Anleitung für Housekeeping & Übergabeteam
Diese Anleitung erklärt, wie Housekeeping und Übergabeteam mit LiteLog arbeiten: die Wohnung nach der Reinigung abnehmen, Mängel als Aufgabe weitergeben, Einzug und Auszug mit Unterschrift dokumentieren und beide Protokolle vergleichen.
1. App installieren & anmelden
- App herunterladen: LiteLog-App aus dem App Store (iOS) oder Google Play Store (Android) installieren
- Anmelden: Mit der vom Office vorgegebenen Methode anmelden
- Wohnung prüfen: Achten Sie darauf, dass Sie in der richtigen Wohnung angemeldet sind
Details: Mobile App
2. Housekeeping-Abnahme durchführen
Nachdem die Reinigungskraft die Wohnung fertig gemeldet hat, führen Sie die Abnahme durch. Die Vorlage heißt im Standard „Housekeeping-Abnahme" (Reinigungsabnahme, Ausstattung, Technik & Zugänge, Mängel und Freigabe vor jeder Übergabe):
- Housekeeping-Abnahme öffnen — das vom Office aktivierte Formular in der App auswählen
- Prüfpunkte durchgehen — je Punkt OK/Mangel bewerten (Sauberkeit, Vollständigkeit des Inventars, Funktion der Geräte)
- Fotos aufnehmen — den Zustand der Wohnung dokumentieren; bei entsprechend konfigurierten Punkten sind Fotos Pflicht
- Formular absenden — die Abnahme ist dokumentiert und im Portal einsehbar
:::tip Offline abnehmen Auch die Abnahme funktioniert ohne Internet. Alle Eingaben und Fotos werden automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. :::
Details: Formularvorlagen, Berichte
3. Mangel als Aufgabe an den Hausmeister zuweisen
Stellen Sie bei der Abnahme einen Mangel fest, der behoben werden muss (z. B. tropfender Wasserhahn, defekte Lampe, beschädigtes Möbelstück), erstellen Sie daraus eine Aufgabe:
- Aufgabe erstellen — Titel und Beschreibung eingeben, Foto anhängen
- Der Wohnung zuordnen — die Aufgabe hängt am richtigen Objekt
- Dem Hausmeister zuweisen — er sieht die Aufgabe sofort in seiner App
- Fälligkeit setzen — z. B. vor der nächsten Anreise
Sobald der Hausmeister die Aufgabe abschließt, ist das für alle nachvollziehbar dokumentiert.
:::tip Denselben Weg automatisch gehen Dass das Office per E-Mail oder Push über einen neuen Mangel informiert wird und die Aufgabe von allein entsteht, ist keine Werkseinstellung, sondern eine Regel unter Automatisierung: Auslöser „Mangel erkannt", Aktionen Benachrichtigung und Aufgabe erstellen. Fertig aufgebaut liegt sie in der Vorlagen-Galerie als „Festgestellter Mangel → Aufgabe" — Sie müssen sie nur einschalten. Den Zuständigen wählen Sie dort als konkrete Person; eine Rolle wie „Hausmeister" lässt sich an der Aufgaben-Karte nicht hinterlegen. Details: Aus einem Mangel wird eine Aufgabe. :::
Details: Aufgabe erstellen, Benachrichtigungen
4. Übergabeprotokoll Einzug ausfüllen
Beim Einzug füllen Sie das Übergabeprotokoll Einzug als Formular direkt vor Ort aus. Die mitgelieferte Vorlage enthält:
- Zustand je Raum als OK/Mangel — bei „Mangel" sind Notiz und Foto Pflicht
- Zählerstände (Strom, Wasser, Gas/Wärme) mit Foto
- Inventar- und Schlüsselabgleich
- Vorschäden
- Digitale Unterschriften
So gehen Sie vor:
- Übergabeprotokoll Einzug öffnen — das Formular gemeinsam mit dem Gast oder Mieter durchgehen
- Zustand dokumentieren — Raum für Raum OK oder Mangel wählen; bei Mangel Notiz und Foto ergänzen. Kommt ein Raumtyp mehrfach vor (z. B. zwei Bäder), erscheinen die Einträge als „Bad 1", „Bad 2"; mit „+ Hinzufügen" legen Sie einen weiteren an
- Zählerstände und Schlüssel erfassen — Zahl eintragen, Zähler fotografieren, übergebene Schlüssel zählen
- Unterschrift einholen — das Formular enthält ein Unterschriftsfeld: Reichen Sie das Gerät dem Gast, er unterschreibt direkt auf dem Bildschirm
- Absenden — das Protokoll ist mit Zeitstempel, Fotos und Unterschrift gespeichert. Verschickt wird dabei noch nichts, siehe Protokoll versenden
:::caution Mehrfach vorkommende Räume und der Vergleich Einen wiederholbaren Block („Bad 1", „Bad 2" mit „+ Hinzufügen") zeigt der Vergleich nur nebeneinander an, ohne Bewertung wie „Neu" oder „Behoben". Wenn beim Auszug jedes Zimmer bewertet werden soll, legen Sie in der Vorlage stattdessen feste Blöcke an, z. B. Bad 1 und Bad 2, und blenden Bad 2 über ein Auswahlfeld „Anzahl Bäder" mit der Bedingung Sichtbar wenn ein. Beim Ausfüllen sieht das fast genauso aus. Übersichtlich wird die Vorlage, wenn jedes Zimmer eine eigene Abschnitt-Überschrift hat und das Foto direkt unter dem zugehörigen Feld steht. Siehe Formular-Editor. :::
Hilfetexte, die das Office an einzelnen Feldern hinterlegt hat, werden beim Ausfüllen direkt unter dem Feld angezeigt.
