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Anleitung für das Office

Diese Anleitung erklärt, wie das Office mit LiteLog arbeitet: Buchungskalender verbinden, Aufgaben über alle Häuser hinweg steuern, Berichte auswerten und korrigieren, Exporte automatisieren und das Property-Management-System über die REST-API anbinden.

1. Reinigungsaufgaben anlegen und im Blick behalten​

Reinigung je Abreise als Aufgabe anlegen​

Jede Reinigung ist in LiteLog eine Aufgabe an der Wohnung. Die Reinigungskraft sieht sie in der App mit Frist und arbeitet die verknüpfte Checkliste ab. Die Aufgaben entstehen auf einem von vier Wegen:

  • Automatisch aus dem Buchungskalender: Sie verbinden je Wohnung den iCal-Link von Airbnb, Booking.com, Hospitable oder Ihrer Vermietungssoftware; LiteLog legt je Check-out die Reinigungsaufgabe an (siehe den nächsten Abschnitt).
  • Einzeln: Über Erstellen → Aufgabe (oder in der Aufgaben-Liste) — Name z. B. „Wechselreinigung", Objekt = die Wohnung, Fällig am = Abreisetag, Zuständig = die Reinigungskraft. Unter Formular ausfüllen binden Sie die aktivierte Reinigungscheckliste ein: Die Aufgabe gilt als erledigt, sobald das Formular eingereicht ist.
  • Als Serie: Bei festen Wechseltagen (z. B. jeden Samstag) setzen Sie in den Eigenschaften der Aufgabe eine Wiederholung; LiteLog legt die Termine dann von allein an.
  • Per REST-API aus dem Property-Management-System: Ihr PMS legt bei jeder Abreise über POST /v1/tasks die Reinigungsaufgabe an (siehe Abschnitt 4).

Buchungen aus Airbnb, Booking.com oder Hospitable​

Der Reiter Buchungen am Objekt liest die Buchungskalender einer Wohnung ein und legt je Check-out automatisch eine Reinigungsaufgabe an. Die Funktion ist ein Objekt-Modul wie Material oder Ablage: Sie schalten sie je Wohnung ein.

  1. Modul einschalten: Stammdaten → Objekte → Wohnung öffnen → im linken Panel Buchungen. Ist der Eintrag ausgegraut, schalten Sie das Modul über das Kontextmenü am Eintrag, über das Hinweisband Jetzt einschalten oder — für viele Wohnungen auf einmal — unter Funktionen (/apps) auf der Karte Buchungen ein.
  2. Kalender verbinden: Auf Kalender verbinden klicken, Bezeichnung und Quelle wählen und den iCal-Link eintragen. Wo der Link liegt: Hospitable unter Properties → Objekt → „Copy the iCal feed" (ein Link je Objekt, enthält alle Kanäle), Airbnb unter Kalender → Verfügbarkeit → „Kalender synchronisieren" → „Kalender exportieren" (ein Link je Inserat), Booking.com im Extranet → Preise & Verfügbarkeit → „Kalender synchronisieren" (ein Link je Unterkunft). Nur https-Links werden angenommen; nach dem Speichern zeigt LiteLog den Link nur noch maskiert. Mehrere Kalender je Wohnung sind möglich.
  3. Aufgabe je Check-out festlegen: In der gleichnamigen Karte wählen Sie die Vorlage (z. B. „Reinigungscheckliste"), die Zuständige Person, die Uhrzeit am Abreisetag (Standard 11:00), die Priorität, die Priorität bei Wechsel am selben Tag (Standard Hoch, wenn am Abreisetag der nächste Gast anreist) und den Aufgabentitel (Standard „Endreinigung · Objektname", Platzhalter {property}, {check_in}, {check_out}, {source}).

LiteLog ruft den Kalender nach dem Verbinden sofort ab, danach alle 30 Minuten; mit Jetzt abrufen holen Sie ihn von Hand. Die Aufgabe trägt in der Beschreibung Anreise, Abreise, Quelle und den Link zur Reservierung — Gastnamen oder Telefonnummern werden nicht übernommen.

