Material in der App

Mit der LiteLog-App erledigen Ihre Mitarbeiter den Material-Alltag direkt vor Ort: Bestand einsehen und buchen, Material anfordern, die eigene Ausstattung im Blick behalten und Geräte per Scan ausgeben oder übergeben — alles offline-fähig. Konten mit Gesamtzugriff sehen zusätzlich den Lagerbestand, dort allerdings nur lesend und nur mit Verbindung. Gepflegt und ausgewertet wird das Material im Portal (Material — Überblick).

Voraussetzung: Die Funktion Material ist unter Funktionen firmenweit eingeschaltet; für den Bestands-Blick zusätzlich die Funktion Material des jeweiligen Objekts (Material (Objekt)).

Neue Artikel entstehen ausschließlich im Portal unter Stammdaten → Material (Material & Ausstattung). Die App bucht, zählt, fordert an und gibt aus — einen Artikel legt sie nicht an. Ist der Artikelstamm noch leer, sagt die Liste genau das: „Noch keine Artikel im Stamm. Artikel legen Sie im Portal unter Stammdaten → Material an."

Bestands-Blick (Mehr → Material)

Zwei Wege führen hin: im Tab Mehr der Eintrag „Material" im Abschnitt des aktiven Objekts — oder, kürzer, die Kachel Material unter den Schnellaktionen des Startbildschirms. Ein dritter Weg ist der Hinweis „Material unter Mindestbestand" im Widget „Mein Einsatz heute" (bei einer geplanten Schicht): Er öffnet den Bestand des Einsatz-Objekts, auch wenn das gerade nicht das aktive Objekt ist.

Der Bildschirm zeigt die Ampel-Liste aller Artikel: links Artikelname und darunter „Kategorie · Einheit · Mindestens n", rechts der Bestand mit dem Status Genug, Knapp, Leer, Zählung fällig oder Ohne Soll (im Portal heißt derselbe Status „Kein Soll": Artikel ohne Mindest-/Zielmenge mit Bestand; zählt nie als „unter Mindestbestand" — 0 Stück ohne Soll ist „Leer"). Sortiert wird nach Kategorie und darin nach Name; Artikel ohne Kategorie stehen am Ende.

Der Bestand lädt online; offline zeigt die Liste Artikel, Mindest- und Zielmenge aus dem Gerätespeicher — mit dem Hinweis „Offline — nur Artikel und Mindestbestand. Der Bestand lädt, sobald wieder Verbindung besteht." Das gilt nur für das aktive Objekt: Rufen Sie ohne Verbindung den Bestand eines anderen Objekts auf (etwa über das Einsatz-Widget), bleibt die Liste leer und sagt „Der Bestand dieses Objekts ist nur mit Verbindung verfügbar." — der Material-Zwischenspeicher gehört strikt zum aktiven Objekt.

Ohne aktives Objekt führen Menüeintrag und Kachel zuerst in die Objektauswahl; die Kachel meldet dazu „Bitte zuerst ein Objekt wählen." Steht der Bildschirm dennoch ohne Objekt da, sagt er das ausdrücklich: „Kein Objekt gewählt. Der Materialbestand hängt am Objekt." mit dem Knopf „Objekt wählen", der direkt in die Objektauswahl führt.

Suchen und filtern

Über der Liste steht das Suchfeld „Artikel oder Kategorie suchen…". Es durchsucht Artikelname und Kategorie; Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle.

Darunter liegen die Statusfilter als Pillen-Zeile — Alle, Knapp, Leer, Zählung fällig, Ohne Soll —, jeder mit seiner Trefferzahl. Für „Genug" gibt es bewusst keinen Filter: Der Normalfall braucht keine eigene Ansicht. Die Zähler beziehen sich auf das Suchergebnis, nicht auf den gerade gewählten Status — was ein Zähler verspricht, zeigt der Tipp auf die Pille auch.

Die Zeile darunter fasst zusammen: „12 Artikel · 2 knapp · 1 leer". Knapp (Soll gepflegt, Bestand darunter) und leer (Bestand 0) werden getrennt gezählt, und Teile mit 0 fallen weg. Passt zu Suche und Filter nichts, meldet die Liste „Kein Artikel passt zu Suche und Filter."

