Freigabe & Kundenversand
Eingereichte Formular-Berichte lassen sich direkt an den Kunden senden — oder erst nach einer ausdrücklichen Freigabe. Diese Seite beschreibt beide Schritte: die Freigabe-Schleife und den Versand-Dialog mit KI-Entwurf.
Freigabe vor Kundenversand
Der Schalter an der Vorlage
Ob ein Formular die Freigabe-Schleife durchläuft, entscheidet die Vorlage: Im Formular-Editor gibt es unter den Vorlagen-Eigenschaften den Schalter „Freigabe vor Kundenversand". Ist er an, müssen eingereichte Antworten von einem Admin freigegeben oder ignoriert werden, bevor sie an den Kunden gehen. Ist er aus (Standard), verhält sich alles wie bisher — der Versand steht sofort offen.
Warteschlange in der Berichte-Liste
Eingereichte Antworten einer freigabepflichtigen Vorlage tragen in der Berichte-Liste das Kennzeichen „Freigabe ausstehend". In der Filterzeile der Kopfzeile grenzt der Filter Freigabe die Liste auf genau diese offenen Entscheidungen ein — so arbeiten Sie die Warteschlange gezielt ab.
Freigeben oder Ignorieren
Im Berichts-Detail stehen für eine wartende Antwort zwei Knöpfe:
- Freigeben — der Bericht ist für den Kundenversand freigegeben; das Detail zeigt anschließend „Freigegeben am" mit Datum.
- Ignorieren — der Bericht braucht keinen Kundenversand (z. B. interner Testlauf oder Doppel-Einreichung). Er bleibt vollständig erhalten und sichtbar, gilt aber als erledigt.
Die Entscheidung gilt immer für die Antwort als Ganzes, nie für einzelne Felder. Beides geht auch unterwegs: In der LiteLog-App zeigt das Berichts-Detail dieselben Knöpfe Freigeben und Ignorieren.
Automatisierung
Unter Automatisierung stehen die Auslöser „Bericht freigegeben" und „Bericht ignoriert" bereit. Damit lässt sich z. B. der Versand an den Kunden automatisch anstoßen oder die Objektleitung informieren, sobald eine Entscheidung gefallen ist. Wie immer gilt: Ohne angelegte und eingeschaltete Regel passiert von allein nichts.
Kundenversand mit KI-Entwurf
Nach der Freigabe — oder bei Vorlagen ohne Freigabepflicht direkt — öffnen Sie den Versand über das Berichts-Detail. Ist die KI-Funktion „Formulare & Berichte übersetzen" aktiv, kommt der Versand-Dialog mit einem fertigen KI-Entwurf:
- Betreff und Anschreiben sind vorformuliert — und zwar in der Sprache des Kunden, nicht in Ihrer.
- Beide Felder sind frei editierbar; Ihre manuellen Eingaben bleiben erhalten, auch wenn der Entwurf neu geladen wird.
- Die Option „Geschönte Fassung als PDF senden" legt dem Versand eine aufbereitete PDF-Fassung bei: Freitext-Antworten werden übersetzt und sprachlich geglättet. Das PDF trägt eine KI-Hinweis-Fußnote, damit der Empfänger die aufbereitete Fassung als solche erkennt — das Original bleibt unverändert im Portal.
Ohne aktivierte KI-Funktion funktioniert der Versand ganz normal manuell: Sie verfassen Betreff und Nachricht selbst und senden den Bericht wie gewohnt. Steht der KI-Entwurf einmal nicht zur Verfügung, sagt der Dialog das offen — „KI-Entwurf nicht verfügbar" — und lässt Sie manuell weiterschreiben.
Versand aus der LiteLog-App
Auch in der LiteLog-App gibt es im Berichts-Detail den Knopf „An Kunden senden". Er öffnet denselben Versand-Ablauf mit Betreff, Nachricht und der Option „Geschönte Fassung senden" — so verschickt z. B. die Objektleitung ein Übergabeprotokoll direkt vor Ort.
Gesendet am
Nach dem Versand zeigt das Berichts-Detail — im Portal wie in der App — die Zeile „Gesendet am" mit Datum. So ist ohne Postfach-Recherche sichtbar, ob und wann ein Bericht beim Kunden war.
Gut zu wissen
:::tip Hinweis
- Die Freigabe-Schleife funktioniert ohne KI: Der Schalter „Freigabe vor Kundenversand" und die Knöpfe Freigeben/Ignorieren sind Teil des normalen Berichts-Ablaufs. Die KI steuert nur den Entwurf und die geschönte Fassung bei.
- Ignorieren löscht nichts — der Bericht bleibt in der Liste und in Auswertungen erhalten.
- Der Empfänger des Versands ergibt sich aus dem Kunden des Objekts; der KI-Entwurf richtet sich nach dessen hinterlegter Sprache. :::
:::info Datenschutz Die KI-Funktion „Formulare & Berichte übersetzen" ist optional und standardmäßig deaktiviert. Ist sie aktiv, läuft die Verarbeitung über Azure OpenAI. Das Original jeder Antwort bleibt stets unverändert gespeichert, und KI-erzeugte Fassungen sind gekennzeichnet — im Portal per Umschalter „Übersetzt / Original", im versendeten PDF per KI-Hinweis-Fußnote. :::