Anleitung für Reinigungskräfte
Diese Anleitung erklärt, wie Sie als Reinigungskraft LiteLog im Arbeitsalltag nutzen: sich an der Wohnung anmelden, die Reinigungs-Checkliste ausfüllen und Mängel dokumentieren.
1. App installieren & anmelden
Je nach Vorgabe Ihres Betreibers nutzen Sie ein Firmenhandy oder Ihr privates Smartphone. Die Anmeldemethode (QR-Code, Benutzername + Passwort oder NFC-Chip) wird vom Office vorgegeben.
- App herunterladen: LiteLog-App aus dem App Store (iOS) oder Google Play Store (Android) installieren
- Anmelden: Mit der vorgegebenen Methode anmelden
- Wohnung prüfen: Achten Sie darauf, dass Sie in der richtigen Wohnung angemeldet sind
Details: Mobile App, Objektauswahl
2. An der Wohnung anmelden
Je nachdem, was Ihr Office eingerichtet hat, melden Sie sich so an:
- QR-Code: Den in der Wohnung angebrachten QR-Code mit der App scannen
- Standort-Vorschlag: Sind Sie an der Wohnung, hebt die App das Objekt automatisch als Vorschlag hervor — ein Tipp genügt
- Beacon-Vorschlag: Ist ein Beacon in der Wohnung installiert und Ihr Smartphone in Reichweite, schlägt die App das Anmelden vor — Sie bestätigen mit einem Tipp
:::info Sie bestätigen immer selbst Die App meldet Sie nie automatisch im Hintergrund an oder ab. Standort- und Beacon-Vorschlag sind Abkürzungen — die Anmeldung bestätigen Sie immer selbst mit einem Tipp. :::
Beim Verlassen der Wohnung melden Sie sich auf demselben Weg wieder ab. Bedienen Sie an einem Tag mehrere Wohnungen, wird jede Wohnung separat dokumentiert.
Details: Mobile Zeiterfassung
3. Reinigungsaufgabe mit Checkliste abarbeiten
Ihr Office legt für jede Abreise eine Reinigungsaufgabe an der Wohnung an. Sie sehen sie in der App unter Aufgaben mit Frist — so wissen Sie, welche Wohnung heute dran ist und bis wann. An der Aufgabe hängt die Reinigungscheckliste als Formular. So arbeiten Sie sie ab:
- Aufgabe öffnen — die Reinigungsaufgabe der Wohnung in der App antippen und das Formular Reinigungscheckliste starten (ist keine Aufgabe angelegt, öffnen Sie die Checkliste direkt unter Formulare)
- Prüfpunkte durchgehen — je Prüfpunkt OK oder Mangel wählen (z. B. Bad, Betten, Küche, Balkon). Gibt es einen Raumtyp mehrfach, erscheinen die Einträge als „Bad 1", „Bad 2"; mit „+ Hinzufügen" ergänzen Sie einen weiteren
- Pflichtfotos aufnehmen — bei entsprechend konfigurierten Prüfpunkten verlangt das Formular ein Foto, bevor Sie fortfahren können
- Bei Mangel: Foto + Notiz — den Mangel fotografieren und kurz beschreiben (z. B. „Duschkopf verkalkt", „Fleck auf Sofa")
- Formular absenden — mit dem Absenden gilt die Wohnung als fertig gereinigt gemeldet; die Reinigungsaufgabe wird damit erledigt
Hat Ihr Office an einem Feld einen Hilfetext hinterlegt, sehen Sie ihn beim Ausfüllen direkt unter dem Feld. Die App zeigt Formulare in Ihrer eigenen Sprache, wenn die Vorlage übersetzt ist.
Ihr Office sieht die Fertigmeldung mit allen Fotos und Zeitstempeln sofort im Portal.
:::tip Offline kein Problem Die Checkliste funktioniert auch ohne Internet — z. B. im Keller oder in Häusern mit schlechtem Empfang. Alle Eingaben und Fotos werden lokal gespeichert und automatisch übertragen, sobald wieder Verbindung besteht. :::