Quelle: Objekt oder Lager

Führt Ihr Mandant Lager (Zentrallager, Lager je Niederlassung oder Fahrzeug), steht ganz oben eine Quellen-Zeile mit der Pille Objekt und je einer Pille pro Lager. „Objekt" zeigt den Bestand des aktiven Objekts, eine Lager-Pille den Bestand dieses Lagers; der Lagername steht dann auch in der Kopfzeile des Bildschirms. Die Zeile bleibt selbst dann stehen, wenn gerade kein Objekt aktiv ist — Lagerbestände hängen an keinem Objekt.

Für den Lagerbestand gelten drei feste Grenzen:

• An drei Bedingungen gebunden — absichtlich. Den Lagerbestand liefert LiteLog nur, wenn drei Dinge zusammenkommen: Das Konto hat Gesamtzugriff (Sichtbarkeit „Alle Objekte", nicht an einzelne Objekte gebunden), die Funktion Lager ist im Paket enthalten, und das einzelne Lager ist für dieses Konto freigegeben (Einstellungen → Kataloge → Material, Block „Sichtbarkeit pro Konto"). Fehlt eines der drei, meldet die App „Der Lagerbestand ist Konten mit Gesamtzugriff vorbehalten.", schaltet zurück auf Objekt und nimmt dieses Lager für die laufende Sitzung aus der Quellen-Zeile. Für Einsatzpersonal am Objekt bleibt die Lager-Ansicht damit unsichtbar — genau so ist sie gedacht. Das Lagerverzeichnis selbst liegt auf jedem Gerät; die Pillen können deshalb kurz erscheinen, ohne dass Zahlen dahinter kommen.
• Nur lesend. In der Lager-Ansicht gibt es weder „Buchen" noch „Zählen"; das Artikel-Detail sagt „Nur Ansicht. Buchen und Zählen laufen über das Objekt, an dem das Material liegt." Lagerbuchungen, Zählungen und Umlagerungen erfassen Sie im Portal unter Stammdaten → Material → „Zentrallager" (siehe Material (Objekt), Abschnitt „Lager"). Auch das Band „… Erfassungen warten auf Upload" bleibt in der Lager-Ansicht aus: Es zählt Buchungen am Objekt.
• Nur online. Lagerzahlen werden auf dem Gerät nicht gespeichert. Ohne Verbindung steht dort „Der Lagerbestand ist nur mit Verbindung verfügbar — er wird auf dem Gerät nicht gespeichert."; kommt die Verbindung zurück, lädt die Ansicht von selbst. Ein inzwischen archiviertes Lager meldet „Dieses Lager gibt es nicht mehr.", ein Lager ohne Material „In diesem Lager liegt kein Material."

Artikel-Detail, Buchen und Zählen

Ein Tipp auf eine Zeile öffnet zuerst das Artikel-Detail: oben der Artikelname mit „Kategorie · Einheit", darunter der Bestand groß mit seinem Status und vier Werte — Mindestmenge, Zielmenge, Zuletzt gezählt und Letzte Bewegung (Datum und Uhrzeit in der Zeitzone Ihres Kontos). Was die App nicht kennt, steht als „—"; offline sind das Bestand, Zählung und letzte Bewegung.

Im Detail liegen die beiden Aktionen:

Beides funktioniert offline: Die App bestätigt mit „Erfasst — wird synchronisiert" und zeigt oben, wie viele Erfassungen noch auf den Upload warten. Nach dem Speichern lädt die Liste neu, und sobald die Erfassungen übertragen sind, ein zweites Mal — erst dann steht der neue Bestand.

Beide Aktionen brauchen die Berechtigung Materialbuchungen erfassen und die Ansicht Objekt. Fehlt die Berechtigung, bleibt das Detail lesbar und sagt „Nur Ansicht. Für Buchungen und Zählungen fehlt Ihrem Konto die Berechtigung."

Erfassung beim Aufgabenabschluss

Trägt eine Aufgabe „Erwartetes Material" (im Aufgaben-Editor des Portals unter „Details hinzufügen"), zeigt der Abschluss-Bildschirm den Materialschritt — „Vorbelegt aus der Aufgabe — nur Abweichungen anpassen." Je Artikel hat der Innendienst im Portal die Richtung festgelegt: Entnahme bucht den Verbrauch aus dem Objektbestand (etwa Verbrauchsmaterial an einer Raststätte je Reinigungsdurchgang), Auffüllung den Nachschub ans Objekt. Der Schritt heißt entsprechend „Material verbraucht" bzw. „Material nachgefüllt"; enthält die Aufgabe beide Richtungen, zeigt jede Zeile ihre Richtung. Wer nichts ändert, bestätigt mit einem Tipp; die Buchungen entstehen automatisch mit der Erledigung und funktionieren auch offline.

