Empfänger & Kontakte
Unter Werkzeuge → Automatisierung → Empfänger & Kontakte sehen Sie, wie Ihre Mitarbeiter und Kunden erreichbar sind. Die Seite beantwortet die Frage „Kommt eine Benachrichtigung überhaupt an?" — bevor eine Regel im Ernstfall ins Leere läuft.
Wofür ist diese Ansicht?
Automatisierungs-Regeln verschicken Benachrichtigungen an Rollen, Objekte oder einzelne Personen. Ob die Nachricht ankommt, hängt an den Stammdaten: ohne E-Mail-Adresse keine E-Mail, ohne Telefonnummer keine SMS und kein Anruf. Diese Übersicht zeigt die Kontaktdaten von Mitarbeitern und Kunden zusammen und weist auf fehlende Angaben hin, damit Sie die Lücken schließen können.
Die Kontaktdaten bearbeiten Sie direkt hier — gespeichert werden sie in den Stammdaten des jeweiligen Mitarbeiters bzw. Kunden. Eine getrennte Empfänger-Verwaltung gibt es nicht.
Umzug
Die frühere Seite mit gespeicherten Benachrichtigungs-Empfängern wurde entfernt. Empfänger wählen Sie heute direkt in der Regel aus (siehe unten); alte Lesezeichen leiten auf die Regel-Übersicht weiter.
Empfängerarten im Regel-Editor
Im Regel-Editor legen Sie pro Benachrichtigung fest, wer sie bekommt:
| Empfängerart | Wer wird benachrichtigt |
|---|---|
| Rolle | Alle Mitarbeiter mit einer bestimmten Rolle |
| Bestimmte Person | Namentlich ausgewählte Personen |
| Feste Empfänger | Direkt in der Regel eingetragene E-Mail-Adressen bzw. Nummern |
| Objekt-Rolle | Mitarbeiter mit dieser Rolle, die dem betroffenen Objekt zugeordnet sind |
| Zugewiesene des Objekts | Alle Personen, die dem betroffenen Objekt zugeordnet sind |
| Benachrichtigungs-E-Mails des Objekts | Die am Objekt hinterlegten Benachrichtigungs-Adressen |
| Telefonbuch (alle Nummern des Kontos) | Alle im Konto hinterlegten Telefonnummern |
| Nummern der Anwesenheitskonfiguration | Die in der Schicht-Vorgabe hinterlegten Nummern |
| E-Mails der Anwesenheitskonfiguration | Die in der Schicht-Vorgabe hinterlegten Adressen |
| Zugewiesene Person der Aufgabe | Bei Aufgaben-Auslösern: die zugewiesene Person |
| Heutige Schicht-Besetzung | Bei Schicht-Auslösern: die Personen, die heute als Besetzung der Schicht eingeplant sind (Besetzung planen) |
| Person aus dem Ereignis | Die vom Ereignis betroffene Person — z. B. die eingeteilte Person bei „Einsatz zugeteilt/geändert" oder die meldende Person bei „Krankmeldung entschieden" |
| Entscheider der Abwesenheit | Bei Krankmeldungs-Auslösern: die Personen, die die Meldung dieser Person entscheiden dürfen (Berechtigung „Zeiterfassung bearbeiten" oder Administrator) und für alle Objekte oder ein Objekt der Person zuständig sind — findet sich niemand, die Rolle „Erstadmin" |
| Kontakte des Kunden | Die Kontakte des Kunden, dem das betroffene Objekt zugeordnet ist (Kundenansicht → Kontakte), sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist — z. B. für den Erledigungsnachweis einer Aufgabe. Hat das Objekt keinen Kunden, wird niemand benachrichtigt |
Kontaktdaten werden immer live aus den Stammdaten gelesen — ändert sich eine Telefonnummer, sind alle Regeln automatisch aktuell.
Findet eine Regel keinen erreichbaren Empfänger, steht im Verlauf der Regeln (Aktivitäts-Verlauf, Quelle „Regeln") in der Detailzeile der Ausführung „Keine Empfänger"; die Begründung sehen Sie nach Klick auf die Zeile in den Ausführungsdetails. Genau diese Fälle lösen Sie über diese Seite.
Berechtigungen
| Aktion | Benötigte Berechtigung |
|---|---|
| Kontaktdaten ansehen | Mitarbeiter anzeigen oder Kunden anzeigen |
| Mitarbeiter-Kontaktdaten bearbeiten | Mitarbeiterdaten bearbeiten |
| Kunden-Kontaktdaten bearbeiten | Kundendaten bearbeiten |