  • Verschobene Buchung: Ändert sich der Abreisetag, zieht LiteLog die Fälligkeit der offenen Aufgabe nach. War die Aufgabe schon erledigt, entsteht eine neue.
  • Stornierte Buchung: Verschwindet die Buchung aus dem Kalender, wird die offene Aufgabe als „Storniert · …" markiert und auf Priorität Niedrig gesetzt; gelöscht wird sie nicht.
  • Sperren: Airbnb-Sperren („Not available") erzeugen keine Aufgabe. Booking.com meldet Sperren und Buchungen gleich; solche Einträge kennzeichnet LiteLog als unsicher und legt trotzdem eine Aufgabe an — löschen Sie sie bei Bedarf oder nutzen Sie den Hospitable-Feed, der Sperren ausnimmt.
  • Zusatzreaktionen: Unter Automatik stehen die Auslöser Abreise (Buchung), Anreise (Buchung) und Buchung storniert bereit — etwa für die Zuweisung an die Tagesbesetzung der Schicht oder eine Push-Erinnerung bei „Bettwechsel am selben Tag". Die mitgelieferte Regel „Buchung storniert → Objekt-Aufsicht" ist ausgeschaltet ausgeliefert.

Details: Buchungen (Objekt), Automatik → Buchungen (iCal-Import)

Aufgaben-Liste​

Der Arbeitsbereich Aufgaben bündelt alles, was zu erledigen ist — über alle Häuser und Wohnungen hinweg:

  • Alle offenen Aufgaben auf einen Blick — Reinigungen des Tages ebenso wie Mängel, die dem Hausmeister zugewiesen sind
  • Filtern nach Wohnung, Haus, Bearbeiter, Status oder Fälligkeit
  • Status verfolgen — wer arbeitet gerade woran, was ist überfällig?
  • Aufgaben erstellen und zuweisen — auch direkt aus dem Portal, z. B. Sonderreinigungen vor VIP-Anreisen

Über neue Mängel und Statusänderungen werden Sie per E-Mail oder Push-Benachrichtigung informiert, sobald unter Automatisierung eine passende Regel eingeschaltet ist — etwa die mitgelieferte Regel „Festgestellter Mangel → Aufgabe". Ohne Regel gibt es keine automatische Benachrichtigung.

Details: Aufgaben, Aufgabe erstellen, Benachrichtigungen, Aus einem Mangel wird eine Aufgabe

2. Berichte & Formular-Antworten einsehen​

Im Bereich Berichte laufen alle abgesendeten Formulare und Meldungen zusammen: Reinigungschecklisten, Housekeeping-Abnahmen, Übergabe- und Rücknahmeprotokolle und Mängelmeldungen.

  • Vereinte Liste — alle Einreichungen chronologisch, filterbar nach Wohnung und Zeitraum
  • Detailansicht — jedes Formular mit allen ausgefüllten Feldern, Fotos und Unterschriften
  • Vergleichen — im Kopf eines Berichts steht der Knopf Vergleichen, außerdem die Zeile „Vorheriges Protokoll" mit einem eigenen Vergleichen-Link. Damit stellen Sie z. B. Rücknahmeprotokoll Auszug und Übergabeprotokoll Einzug derselben Wohnung gegenüber: je Position OK/Mangel links und rechts mit der Bewertung Neu, Vorbestehend, Behoben oder Unverändert, Zählerstände mit Differenz, Fotos beider Protokolle als Beleg. „Nur Änderungen" blendet Unverändertes aus. Ablauf im Detail: Anleitung für Housekeeping
  • Korrigierte Fassung — ein abgesendeter Bericht wird nicht bearbeitet, sondern über das ⋯-Menü → „Korrigierte Fassung erstellen" durch eine neue Fassung ersetzt: mit Pflicht-Begründung, einmal je Beleg; das Original bleibt als Beleg erhalten und ist mit der neuen Fassung verlinkt. Ablauf: Bericht nachträglich korrigieren
  • Senden — mit Senden öffnen Sie den Dialog „Bericht senden", tragen die Empfänger ein (z. B. den Eigentümer) und verschicken das Protokoll als PDF; das PDF trägt Ihr Firmenlogo. Optional verlangt die Vorlage vorher eine Freigabe durch das Office.
  • PDF-Export — einzelne Berichte als PDF herunterladen
  • Direktlink — jeder Bericht hat eine eigene Web-Adresse und lässt sich als Link weitergeben

