Zeiterfassung (Objekt)
Auf diesem Tab konfigurieren Sie die Zeiterfassung für das ausgewählte Objekt. Sie verwalten Arbeitsschicht-Vorgaben, legen An-/Abmeldemethoden fest und richten Kiosk-Geräte für die Vor-Ort-Erfassung ein.
Navigation: Stammdaten → Objekte → Objekt auswählen → Panel-Eintrag „Zeiterfassung" (Gruppe „Module")
Wofür ist diese Ansicht?
Dieser Tab ist die zentrale Stelle, um festzulegen, WIE die Zeiterfassung an diesem Objekt funktioniert — Anzeige-Modus in der App, wie an-/abgemeldet wird (Knopf, QR, NFC, Kiosk), automatische Pausen, automatisches Beenden und Sperrzeiten. Er beantwortet:
- Sollen sich Mitarbeiter per QR-Code/NFC vor Ort anmelden oder per Knopfdruck?
- Wie sollen Pausen automatisch abgezogen werden?
- Wann werden vergessene offene Arbeitszeiten automatisch beendet?
Die erfassten Arbeitszeiten werten Sie unter Arbeitszeiten aus — dieser Tab regelt nur die Konfiguration je Objekt.
Aufbau der Seite
Die Fläche zeigt oben die Schichtvorgaben-Tabelle (beschriftet mit Ihrem Arbeitsschicht-Alias, z. B. „Arbeitsschicht") mit Erstellen, Anschauen und Filter. Darunter folgt die Sektion Konfiguration (mit Hinweis, ob sie weiteren Objekten entspricht) mit den Akkordeons An- / Abmeldemethode und Erweiterte Regeln (Zeiterfassung erzwingen, Sperrzeiten, Automatisches Beenden, Pausen) sowie dem Schalter „Zeiterfassung — Sichtbar für Nutzer in der App". Das Akkordeon Kioske erscheint nur bei aktiver Kiosk-Methode, Leistungen nur mit aktiviertem Leistungs-Feature. Änderungen bestätigen Sie über die Speicher-Leiste am unteren Rand.
Zeiterfassung aktivieren
Über die Aktivierungs-Karte schalten Sie die Zeiterfassung für dieses Objekt ein oder aus. Ist sie eingeschaltet, ist das Modul für Mitarbeiter in der App sichtbar. Solange die Funktion deaktiviert ist, können keine Arbeitszeiten für dieses Objekt erfasst werden.
Vorgabe (Schichtvorgaben)
Die Vorgaben-Tabelle (Alias-Beschriftung, z. B. „Arbeitsschicht") zeigt alle konfigurierten Schichtvorlagen für dieses Objekt. Jede Vorgabe definiert Schichtzeiten, Wiederholungsregeln und das Anmeldefenster. Klicken Sie auf eine Vorgabe, um sie zu bearbeiten, oder erstellen Sie eine neue. Das Erstellen-Menü bietet zusätzlich „Importieren" — einen CSV-Import für viele Vorgaben auf einmal. Über „Im Schichtplaner ansehen" springen Sie in die Kalenderansicht des Schichtplaners; eine Kalendervorschau zeigt Rundgänge und Schichten dieses Objekts direkt hier im Tab.
Akkordeon „Konfiguration"
Ansichtstyp
Wählen Sie, welche Ansicht die mobile App an diesem Objekt zeigt:
| Modus | Beschreibung |
|---|---|
| Arbeitszeit | Standard-Ansicht mit Live-Timer, Pausen und detaillierter Arbeitszeitverfolgung |
| Anmelde-Modus (Checkin) | Vereinfachte Ansicht — nur An- und Abmelden, ohne Timer oder Pausenfunktion. Optimiert für reine Anwesenheitserfassung |
Zeiterfassung erzwingen
Ist die Option aktiv, weist die App Mitarbeiter beim Arbeiten an diesem Objekt darauf hin, die Zeiterfassung zu starten. Es handelt sich um einen Hinweis, keinen Zwang — Aktionen in der App werden nicht blockiert.
Automatisches Beenden (Auto-Close)
Legen Sie fest, wann offene Arbeitszeiten automatisch durch das System beendet werden:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Feste Uhrzeit | Alle offenen Arbeitszeiten werden täglich zu einer bestimmten Uhrzeit beendet (z.B. 22:00) |
| Nach Dauer | Arbeitszeiten werden nach einer bestimmten Anzahl von Minuten automatisch beendet |
| Berechnungsbasis | Bei „Nach Dauer" wählen Sie die Basis: Brutto (ab Startzeit) oder Netto (nur effektive Arbeitszeit, Pausen werden nicht mitgezählt) |
Automatisch beendete Arbeitszeiten erhalten den Systemhinweis: „Automatisch durch das System gestoppt (maximale Schichtdauer erreicht)." Das System prüft offene Einträge bis zu 4 Tage rückwirkend.
Zusätzlich gibt es die Option „Beim nächsten Anmelden automatisch beenden": Meldet sich dieselbe Person an einem anderen Objekt an, wird die noch offene Arbeitszeit an diesem Objekt automatisch beendet — gedacht für Touren, bei denen Mitarbeiter mehrere Objekte nacheinander abarbeiten.
