Bericht nachträglich korrigieren (Korrigierte Fassung)
Ein abgeschickter Formular-Bericht — Reinigungscheckliste, Übergabeprotokoll, Prüfliste — lässt sich in LiteLog nicht nachträglich bearbeiten. Stattdessen erstellen Sie eine Korrigierte Fassung: einen neuen Bericht auf Basis des Originals, mit einer Begründung, warum korrigiert wird. Das Original bleibt unverändert als Beleg erhalten und wird als „Ersetzt" gekennzeichnet; beide Fassungen sind miteinander verlinkt. So bleibt nachvollziehbar, was ursprünglich erfasst wurde, wer wann korrigiert hat und warum.
Navigation: Berichte → Bericht öffnen → ⋯-Menü → „Korrigierte Fassung erstellen" (nur im Portal)
Wann Sie eine Korrigierte Fassung brauchen
- Ein Zählerstand wurde falsch übertragen, eine Position versehentlich als „OK" statt „Mangel" erfasst, ein Foto fehlt.
- Ein Protokoll wurde an der falschen Wohnung oder mit dem falschen Datum abgeschickt.
- Der Kunde oder Eigentümer hat einen Fehler im zugesandten PDF bemerkt und Sie brauchen eine berichtigte Fassung — samt Nachweis, was sich geändert hat.
Für Meldungen (nicht Formulare) gibt es einen eigenen Weg: „Meldung korrigieren" in der Meldungs-Detailansicht ändert Text, Kategorie und Schweregrad mit Begründung, siehe Änderungskontrolle.
So erstellen Sie eine Korrigierte Fassung
- Unter Berichte den betroffenen Bericht öffnen.
- Im Kopf der Detailansicht das ⋯-Menü öffnen und „Korrigierte Fassung erstellen" wählen.
- Es öffnet sich die Vollseite Bericht erstellen mit allen Feldern des Originals vorbelegt. Oben steht das Band „Korrigierte Fassung des Berichts vom …" mit dem Hinweis, dass der ursprüngliche Bericht unverändert als Beleg erhalten bleibt; über Bericht öffnen springen Sie jederzeit zum Original.
- In der Karte Korrekturgrund beantworten Sie „Warum wird der Bericht korrigiert?" — Pflichtangabe mit mindestens 5 Zeichen (höchstens 2000), z. B. „Zählerstand Strom falsch übertragen: 14.238 statt 14.328".
- Die betroffenen Felder ändern, alle Pflichtfelder prüfen und Absenden.
Die neue Fassung erscheint als eigener Bericht in der Liste. Das Original trägt ab jetzt das Kennzeichen „Ersetzt" und zeigt im Detail das Band „Ersetzt — durch eine korrigierte Fassung abgelöst" mit Datum und dem Knopf Zur aktuellen Fassung.
:::info Nur im Portal Die Korrigierte Fassung erstellen Sie im Portal. In der LiteLog-App gibt es diesen Menüpunkt nicht; dort werden ersetzte Berichte nur angezeigt. :::
Regeln
| Regel | Bedeutung |
|---|---|
| Nur eingereichte Berichte | Korrigierbar ist ein abgeschickter Bericht. Entwürfe bearbeiten Sie direkt weiter; stornierte oder archivierte Berichte lassen sich nicht mehr korrigieren. |
| Einmal je Beleg | Ein Original kann nur einmal ersetzt werden. Muss die Korrektur selbst korrigiert werden, erstellen Sie die nächste Fassung aus der aktuellen Fassung — so entsteht eine Kette, in der jeder Schritt belegt ist. Ein zweiter Versuch am Original wird mit „Der Bericht wurde inzwischen bereits durch eine korrigierte Fassung ersetzt." abgewiesen. |
| Gleiche Vorlage | Die neue Fassung entsteht immer mit derselben Formular-Vorlage wie das Original. |
| Begründung ist Pflicht | Ohne Korrekturgrund (mindestens 5 Zeichen) lässt sich die Fassung nicht absenden. Die Begründung wird am neuen Bericht gespeichert. |
| Original bleibt erhalten | Nichts wird gelöscht oder überschrieben. Das Original bleibt mit allen Fotos, Unterschriften und Zeitstempeln lesbar — als Beleg, nicht mehr als gültige Fassung. |
| Berechtigung | Wer Formulare ausfüllen darf, darf auch eine Korrigierte Fassung erstellen. Kundenkonten sehen den Menüpunkt nicht. |
Was mit dem ersetzten Original passiert
- Es bleibt in der Berichte-Liste sichtbar, gekennzeichnet mit Ersetzt.