Details: Berichte, Berichte freigeben und versenden

3. Geplante Berichte & Exporte​

Unter Dashboard → Nachweise → Export & Versand erzeugen Sie Berichte als PDF, CSV oder Excel — einmalig oder automatisch wiederkehrend:

  • Sofort-Export — z. B. alle Arbeitszeiten oder Formular-Einreichungen eines Monats als PDF, CSV oder Excel herunterladen
  • Geplante Berichte — wiederkehrenden E-Mail-Versand einrichten, z. B. wöchentlicher Reinigungs-Nachweis je Haus an den Eigentümer
  • Eigene Vorlagen — Berichte aus Bausteinen zusammenstellen, mit Deckblatt und eigenem Logo
  • CSV für die Weiterverarbeitung — Arbeitszeiten und Anwesenheiten als CSV für Lohnabrechnung oder eigene Auswertungen

Details: Export & Versand

4. REST-API: Property-Management-System anbinden​

LiteLog bietet eine offene REST-API, über die Sie eigene Anbindungen bauen — z. B. an Ihr Property-Management-System, um Reinigungsaufgaben bei jeder Abreise anzulegen (POST /v1/tasks, idempotent), Wohnungen als Objekte anzulegen (POST /v1/properties) oder Fertigmeldungen zurückzuspielen. Für Airbnb, Booking.com, Hospitable und andere Programme mit iCal-Export brauchen Sie die API nicht — dafür gibt es den Buchungskalender am Objekt. Die API ist der Weg für Systeme ohne iCal-Export und für alles, was über die Reinigungsaufgabe hinausgeht.

  1. Im Portal unter Einstellungen → Funktionen → REST-API einen API-Schlüssel erstellen
  2. Den Schlüssel sicher hinterlegen — er wird nur einmal angezeigt und kann danach nicht erneut eingesehen werden
  3. Mit dem Schlüssel authentifiziert Ihr System die Anfragen an die API

:::info Offene API statt fertiger Anbindungen Die REST-API ist eine offene Schnittstelle für eigene Verbindungen. Die Anbindung an Ihr Property-Management-System richten Sie selbst bzw. mit Ihrem IT-Dienstleister ein. :::

Details: REST-API-Schlüssel verwalten, REST-API-Referenz (v1)

5. Hausmeister-Wartungsplan als Serie​

Wiederkehrende Hausmeister-Arbeiten — Rauchmelder prüfen, Filter wechseln, Heizung warten, Außenanlage pflegen — legen Sie einmal als Serie an; LiteLog erzeugt die Termine von allein.

  1. Erstellen → Aufgabe, Name z. B. „Rauchmelder prüfen", Objekt = die Wohnung (oder das Haus, wenn die Arbeit das ganze Gebäude betrifft), Zuständig = der Hausmeister.
  2. In den Eigenschaften der Aufgabe Wiederholung wählen. Zur Auswahl stehen Täglich, Mo–Fr, Sa–So, Wöchentlich (mit Wochentagen), 14-tägig, Monatlich, Quartalsweise, Halbjährlich und Jährlich; das Feld daneben streckt den Abstand (z. B. alle 2 Monate).
  3. Unter Bezug entscheiden Sie, ob der Termin am festen Kalendertag liegt oder nach Erledigung zählt — für Filterwechsel oder Grundreinigung ist „Nach Erledigung" meist richtig: Wird der Filter am 3. Februar gewechselt, ist der nächste Termin der 3. Mai.
  4. Optional ein Formular anhängen (z. B. eine Prüfliste mit Foto-Pflicht), damit die Erledigung dokumentiert ist.
  5. Kein festes „Fällig am" setzen — sonst gilt die Serie nach diesem Datum dauerhaft als überfällig.

