknahmeprotokoll Auszug) oder eigene Checklisten importiert
- Erste Reinigungsaufgabe geprüft — aus dem Kalender oder von Hand (siehe Anleitung für das Office)
- An-/Abmeldemethoden pro Wohnung festgelegt (QR, Standort-Vorschlag, Beacon)
- Optional: Standortprüfung aktiviert
- Personen angelegt, Rollen vergeben und Wohnungen zugeordnet
- App installiert und erste Anmeldung getestet
Weitergeben
- Geben Sie die Anleitung für Reinigungskräfte an Ihr Reinigungsteam weiter
- Geben Sie die Anleitung für Housekeeping an Ihr Übergabeteam weiter