Schlüsselverwaltung & Ausstattungs-Übergabe
Mit dem Materialmodul dokumentieren Sie lückenlos, wer welchen Schlüssel gerade hat — vom Anlegen über die Übergabe mit Unterschrift bis zum Alarm, wenn ein Schlüssel nach Schichtende nicht zurückkommt. Dasselbe funktioniert für Funkgeräte, Werkzeug und jede andere Ausstattung mit Seriennummer.
Navigation: Stammdaten → Material (Bereich „Artikelstamm")
Schlüssel anlegen
Legen Sie unter Stammdaten → Material einen neuen Artikel an und klicken Sie auf die Vorlage „Schlüssel" (oder „Schlüsselbund"): Art, Kategorie und Einheit sind damit richtig vorbelegt — Schlüssel sind Einzelstücke, jedes Exemplar wird einzeln geführt. Nach dem Speichern öffnet sich direkt die Exemplare-Verwaltung.
Ein Schlüsselbund ist ein Exemplar: Sichern Sie den ganzen Bund mit einem NFC-Anhänger und führen Sie ihn als ein Einzelstück — einzelne Schlüssel des Bunds müssen nicht separat erfasst werden.
Exemplare als Serie anlegen
Im Exemplare-Dialog wählen Sie „Mehrere" und geben Anzahl, Präfix und Startnummer an — aus „SCHL-", „001" und Anzahl 20 entstehen die Exemplare SCHL-001 bis SCHL-020. Bereits vergebene Seriennummern überspringt das Portal und zeigt sie als Liste; der Rest wird angelegt.
Für jedes Exemplar können Sie anschließend QR-Etiketten drucken (Aktion „Etiketten drucken" in der Exemplarliste).
NFC-Chip anlernen
Den NFC-Chip lernen Sie per Scan in der LiteLog-App an: Chip scannen → die App erkennt einen freien Chip und bietet „NFC-Chip anlernen" an → Exemplar wählen — fertig. Ab jetzt identifiziert jeder Scan dieses Exemplar. Alternativ tragen Sie die Chip-Kennung im Portal von Hand ein.
Übergabe und Rückgabe
In der App (empfohlen): Der Mitarbeiter scannt den Schlüssel-Chip — die App zeigt das Exemplar mit seinem aktuellen Halter und bietet je nach Situation Ausgeben, Übergeben, Zurücknehmen oder Verlust melden an. Bei der Ausgabe unterschreibt der Empfänger direkt auf dem Gerät; die Quittung wird mit Unterschrift gespeichert und als PDF abgelegt. Das funktioniert auch offline — die App reicht alles nach, sobald wieder Netz da ist.
Im Portal: Auf der Mitarbeiter-Detailseite (Reiter Ausstattung) oder im Material-Reiter eines Objekts geben Sie Exemplare mit dem Ausgabe-Dialog aus — inklusive Ausstattungs-Sets, Unterschrift und Quittungs-PDF.
Wer was hält, sehen Sie jederzeit: am Artikel unter „Aktuelle Halter", je Person im Reiter Ausstattung, und jede Bewegung im Journal — unbegrenzt zurück.
Rückgabe-Alarm nach Schichtende
Meldet sich ein Mitarbeiter ab und hält noch Exemplare, erinnert LiteLog ihn automatisch: Die Automatik-Regel „Material nicht zurückgegeben → Mitarbeiter" (unter Automatisierung vorangelegt und aktiv) schickt ihm eine Push- und In-App-Nachricht mit den betroffenen Seriennummern.
Eskalation an die Objektleitung: Bauen Sie unter Automatisierung eine eigene Regel auf den Auslöser „Material nach Schichtende nicht zurückgegeben" mit einer Verzögerung (z. B. 2 Stunden) und der Prüfung „inzwischen erledigt?" — ist bis dahin immer noch etwas offen, geht die Meldung an die Leitung. Kommt der Schlüssel vorher zurück, bleibt es still.
Häufige Fragen
Was zählt als „zurückgegeben"? Rücknahme ins Lager oder ans Objekt, Übergabe an eine andere Person, Verlust-Meldung oder Ausmustern — sobald das Exemplar nicht mehr bei der Person ist, ist der Vorgang erledigt.
Wechselt der Mitarbeiter nur das Objekt? Kein Alarm — er wird nur ausgelöst, wenn keine Schicht mehr offen ist.
Braucht es spezielle Hardware? Nein. Jeder NFC-Chip/-Anhänger funktioniert; alternativ QR-Etiketten aus dem Portal.