Sperrzeiten
Definieren Sie bis zu fünf Zeitfenster, in denen kein Check-in möglich ist. Mitarbeiter sehen in der App eine Meldung, dass die Zeiterfassung aktuell gesperrt ist, und können sich erst nach Ablauf des Zeitfensters wieder anmelden.
Automatische Pausen
Automatische Pausen konfigurieren Sie als Staffelregeln:
- Einheitlich — gleiche Staffel für alle Wochentage
- Manuell — individuelle Staffeln pro Wochentag (Montag bis Sonntag)
Pro Regel definieren Sie eine Anwesenheitsdauer-Schwelle und die zugehörige Pausendauer: Ab der eingestellten Anwesenheitsdauer gilt die angegebene Mindestpause. Beendet ein Mitarbeiter eine Arbeitszeit mit weniger Pause als vorgeschrieben, wird die Pausenzeit automatisch auf den Mindestwert angehoben.
Die maximale Pausendauer ist konfigurierbar (Standard: 720 Minuten / 12 Stunden). Bei Überschreitung der maximalen Pausendauer wird die Pause automatisch durch das System beendet.
Geofence: Warnung beim Verlassen des Objektbereichs
Der Komfort-Schalter „Geofence: Warnung beim Verlassen des Objektbereichs" aktiviert die Verlassen-Überwachung für den gezeichneten Objektbereich, ohne dass Sie eine eigene Zone anlegen müssen: Verlässt ein angemeldeter Mitarbeiter während der Schicht das Gelände, entsteht ein Zonen-Ereignis und der Mitarbeiter wird gewarnt. Der Unterschalter Automatisch ausstempeln beendet zusätzlich die laufende Arbeitszeit, sobald das Verlassen bestätigt ist (Standard: aus). Wie die Auswertung funktioniert — inklusive Puffer und Verzögerung — lesen Sie unter Geofence-Zonen.
Abschnitt „Zeiterfassungs-Zonen"
Unterhalb der Konfiguration listet der Abschnitt „Zeiterfassungs-Zonen" die Zeiterfassungs-Zonen des Objekts mit ihren aktivierten Verhalten. Ein Klick auf eine Zone öffnet den Vollbild-Editor mit Karte, wo Sie die Zone zeichnen und ihre Einstellungen (Auto-Einstempeln, Verlassen-Warnung, Auto-Ausstempeln) pflegen. Sperrzonen verwalten Sie dagegen unter Objekt → Einstellungen → „Sperrzonen". Alle Details zu beiden Zonen-Arten finden Sie unter Geofence-Zonen.
Akkordeon „An- / Abmeldemethode"
Hier legen Sie fest, womit sich Mitarbeiter an- und abmelden. Die Grundwahl treffen Sie per Radio-Auswahl:
- Per Knopfdruck — manuelles An-/Abmelden in der App, ohne Vor-Ort-Bindung
- QR / NFC — Vor-Ort-Methoden; hier lassen sich statischer QR-Code, NFC-Tag und Kiosk kombinieren
Die App-Methode (Knopfdruck) und die Standort-Methoden lassen sich nicht mischen — das System entfernt inkompatible Methoden automatisch. Davon ausgenommen ist die automatisch freigeschaltete Methode „Automatisch per Zone" (siehe unten): Sie kann neben beiden Grundwahlen bestehen. Die Abmeldung konfigurieren Sie getrennt von der Anmeldung; Check-in und Check-out können unterschiedliche Methoden erlauben.
Zusätzlich kann in der Methoden-Liste die Methode „Automatisch per Zone" erscheinen. Sie lässt sich nicht von Hand wählen: LiteLog schaltet sie am Objekt automatisch frei, sobald mindestens eine Zeiterfassungs-Zone mit aktivem „Automatisch einstempeln" existiert, und entfernt sie wieder, wenn die letzte solche Zone gelöscht oder deren Auto-Einstempeln deaktiviert wird. Die Methode wirkt zusätzlich zu den konfigurierten Methoden — auch in Kombination mit QR, NFC oder Kiosk — und kennzeichnet automatisch per Zone erzeugte Ein- und Ausstempelungen im Protokoll.