- Die Knöpfe Senden, Vergleichen, Freigeben, Stornieren und der Archiv-Antrag stehen am Original nicht mehr zur Verfügung — es hat keine Aktionen mehr, die eine gültige Fassung voraussetzen.
- Als Vergleichsgrundlage (z. B. Einzug gegen Auszug) zählt nur noch die aktuelle Fassung; ersetzte Berichte werden nicht mehr als Vergleichskandidat angeboten.
- Der PDF-Export des Originals bleibt möglich, damit der ursprüngliche Stand jederzeit belegbar ist.
Versand der neuen Fassung
Die Korrigierte Fassung ist ein ganz normaler Bericht:
- Verlangt die Vorlage eine Freigabe vor Kundenversand, wartet auch die neue Fassung auf Freigeben oder Ignorieren — siehe Freigabe & Kundenversand.
- Danach verschicken Sie sie über Senden als PDF an die Empfänger, wie jeden anderen Bericht. Das PDF trägt Ihr Firmenlogo.
- Ein bereits versandtes Original wird nicht zurückgerufen: War das fehlerhafte Protokoll schon beim Eigentümer, senden Sie die neue Fassung erneut und weisen in der Nachricht auf die Korrektur hin. Die Zeile „Gesendet am" am Original zeigt, ob und wann es hinausgegangen war.
- Eigentümer mit Kundenzugang sehen die aktuelle Fassung wie jeden anderen freigegebenen Bericht ihrer Wohnungen.
Zusammenspiel mit der Änderungskontrolle
Ist unter Einstellungen → Richtlinien (Gruppe Compliance & Freigaben, Abschnitt Änderungsfreigabe) der Schalter für Bericht-Korrektur eingeschaltet, wird aus dem Absenden ein Antrag im Vier-Augen-Prinzip: Die neue Fassung wird gespeichert, das Original behält seinen Stand, und der Bericht trägt für Sie die Markierung Korrektur angefragt. Erst die Freigabe durch eine zweite berechtigte Person markiert das Original als „Ersetzt" und macht die neue Fassung zur gültigen. LiteLog bestätigt das Absenden dann mit „Korrektur eingereicht — sie wird erst nach Freigabe wirksam." Ohne eingeschalteten Schalter (Standard) wird die Korrektur sofort wirksam. Details: Änderungskontrolle
Häufige Fragen
Kann ich den Fehler nicht einfach im Bericht ausbessern? Nein. Abgeschickte Berichte sind unveränderlich, damit sie als Nachweis taugen. Die Korrigierte Fassung ist der vorgesehene Weg — sie dokumentiert, was sich geändert hat und warum.
Sieht der Empfänger die Begründung? Die Begründung ist Teil des neuen Berichts und im Portal sichtbar. Beim Versand entscheiden Sie im Anschreiben selbst, wie Sie die Korrektur erklären.
Kann die Reinigungskraft in der App eine Korrigierte Fassung erstellen? Nein. Der Menüpunkt gibt es nur im Portal. Bittet eine Person um eine Korrektur, erstellt das Office die Fassung — oder die Person füllt das Formular in der App erneut aus; dann existieren allerdings zwei eigenständige Berichte ohne Verknüpfung.
Was ist, wenn die Korrektur selbst falsch war? Erstellen Sie aus der aktuellen Fassung die nächste Korrigierte Fassung. Jede Fassung verweist auf ihren Vorgänger, die Kette bleibt lückenlos.
Warum kann ich einen Bericht nicht korrigieren? Er ist entweder ein Entwurf (direkt weiterbearbeiten), storniert, archiviert oder bereits ersetzt (dann die aktuelle Fassung korrigieren) — oder Ihre Rolle darf keine Formulare ausfüllen.