Das fertige Protokoll steht im Portal als PDF bereit — mit dem Firmenlogo Ihres Betreibers auf dem Dokument. Das Logo wird zentral unter Einstellungen → Branding hinterlegt.
Details: Formular-Editor (Unterschriftsfeld), Branding
5. Rücknahmeprotokoll Auszug ausfüllen und mit dem Einzug vergleichen
Beim Auszug folgt das Rücknahmeprotokoll Auszug. Es hat dieselben Positionen und Feld-Kennungen wie das Übergabeprotokoll Einzug — deshalb kann LiteLog beide Protokolle Position für Position gegenüberstellen.
- Rücknahmeprotokoll Auszug öffnen und wie beim Einzug Raum für Raum OK/Mangel wählen, Zählerstände mit Foto erfassen, Schlüsselrückgabe eintragen
- Feld „Offene Mängel aus dem Einzugsprotokoll" — das Feld bietet die Mängel zur Auswahl an, die in früheren Protokollen dieser Wohnung erfasst und noch nicht übernommen wurden, und Sie wählen aus, welche noch bestehen. Ohne weitere Einstellung stammen sie aus allen Protokollen der Wohnung, also auch aus Reinigungschecklisten; soll das Feld nur Mängel aus dem Übergabeprotokoll anbieten, stellen Sie im Formular-Editor am Feld die Quell-Vorlage ein. Übernommene Mängel zählen im Vergleich als vorbestehend
- Inventarabgleich und Kautionsabrechnung ausfüllen, Unterschriften einholen, Absenden
Vergleichen
Am abgeschickten Bericht steht der Vergleich zur Verfügung:
- In der LiteLog-App: Im Bericht des Rücknahmeprotokolls auf „Mit Übergabeprotokoll Einzug vom … vergleichen" tippen. Gibt es mehrere Kandidaten, fragt die App „Womit vergleichen?" (gleiche Vorlage oder andere Vorlagen).
- Im Portal: Im Bericht der Knopf Vergleichen im Kopf oder die Zeile „Vorheriges Protokoll" → Vergleichen.
Der Vergleich zeigt je Position den Wert aus dem Einzug links und aus dem Auszug rechts, dazu die Bewertung:
| Bewertung | Bedeutung |
|---|---|
| Neu | Beim Einzug OK, beim Auszug Mangel — ein neuer Schaden |
| Vorbestehend | Schon beim Einzug als Mangel erfasst und beim Auszug weiterhin Mangel |
| Behoben | Beim Einzug Mangel, beim Auszug OK |
| Unverändert | Beide Male OK |
| Geändert | Ein anderer Wert (z. B. Text) hat sich verändert |
Zählerstände erscheinen mit der Differenz zwischen Einzug und Auszug. Mit „Nur Änderungen" blenden Sie alle unveränderten Positionen aus; Fotos beider Protokolle stehen als Beleg daneben.
Details: Berichte
6. Protokoll versenden
Abgesendete Formulare erscheinen im Portal im Bereich Berichte. Von dort versenden Sie das Protokoll als PDF an Empfänger:
- Im Portal: Im Bericht auf Senden klicken, im Dialog „Bericht senden" die E-Mail-Adressen der Empfänger eintragen (z. B. den Eigentümer der Wohnung), optional eine Nachricht ergänzen und mit Senden bestätigen. Das PDF trägt das Firmenlogo.
- In der LiteLog-App: Im Berichts-Detail der Knopf „An Kunden senden" öffnet denselben Versand-Ablauf mit Empfängern und Nachricht.
Ist an der Vorlage die Freigabe vor Kundenversand eingeschaltet, muss das Office den Bericht zuerst freigeben; erst dann erscheint der Versand-Knopf. Meldungen (nicht Formulare) lassen sich außerdem aus der Meldungs-Detailansicht der App per E-Mail weiterleiten.