Nachweis / Verifikation
Im Abschnitt Nachweis wählen Sie, wie der Vor-Ort-Nachweis beim An- und Abmelden geprüft wird (die Wahl gilt für Check-in und Check-out gemeinsam):
| Verifikation | Wirkung |
|---|---|
| Keine Prüfung | Der GPS-Standort wird erfasst und protokolliert, aber nicht erzwungen. |
| Geofencing | Die Standort-Sperre für die Zeiterfassung: An- und Abmelden ist nur innerhalb des gezeichneten Objektbereichs möglich — außerhalb blockiert die App die Buchung. |
| Beacon | Beim An-/Abmelden muss ein Bluetooth-Beacon des Objekts in Reichweite sein (Schwellenentfernung siehe unten). |
Unabhängig von der gewählten Verifikation gilt:
- Bei jedem Check-in, Check-out und jeder Statusänderung wird der GPS-Standort erfasst
- Das System vergleicht die Koordinaten mit dem Standort des Objekts und kennzeichnet Einträge als ONSITE (vor Ort) oder OFFSITE (außerhalb)
- Im Web-Portal sehen Administratoren in der Detailansicht einer Arbeitszeit den Standortverlauf auf einer Karte
- Die Anzahl der Offsite-Einträge wird in der Zeitleiste hervorgehoben
Beacon-Reichweite
Nutzt das Objekt Bluetooth-Beacons für die Zeiterfassung, legen Sie hier die Schwellenentfernung fest — die maximale Entfernung zum Beacon in Metern, bis zu der ein An- oder Abmelden als „in Reichweite" gilt (Standard: 3 m).
- Der Wert ist der Standard für alle Beacons dieses Objekts — z. B. größere Reichweite in einer Halle, kleinere in einem Büro.
- Beim Anbinden eines Beacons in der LiteLog-App kann pro Beacon ein eigener Radius gewählt werden; dieser hat Vorrang vor dem Objekt-Standard.
- Der gemeinsame Eddystone-Namespace Ihrer Organisation wird zentral unter Einstellungen → Beacons verwaltet.
Ausnahmen zulassen
Aktivieren Sie die Option „Ausnahmen zulassen" separat für Check-in und/oder Check-out. Wenn aktiviert, können Mitarbeiter sich auch mit einer nicht freigeschalteten Methode anmelden — müssen dann aber verpflichtend eine Begründung eingeben, die im Protokoll gespeichert wird.
NFC-Scannergerät
Zusätzlich können Sie ein festes, per Bluetooth gekoppeltes NFC-Scannergerät am Objekt aktivieren. Für das Scanner-Gerät steht ein öffentlicher Link bereit, über den der Scanner-Bildschirm ohne Anmeldung geöffnet wird.
Akkordeon „Kioske"
Dieses Akkordeon erscheint nur, wenn die Kiosk-Methode aktiv ist. Erstellen, bearbeiten und löschen Sie hier Kiosk-Geräte für die Vor-Ort-Zeiterfassung. Jeder Kiosk zeigt einen dynamischen QR-Code, über den sich Mitarbeiter an- und abmelden können. Pro Kiosk konfigurieren Sie:
- Name und Status (aktiv/archiviert)
- die zugewiesenen Schichtvorgaben (ohne Zuweisung zeigt der Kiosk alle aktiven Schichten des Objekts)
- einen individuellen Begrüßungstext und die Anzeigesprache
- die Auto-Aktualisierung des QR-Codes (Sekunden) und die Auto-Wechsel-Schwelle (Stunden) für den Kursplan
Über die Aktionen der Liste öffnen Sie den Kiosk-Bildschirm direkt oder kopieren den Kiosk-Link, um ihn auf einem fest montierten Gerät (z. B. Tablet am Eingang) einzurichten.
Akkordeon „Leistungen"
Pflegen Sie hier den Objekt-Katalog der Leistungen, die Mitarbeiter bei der Zeiterfassung auswählen können. Das Akkordeon ist nur sichtbar, wenn das Leistungs-Feature für Ihre Organisation aktiviert ist.
Speichern
Die Leiste am unteren Rand bietet zwei Aktionen:
- Speichern — übernimmt die Einstellungen für dieses Objekt.
- Für alle Objekte speichern — überträgt die Zeiterfassungs-Einstellungen nach einem Bestätigungs-Dialog auf alle Objekte und überschreibt dort die bestehende Konfiguration.
Gut zu wissen
:::tip Hinweis
- Die App-Methode „Per Knopfdruck" und die Standort-Methoden (QR-Code, NFC, Kiosk) lassen sich nicht kombinieren — das System entfernt inkompatible Methoden automatisch.
- Check-in- und Check-out-Methoden werden separat konfiguriert. Sie können z.B. den Check-in per QR-Code und den Check-out per Button erlauben.
- Wenn Sie einem Kiosk keine Vorgaben zuweisen, werden automatisch alle aktiven Schichten des Objekts angezeigt.
- Pausenregeln können pro Wochentag individuell festgelegt werden — ideal für unterschiedliche Schichtmodelle.
- Bei aktiviertem Standortnachweis können Administratoren den GPS-Verlauf jeder Arbeitszeit auf einer Karte einsehen. :::
Berechtigungen
:::info Berechtigung Um diesen Tab zu öffnen, benötigen Sie Zeiterfassung anzeigen oder Objekte Einstellungen bearbeiten. Kontaktieren Sie Ihren Administrator, falls Sie keinen Zugang haben. :::
| Aktion | Berechtigung |
|---|---|
| Einstellungen ändern | Objekte Einstellungen bearbeiten |
| Kiosk-Liste sehen | Kiosks anzeigen |
| Kiosk erstellen | Kiosks anlegen |
| Kiosk bearbeiten | Kiosks bearbeiten |
| Kiosk löschen | Kiosk löschen |