Materialanforderungen (Mehr → Persönlich)

Über Mehr → „Materialanforderungen" melden Mitarbeiter Bedarf, ohne anzurufen:

• „Material anfordern": Objekt wählen, je Artikel eine Menge angeben, optional eine Notiz — dann „Anfordern". Zur Auswahl stehen alle Objekte mit eingeschaltetem Materialmodul sowie Objekte, für die auf dem Gerät Soll-Mengen oder Material-Vorgaben liegen; vorausgewählt ist Ihr aktives Objekt, sofern es dabei ist, sonst das einzige Objekt der Liste. Objekte ohne gepflegte Soll-Mengen stehen ebenfalls zur Wahl, solange dort das Materialmodul eingeschaltet ist.
• Jede Zeile zeigt „Einheit · Bestand n · Soll m" (der Bestand lädt nur online). Der erste Tipp auf „+" setzt die Fehlmenge bis zum Soll — bei Bestand ab Soll eine 1, bei unbekanntem Bestand das Soll; die Hinweiszeile „Erster Tipp auf + setzt die Fehlmenge bis zum Soll." sagt es dazu. „Alles auf Soll auffüllen" setzt in einem Schritt alle Artikel mit Fehlmenge.
• Auch offline: Die Anforderung wird mit „Anforderung erfasst — wird übertragen" bestätigt und bei der nächsten Verbindung hochgeladen (bis dahin „Wartet auf Upload"). Über der Liste steht dann „Ohne Verbindung — bereits übertragene Anforderungen werden nicht angezeigt."
• Die Liste zeigt die eigenen Anforderungen mit Status Offen / Freigegeben / Abgelehnt / Erfüllt / Zurückgezogen; bei Ablehnung ist der Grund sichtbar.
• Offene Anforderungen lassen sich mit „Zurückziehen" zurücknehmen.
• Findet die App kein Objekt, zeigt sie statt einer leeren Auswahl den Satz „Es steht gerade kein Objekt zum Anfordern bereit." mit dem Hinweis, dass Ihre Verwaltung das Materialmodul im Portal einschaltet, und dem Knopf „Erneut versuchen" — kurz nach der Anmeldung fehlen die Objektdaten auf dem Gerät unter Umständen noch. Lässt sich das Formular überhaupt nicht öffnen, steht dort „Die Anforderung lässt sich gerade nicht öffnen." mit demselben Knopf; fehlt nur der Artikelstamm, sagt die App „Es stehen noch keine Artikel zur Auswahl."

Entschieden wird im Portal in der Freigabe-Inbox (Stammdaten → Material, Reiter „Anforderungen") — siehe Material (Objekt).

Meine Ausstattung (Mehr → Persönlich)

Mehr → „Meine Ausstattung" zeigt jeder Person, was gerade auf sie ausgegeben ist — in zwei Abschnitten: „Geräte & Exemplare" (Einzelstücke mit Seriennummer) und „Material" (Ausstattung nach Menge). Die Ansicht ist auch offline verfügbar; der Vermerk „Stand HH:mm" zeigt, wie aktuell die Daten sind.

Je Exemplar steht die Aktion „Übergeben" bereit — etwa beim Schichtwechsel. Noch nicht übertragene Vorgänge sind mit „wird übertragen…" markiert; widersprüchliche Buchungen mit „Konflikt" (siehe unten).

Ist die Liste leer, nennt die App den Grund — die drei Fälle sind auseinanderzuhalten:

Scheitert der Abruf, während ältere Zeilen noch angezeigt werden, steht der Hinweis stattdessen als rotes Band über der Liste — mit dem Knopf zum erneuten Laden.