Automatisch versenden: Mit dem Absenden in der App wird kein Protokoll verschickt. Wenn Sie Protokolle nicht vorher prüfen möchten, richten Sie eine Workflow-Regel „Formular eingereicht → E-Mail senden" mit „Formular-PDF anhängen" ein. Empfänger sind dann die in der Regel festgelegten Adressen, Rollen oder Personen, z. B. das Office oder der Eigentümer — und auch der Mieter: Wählen Sie die Empfänger-Art „E-Mail-Feld aus dem Formular" und das Feld „E-Mail Mieter" der Vorlage, dann geht das Protokoll nach dem Einreichen automatisch an die im Protokoll eingetragene Adresse. Mieter und Office in einer Aktion: Empfänger „Rolle" (Office) wählen und den Haken „Zusätzlich an die E-Mail-Adresse aus dem Formular senden" setzen. Ist das Feld leer oder keine gültige Adresse, wird dieser Empfänger übersprungen; der Grund steht im Verlauf, die übrigen Empfänger erhalten die Mail trotzdem. Siehe E-Mail-Adresse aus dem Formular.
Automatisch versenden: Mit dem Absenden in der App wird kein Protokoll verschickt. Wenn Sie Protokolle nicht vorher prüfen möchten, richten Sie eine Workflow-Regel „Formular eingereicht → E-Mail senden" mit „Formular-PDF anhängen" ein. Empfänger sind dann die in der Regel festgelegten Adressen, Rollen oder Personen, z. B. das Office oder der Eigentümer — und auch der Mieter: Wählen Sie die Empfänger-Art „E-Mail-Feld aus dem Formular" und das Feld „E-Mail Mieter" der Vorlage, dann geht das Protokoll nach dem Einreichen automatisch an die im Protokoll eingetragene Adresse. Mieter und Office in einer Aktion: Empfänger „Rolle" (Office) wählen und den Haken „Zusätzlich an die E-Mail-Adresse aus dem Formular senden" setzen. Ist das Feld leer oder keine gültige Adresse, wird dieser Empfänger übersprungen; der Grund steht im Verlauf, die übrigen Empfänger erhalten die Mail trotzdem. Siehe E-Mail-Adresse aus dem Formular.
Ist in einem abgeschickten Protokoll ein Fehler (falscher Zählerstand, Position versehentlich „OK"), wird es nicht bearbeitet: Das Office erstellt im Portal über das ⋯-Menü → „Korrigierte Fassung erstellen" eine neue Fassung mit Begründung; das Original bleibt als Beleg erhalten und wird als „Ersetzt" gekennzeichnet. War das Protokoll schon verschickt, geht die neue Fassung erneut hinaus. Details: Bericht nachträglich korrigieren
Eigentümer, die ihre Protokolle selbst abrufen sollen, erhalten einen eigenen Kundenzugang: Sie legen den Eigentümer als Kunden an und ordnen ihm seine Wohnungen zu; er sieht dann die freigegebenen Berichte seiner Wohnungen. Details: Kundenzugang
Details: Berichte freigeben und versenden, Meldungsdetails (E-Mail-Versand)
Häufige Fragen
Kann der Gast auf meinem Gerät unterschreiben? Ja. Das Unterschriftsfeld ist dafür gedacht: Sie reichen dem Gast Ihr Smartphone oder Tablet, er unterschreibt mit dem Finger direkt auf dem Bildschirm.
Was passiert, wenn ich bei der Abnahme einen Mangel finde? Dokumentieren Sie ihn mit Foto in der Housekeeping-Abnahme und erstellen Sie eine Aufgabe für den Hausmeister. Soll das Office automatisch benachrichtigt werden, muss unter Automatisierung die Regel „Festgestellter Mangel → Aufgabe" (oder eine eigene Regel mit dem Auslöser „Mangel erkannt") eingeschaltet sein — ohne Regel gibt es keine automatische Benachrichtigung.
Sieht das Office, wann ich abgenommen habe? Ja. Jedes abgesendete Formular trägt Zeitstempel und Bearbeiter und ist im Portal sofort einsehbar.
Funktioniert das Übergabeprotokoll auch offline? Ja. Auch Unterschriften werden lokal gespeichert und automatisch übertragen, sobald wieder Verbindung besteht.
Kann ich den Vergleich auch für zwei Einzugsprotokolle derselben Wohnung nutzen? Ja. „Vergleichen" stellt zwei abgeschickte Antworten am selben Objekt gegenüber — bevorzugt mit derselben Vorlage, über „Womit vergleichen?" auch mit einer anderen. Felder mit gleicher Kennung werden direkt zugeordnet, sonst nach Feldtext.
Was ist mit Mängeln, die beim Einzug offen waren? Wählen Sie sie beim Auszug im Feld „Offene Mängel aus dem Einzugsprotokoll" aus. Im Vergleich erscheinen sie als vorbestehend — so wird kein alter Schaden dem aktuellen Gast angelastet.