Details: Meldung in der App erstellen, Berichte
4. Mangel in der Checkliste oder spontane Meldung?
Es gibt zwei Wege, etwas Auffälliges festzuhalten. Sie unterscheiden sich darin, wo die Information landet und was daraus wird:
| Mangel in der Checkliste | Meldung | |
|---|---|---|
| Wann | Während Sie die Reinigungscheckliste ausfüllen und ein Prüfpunkt nicht in Ordnung ist | Jederzeit, unabhängig von einer Checkliste — auch ohne laufende Aufgabe |
| Wo | Im Formular: am Prüfpunkt Mangel wählen, dann Notiz und Foto ergänzen (bei entsprechend eingestellten Punkten Pflicht) | Auf dem Startbildschirm der App über die Schnellaktion Formular/Melden → Meldung erstellen |
| Inhalt | Gehört zum Prüfpunkt, z. B. „Bad 2 → Mangel: Duschkopf verkalkt" | Datum, Uhrzeit, Nachricht und bis zu 8 Fotos; optional ein Kontrollpunkt; alternativ eine Sprachnotiz |
| Landet im Portal als | Teil der abgeschickten Reinigungscheckliste (Bericht vom Typ Formular) | Eigener Bericht vom Typ Meldung; Kategorie und Schweregrad vergibt das Office im Portal |
| Was daraus wird | Hat das Office die Regel „Festgestellter Mangel → Aufgabe" eingeschaltet, entsteht von allein eine Aufgabe für den Hausmeister | Das Office sieht die Meldung unter Berichte und legt bei Bedarf eine Aufgabe an; eine Regel mit dem Auslöser „Meldung erstellt" kann es sofort per E-Mail oder Push informieren |
Faustregel: Alles, was zu einem Prüfpunkt der Checkliste gehört, erfassen Sie dort als Mangel — so bleibt es an der Wohnung und am Prüfpunkt hängen und der Hausmeister bekommt seine Aufgabe automatisch. Alles, was außerhalb der Checkliste auffällt — ein Wasserfleck an der Decke im Treppenhaus, ein Gast, der nicht abgereist ist, eine defekte Haustür, ein fehlender Schlüssel — melden Sie als Meldung.
So setzen Sie eine Meldung ab
- Auf dem Startbildschirm der App Formular/Melden antippen und Meldung erstellen wählen. Welche Felder erscheinen, bestimmt die Vorlage „Meldung" Ihres Betreibers — es gibt genau eine je Betrieb, sie ist für alle Wohnungen gleich.
- Fotos aufnehmen — bis zu 8 Fotos hintereinander (Kamera-Knopf), einzelne in der Vorschau löschen.
- Nachricht eingeben — kurz beschreiben, was defekt oder auffällig ist; statt zu tippen können Sie eine Sprachnotiz aufnehmen; hat Ihr Betreiber die KI-Funktion eingeschaltet, wird sie im Portal automatisch in Text umgewandelt.
- Melden — die Meldung geht an das Portal. Angefangene Meldungen bleiben als Entwurf auf dem Gerät.
Objekt, Person und Zeitstempel setzt LiteLog von selbst; Kategorie und Schweregrad werden nicht abgefragt, die vergibt das Office im Portal.
:::tip Sofort melden Erfassen Sie Mängel und Meldungen direkt vor Ort, nicht erst am Einsatzende. So sind Zeitstempel und Fotos aktuell — wichtig, wenn geklärt werden muss, ob ein Schaden vom letzten Gast stammt. :::
Details: Meldung erfassen, Meldungen im Portal, Aus einem Mangel wird eine Aufgabe
Häufige Fragen
Funktioniert die App auch ohne Internet? Ja. Checklisten, Fotos und An-/Abmeldungen funktionieren offline. Alle Daten werden lokal gespeichert und bei Netzrückkehr automatisch übertragen.
Muss ich jedes Foto einzeln hochladen? Nein. Sie nehmen die Fotos direkt im Formular auf, die Übertragung passiert automatisch im Hintergrund.
Was mache ich, wenn der QR-Code in der Wohnung fehlt oder beschädigt ist? Melden Sie das Ihrem Office. Je nach Einstellung können Sie sich alternativ über den Standort-Vorschlag oder manuell anmelden.
Meldet mich die App automatisch an, wenn ich die Wohnung betrete? Nein. Die App kann Ihnen das Anmelden vorschlagen (Standort oder Beacon), aber Sie bestätigen den Vorschlag immer selbst mit einem Tipp.
Was passiert nach dem Absenden der Checkliste? Die Wohnung gilt als fertig gereinigt gemeldet, die Reinigungsaufgabe ist erledigt. Das Housekeeping-Team übernimmt die Abnahme — Sie müssen nichts weiter tun.
Was passiert mit einem Mangel aus der Checkliste? Ihr Office sieht ihn im Portal als Teil der Reinigungscheckliste. Hat das Office die Regel „Festgestellter Mangel → Aufgabe" eingeschaltet, entsteht daraus von allein eine Aufgabe für den Hausmeister; sonst legt das Office oder das Housekeeping die Aufgabe von Hand an.
Und mit einer Meldung? Sie erscheint im Portal unter Berichte als eigener Eintrag vom Typ Meldung. Das Office vergibt Kategorie und Schweregrad, kümmert sich um die Weiterbearbeitung und legt bei Bedarf eine Aufgabe an. Eine Meldung wird nicht von allein zur Aufgabe.
Kann ich eine Meldung absetzen, wenn gerade keine Reinigungsaufgabe läuft? Ja. Die Meldung ist unabhängig von Aufgaben und Checklisten — Sie brauchen nur die Anmeldung an der richtigen Wohnung.