Anwesenheit per stationärem Terminal
Nicht jede Person, deren Anwesenheit Sie erfassen wollen, hat ein Smartphone mit der LiteLog-App: Bewohner einer Wohn- oder Betreuungseinrichtung, Aushilfen am Werkstor, Besucher am Empfang. Für diese Fälle koppeln Sie jeder Person eine persönliche NFC-Karte und stellen ein fest installiertes Gerät am Eingang auf. Die Person hält ihre Karte an das Gerät und ist angemeldet — ohne eigene App, ohne Passwort.
Diese Seite beschreibt die Einrichtung und den Betrieb dieses Aufbaus. Für Mitarbeiter mit eigenem Smartphone vergleichen Sie zuerst die Erfassungsmethoden: dort ist der Kiosk per QR-Code auf einem Bildschirm die passende Alternative.
Was Sie brauchen
- Ein Smartphone oder Tablet mit NFC als stationäres Gerät, dauerhaft an Strom und WLAN
- Eine NFC-Karte oder einen NFC-Schlüsselanhänger pro Person (im Shop erhältlich)
- Ein eigenes LiteLog-Konto für das Gerät, mit dem sich niemand sonst anmeldet
Schritt 1 — Objekt anlegen
Legen Sie unter Objekte für jedes Gebäude oder jede zusammengehörende Anlage ein eigenes Objekt an. Bei mehreren Gebäuden an unterschiedlichen Adressen legen Sie je ein Objekt an — so lassen sich Anwesenheitsliste, Evakuierungsliste und Berichte später sauber pro Standort filtern.
Schritt 2 — Personen anlegen
Die Personen werden wie Mitarbeiter geführt: unter Stammdaten → Mitarbeiter mit Name, optional Personalnummer und einer eigenen Rolle (z. B. „Bewohner" oder „Besucher"), damit sie in Listen und Berechtigungen von Ihrem Personal getrennt bleiben. Wie die Rolle heißt, legen Sie in der Hierarchie fest. Details: Personen verwalten.
:::tip Benutzerdefinierte Felder Hinterlegen Sie Zimmer, Etage oder Gebäude als benutzerdefinierte Felder. Diese Felder erscheinen automatisch als Spalten in der Evakuierungsliste — im Notfall steht damit sofort, wo sich eine Person aufhält. :::
Schritt 3 — NFC-Karte koppeln
Die Kopplung erfolgt in der LiteLog-App auf einem Smartphone mit NFC:
- Personen → Zugangskarten verwalten öffnen
- NFC-Karte anbinden wählen, die Person auswählen und die Karte an das Smartphone halten
- Die Karte ist sofort aktiv; im Portal-Profil der Person steht „Chip gekoppelt"
Verlorene oder getauschte Karten trennen Sie in der App unter Person bearbeiten oder im Portal-Profil und koppeln eine neue. Details: Verwaltung in der App.
Schritt 4 — Gerät am Eingang einrichten
- Installieren Sie die LiteLog-App auf dem stationären Gerät und melden Sie sich mit dem dafür vorgesehenen Konto an. Das Gerät erscheint anschließend im Portal unter Geräte.
- Platzieren Sie das Gerät am Eingang und stellen Sie Strom und WLAN sicher.
- Optional: Sperren Sie das Gerät per Geräteverwaltung auf die LiteLog-App, siehe Kiosk-Modus.
Das Gerät zeigt die Scan-Oberfläche. Personen halten ihre Karte an das Gerät, um sich beim Betreten anzumelden und beim Verlassen abzumelden.
Schritt 5 — Anwesenheitsvorgaben (optional)
Sollen bestimmte Personen zu bestimmten Zeiten anwesend sein, legen Sie eine Anwesenheitsvorgabe für das Objekt an und aktivieren Sie Benachrichtigungen bei Abweichungen. Die Prüfung läuft automatisch, siehe Anwesenheitskontrolle.
Im Betrieb
Am Eingang: Pförtner-Ansicht und Evakuierungsliste
Auf einem Monitor an der Pforte oder im Wachraum läuft die Pförtner-Ansicht: links die zuletzt gescannte Person mit Bild und Status, rechts die chronologischen Scan-Ereignisse. Der rote Button Evakuierungsliste öffnet jederzeit die Liste aller anwesenden Personen für das gefilterte Objekt — zum Drucken oder als PDF.
In der Verwaltung: Belegung, Verlauf, Berichte
- Belegung jetzt — die Anwesenheitsliste (Live) zeigt im Tab Aktuell den Status jeder Person in Echtzeit; die Kachel Anwesende liefert die Zahl auf einen Blick. Bei mehreren Objekten grenzen Sie über die Seitenleiste auf ein Objekt ein.
- Belegung im Monat — der Tab Verlauf zeigt die Monatsmatrix aller Anwesenheiten.
- Nachweise — der Export-Button der Live-Liste liefert die angezeigten Daten als CSV. Zusammenfassungen nach Zeiträumen und der Versand an Dritte laufen über Export & Versand.
- Lückenlose Historie — die Anwesenheitsprotokolle halten jedes Scan-Ereignis mit Zeit und Objekt fest, revisionssicher für Prüfungen.
Berechtigungen
| Wer | Empfohlene Berechtigungen |
|---|---|
| Pforte / Sicherheitsdienst | Zeiterfassung anzeigen, Zeiterfassung exportieren (für die Evakuierungsliste) |
| Verwaltung | Zeiterfassung anzeigen, Zeiterfassung exportieren, Mitarbeiterdaten bearbeiten |
| Eingeschränkter Zugang | Zeiterfassung anzeigen |
Die Rechte vergeben Sie über Rollen & Berechtigungen.