Typischer Plan für eine Wohnung:

ArbeitRhythmusBezug
Rauchmelder FunktionstestHalbjährlichFester Termin
Dunstabzugsfilter wechselnQuartalsweiseNach Erledigung
Heizung / Thermen-WartungJährlichFester Termin
Außenanlage, MülltonnenWöchentlich (Mo)Fester Termin
Grundreinigung Polster und MatratzenHalbjährlichNach Erledigung

Die Serie bleibt eine Aufgabe in der Liste; jeder Termin wird einzeln erledigt, und die Spalte „Erledigt (30T)" zeigt, wie viele der letzten Termine erledigt wurden. Der Hausmeister sieht den nächsten fälligen Termin in seiner App unter Aufgaben.

Details: Aufgabe erstellen → Serien

6. Kundenzugang für Eigentümer​

Verwalten Sie Wohnungen für Eigentümer, können diese einen eigenen Kundenzugang bekommen und ihre Protokolle selbst abrufen:

  1. Den Eigentümer unter Kunden anlegen (bei Ferienwohnungen ist das die Ebene „Haus" — oder ein eigener Kunden-Eintrag je Eigentümer)
  2. Ihm seine Wohnungen zuordnen und einen Kundenzugang einrichten
  3. Der Eigentümer meldet sich im Portal an und sieht ausschließlich die für ihn freigegebenen Berichte und Protokolle seiner Wohnungen

Details: Kundenzugang, Kunden verwalten

Häufige Fragen​

Sehe ich, welche Wohnung bezugsfertig ist? Ja — über die Aufgaben-Liste und die Berichte: Ist die Reinigungsaufgabe erledigt, liegt die Housekeeping-Abnahme vor und ist keine Mangel-Aufgabe mehr offen, ist die Wohnung bezugsfertig. Filtern Sie beide Listen nach Wohnung oder Haus. Eine eigene Status-Tafel je Wohnung gibt es nicht.

Woher weiß LiteLog, wann ein Gast abreist? Aus dem verbundenen Buchungskalender: Am Objekt hinterlegen Sie unter Buchungen den iCal-Link von Airbnb, Booking.com, Hospitable oder Ihrer Vermietungssoftware; LiteLog liest ihn alle 30 Minuten und legt je Check-out die Reinigungsaufgabe an. Ohne Kalender legen Sie die Reinigung je Abreise als Aufgabe oder Serie an, oder Ihr Property-Management-System legt sie über die REST-API an.

Ich habe einen Fehler in einem abgeschickten Protokoll entdeckt — kann ich es ändern? Nicht direkt. Sie erstellen über das ⋯-Menü des Berichts eine Korrigierte Fassung mit Begründung; das Original bleibt als Beleg erhalten und wird als „Ersetzt" gekennzeichnet. War das Protokoll schon verschickt, senden Sie die neue Fassung erneut. Details: Bericht nachträglich korrigieren

Kann ich Berichte automatisch an Eigentümer versenden? Ja. Richten Sie unter Export & Versand einen geplanten Versand ein — z. B. monatlich alle Reinigungs-Nachweise eines Hauses per E-Mail. Einzelne Protokolle versenden Sie im Bericht über Senden; alternativ ruft der Eigentümer seine Protokolle über einen eigenen Kundenzugang ab.

Gibt es einen Excel-Export? Ja. Exporte stehen als PDF, CSV und Excel zur Verfügung — auch beim geplanten Versand.

Was passiert, wenn ich den API-Schlüssel verliere? Der Schlüssel wird nur bei der Erstellung einmalig angezeigt. Ist er verloren, erstellen Sie einfach einen neuen Schlüssel und tauschen ihn in Ihrem System aus.

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