Materialausgabe (Ausgeben, Übergeben, Zurücknehmen, Verlust)

Der Eintrag Mehr → „Materialausgabe" öffnet den Ausgabe-Assistenten — auch ohne aktives Objekt, denn Exemplare hängen nicht am Objekt und die Quelle kann ein Lager sein:

1. Aktion wählen — Ausgeben (Material oder Geräte an eine Person), Übergeben (eigene Ausstattung an eine Kollegin oder einen Kollegen), Zurücknehmen (zurück ins Lager) oder Verlust melden (verlorenes oder defektes Material ausbuchen).
2. Empfänger wählen — Personensuche, offline aus dem Gerätespeicher.
3. Positionen wählen — dieser Schritt nennt die Quelle der Buchung: beim Ausgeben vom aktiven Objekt „Quelle: Gebäude A", bei Übergeben und Verlust melden Ihr eigener Name (ersatzweise „Ihre Ausstattung"), bei einem vorbelegten Exemplar der Name seines Halters. Ist die Quelle ein Lager, trägt die Lager-Zeile den Namen: ab zwei Lagern als Auswahl „Quelllager" (Pillen-Zeile), bei genau einem Lager als feste Zeile „Quelle: Zentrallager". Beim Zurücknehmen steht an derselben Stelle „Rücknahme ins Lager" — dort ist das Lager das Ziel, nicht die Quelle. Steht die Quelle durch ein vorbelegtes Exemplar schon fest, ist die Zeile reine Anzeige und lässt sich nicht umstellen. Darunter Exemplare und Mengen-Artikel; Tipp der App: „Exemplar-Chip oder QR-Etikett scannen, um es direkt hinzuzufügen." Bei Übergeben, Zurücknehmen und Verlust melden zeigt die Liste nur, was Sie selbst halten („bei Ihnen: 2 Box"); mehr als das lässt sich nicht buchen — wird Ihr tatsächlicher Bestand erst im Nachlauf bekannt, kürzt die App sichtbar: „Die Menge wurde auf Ihren tatsächlichen Bestand gekürzt." Das Lagerverzeichnis liegt offline auf dem Gerät. Die Liste zeigt den lokalen Stand sofort und gleicht danach online ab. Scannen Sie ein Exemplar, das nicht beim gewählten Quell-Halter liegt, weist die App es ab: „… liegt bei … und kann hier nicht gebucht werden." Das Exemplar wandert dann nicht in die Buchung. Ein passendes Exemplar erscheint sofort sichtbar in der Liste. Der Knopf „Weiter" sitzt als feste Fußzeile unter der Liste, oberhalb der Navigationsleiste des Geräts.
4. Grund angeben (nur Verlust) — Verloren, Defekt oder Sonstiges (dann ist die Notiz Pflicht), optional eine Notiz und ein Foto als Nachweis. Grund und Notiz stehen im Materialjournal mit Ihrem Namen und der Uhrzeit (der Grund als Vorsatz der Notiz, etwa „Defekt — Antenne gebrochen"), das Foto hängt an der Buchung. Im Portal entfällt die Grund-Abfrage.
5. Quittieren — bei der Ausgabe bestätigt der Empfänger per Unterschrift direkt auf dem Gerät; ohne Unterschrift geht es nur über einen bewussten Bestätigungs-Dialog („Ohne Unterschrift buchen"). Bei der Übergabe ist die Unterschrift optional, Rücknahme und Verlust kommen ohne aus.

Die Buchung wird erfasst und übertragen, sobald Verbindung besteht („Erfasst!").

Geräte-Scan am Exemplar (NFC/QR)

Trägt ein Exemplar einen NFC-Chip oder ein QR-Etikett (angelegt im Portal unter Material & Ausstattung), öffnet der Scan in der App direkt das Aktionsblatt zum Gerät: oben der aktuelle Halter („Bei: Marek Kowalski", „Im Zentrallager" oder „Kein Halter erfasst"), darunter die passenden Aktionen:

• Ausgeben an… / Übergeben an… / Zurücknehmen / Verlust melden — je nach Halter und Berechtigung.
• NFC-Chip anlernen — einen Chip mit dem Exemplar verbinden (der Scan öffnet danach die Materialaktionen).
• QR-Etikett drucken — Etiketten je Gerät/Exemplar als PDF.

Steht keine dieser Aktionen zur Verfügung, bleibt das Blatt nicht leer. Ein Satz nennt den Grund. Typischer Fall: Das Exemplar liegt bei einer anderen Person, und Ihnen fehlt die Berechtigung zur Rücknahme.

Der Scan funktioniert offline und wechselt nie das Objekt — er ist von Stempel- und Rundgang-Scans getrennt.

Gut zu wissen

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